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kintoneでの案件把握に拘った18ヶ月!F.テクノさまプレゼン|第14回クラウド担当者勉強会

2020年3月に第14回クラウド担当者勉強会を開催しました。
本記事では、 kintoneをはじめとして複数のクラウドサービスを活用し業務改善に取り組まれている、F.テクノ有限会社の伊藤さまからの発表について、お伝えします。

Fテクノ 伊藤さま
三重県津市中心に工場のトータルコーディネート事業をされているF.テクノさま。
クラウド担当の伊藤さまは、kintoneにほれ込み、自身でkintoneアプリを構築するに留まらず、kintone活用事例を発表するコンテストkintone hive名古屋大会にも登壇する程。
日々、「さらに顧客に満足してもらうためには?」という事を考えながら会社や、自分自身のアップデートに時間を惜しまない方。

クラウド担当者勉強会とは

・クラウド活用中企業が3か月に1回集まり、直近の自社のクラウド活用状況を振り返り、今後取り組むべき活動について、じっくり考える勉強会です
・コムデックから最新のオススメクラウド情報を提供します
・勉強会の会員同士の意見交換を通じて得た気づきや学びを、今後の自社のクラウド活用改善に活かすができます
・クラウド活用仲間同士のコミュニティで意見交換することで活用モチベーションもアップします

過去のクラウド担当者勉強会レポートはこちらから

F.テクノさまからの発表「案件の把握にこだわって全てを捧げた18カ月」

F.テクノさまでは、kintone導入前まで、案件管理はそれぞれの担当が 「記憶」 や「自分の手帳」で管理をしていたそうです。
過去記憶していたとしても、時間がたてば忘れてしまったり、忘れないようにメモをしていたとしても、そのメモが社内に共有されていないため、ほかの人は「知らない」まま案件の処理が進んでしまっている…ということが起きていたとのこと。

こういった状況から脱却するために、「案件の把握」にこだわって、kintoneを導入し、改良を重ねてきた18か月間。その中で得られた経験について、プレゼンにまとめていただきました!

伊藤さまは関東から三重にUターン転職し、2017年10月から、F.テクノ有限会社さまにて働いているそうです。

業務内容としては、食品工場の建築、生産ラインの設計・導入・メンテナンスを行っているとのこと。

kintone導入前の困った話

kintone導入前は、業務を行う上で困ったことがいくつかあったそうです。
例えば、案件を記憶で管理しているが、案件数が多い為、忘れや抜けが起き、全体も把握できないために案件の優先順位がつけられず、どんどんと対応が遅れ、クレームにつながるということがあったとのこと。

当時は伝達事項は直接口頭もしくは電話で伝えることが多かったそうですが、言い忘れや聞き忘れによる引継ぎの失敗が発生したり、会話に出ない案件は、関わっている当人以外の社員は「知らない」為、施工会社に協力依頼する際にバッティングしてしまい、対応日直前に社内での調整が必要になったことがあったそうです。

また、工事が完了した際に経理が請求を上げられるよう、案件の進捗状況を社内のホワイトボードに書いておくルールを設けていたそうですが、「会社でしか案件進捗を書けない」為、現場仕事(直行直帰)が続き中々会社に出社できない場合、ホワイトボードに進捗が記入できず、経理からの請求を上げられなかった(請求遅れが発生)ということが起きていました。

原価管理をExcelで行っていましたが集計に時間がかかって面倒、ゆえに小規模工事はわざわざExcelで管理しなくなり、結果、管理が甘くなってしまうということも起きていました。

kintoneとの出会い

こういった困った状況に対し、F.テクノの社長さまからは「システムを導入してちゃんと管理が出来るようにしていこう」という指示が出たそうです。

そこでシステム検討を進める担当として、伊藤さんが指名されたのですが、
まず検討材料に挙がったのが、大手企業が提供している営業支援ツール。
その導入を迷っていたタイミングで、コムデックからは「kintone」の紹介がありました。

どちらのツールも使用した経験がなく、イメージが出来ない…ということで、最終的に「価格が安い方」ということで、kintoneを選んだそうです。リーズナブルな値段で始められるのは、魅力だったとのこと。
価格が高い方が機能も充実していてよいのでは?という声もあったそうですが、伊藤さまは「自分たちが取り組みたいのは、案件管理のみ。案件管理だけであればどちらのサービスでも実現可能。kintoneであれば自分でカスタマイズできるのも良い。」と判断し、kintone活用に踏み切りました。

導入は決まったが…

kintone導入は決まったものの、その後発生したのが「よくある悩みですが、ほかの社員kintoneを使ってくれない…ということがありました」と伊藤さま。

社員の活用が進まない対応策として、伊藤さまは「絶対にやらなければならない業務(請求業務)を既存の方法(ホワイトボード)ではなくkintoneに置き換えていくように周りに声をかけた」とのこと。伊藤さまからの声かけだけではなく、社長からも声をかけてもらうように協力を仰いだそうです。

kintone定着に向け、改良を重ねました

いざ会社全体で使い始めてみると、使い勝手についての不満が社内から上がってくるようになり、声が上がるたびに改良を重ねていった、と伊藤さま。

一つ目の改善点は、kintoneのコメント機能。kintoneの詳細画面を開くと、コメント欄も表示されます。ただ、F.テクノさまでは、kintoneの利用はノートPCやタブレットを使う機会が多く、画面が小さい端末ではコメント欄が被ってしまい、見たい項目が見れない、という事態が起きていたそうです。

そこで、伊藤さまは自分自身で「検索して解決」をしました。WEB上で「kintone コメント 非表示」と入力すると、kintoneサービスのメーカーであるサイボウズ社のサイトに、詳しい解決方法が掲載されていることが分かりました。
F.テクノさまと同じような悩みを持った方が質問を書かれており、回答を参考にすることが出来るようになっていました。
今回はJavaScript(プログラミング)での設定変更が必要ということが分かったが、自身がプログラミングスキルは持ち得ていないため、社外(コムデック)に依頼し、最終解決をしました、と伊藤さま。

また、案件は常に状況別で確認を行いたいが、kintoneの一覧表示機能では、毎回絞り込みや並び替えが必要であり、全体的な把握が行いづらい、という声があがったとのこと。

そこで、過去使用していたプロジェクト管理ツール(案件を状況別に把握できる)のようなレイアウトにすることは出来ないか?と考えたそうです。
様々探した中で、見つけたのが「KANBAN」というタスク管理用のプラグイン(kintoneに機能の追加設定が出来るもの)でした。

「見込」「見積中」「発注待」「納品中」「工事中」「工事完了(請求不可)」「工事完了(請求可能)」という状況別に案件を表示させ、パッと見て案件の全体状況が把握できるようになりました。

KANBANプラグイン導入により案件把握が出来るようになりましたが、まだまだ改善の余地はある、と伊藤さま。
タブレットでKANBANをつかって案件を確認しようとすると、タブレット画面が小さいために案件全体が見えず、スクロールをすると案件を直接触ってしまい、案件の状況を意図せず変更してしまうことがあるそうです。
今後のプラグイン機能改善に期待、とのこと。

もうひとつ便利なプラグインがある、と伊藤さま。その名も「ステータス連動必須フィールド設定プラグイン」。このプラグインは、案件状況(ステータス)フィールドの状態に連動(工事中ステータスであれば、工事中に入力すべきフィールド群が表示され、なおかつ必須項目化されるなど)するものです。

このように案件管理アプリの改良を重ねていくなかで、社内から「もっとほかの情報もkintoneで管理していきたい!」という、業務改善に対する前向きな嬉しい声が上がってきたとのこと。

案件管理アプリの改良を重ねていく中で社内から出てきた「ほかの情報もkintone管理したい」という嬉しい声

要望1つ目は、売上の確認。F.テクノさまではコムデック開発の販売管理システムを利用し、見積から請求まで管理をしています。これらの情報をkintoneと連動をさせ、kintone上で見積や売上など金額を確認できるようになると便利だな…という声があったそうです。

販売管理システムで見積もりを作成した際に、kintoneとのAPI連携により、kintoneの見積アプリに自動的にレコードが登録され、案件管理アプリにも自動的に見積内容が表示されるように、コムデックに依頼し、改良を行いました、と伊藤さま。

要望2つ目は原価管理。これまで原価はExcelで管理をしていましたが、kintone化を進めました。

kintone化したメリットとしては…
・工事ごとにExcelファイルが増えない(一元化できた)
・ 全員バラバラな項目を入力していたものを整理しフォーマット化することで入力項目をスリム化でき、入力の手間自体も低減させることができた
・kintoneに入力させすれば自動で集計がされるため、手作業で集計を行う必要がなくなった
などがあったそうです。

販売管理システムで受注登録をすると、kintoneに自動的に見積額が登録され、実績値として確定額を入力すると、自動計算により利益額が算出されるようになっています。

kintone改良をした結果得られた効果として、「請求漏れ、遅れがゼロになった」ということと「税務署監査の際に、明確な情報を細部まで見せることが出来、信用につながった」ということがあった、と伊藤さま。

今後さらに取り組んでいきたいこと

現状、工事施工時に協力会社に依頼をすると、仕様連絡・現場確認のうえで見積作成を行ってもらう…と、見積提出までに時間がかかってしまっているそうです。
今後はkintone活用に協力会社も巻き込んで、過去に行った同じような案件レコードを再利用してもらい、見積提出までの時間を短時間化出来ないか?ということを考えている、と伊藤さま。

F.テクノ伊藤さんkintone hive登壇時の他発表者からの学び

2020年2月25日に伊藤さんは自社のkintone活用事例を、サイボウズ社主催のkintone事例発表コンテストkintone hive名古屋大会に登壇し、発表をされました。
コンテスト当日は、F.テクノさま以外にも、様々な会社さまが事例や経験談を発表されました。

当日のレポートは後日公開される予定です。
kintone hive過去大会のレポートはサイボウズ公式サイトから

伊藤さんが他社の事例を見て学びになったポイントについて、紹介をされていました。

これにてクラウド担当者勉強会[F.テクノ伊藤さま発表編]のご紹介は以上となります。伊藤さま、ご発表有難うございました!

第14回クラウド担当者勉強会ではそのほか下記についても記事としてご紹介しています!
担当者に聞く!「効果の高いkintoneアプリ・定着に効果的な工夫」

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