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導入の苦労話から効果まで。kintone活用の道のりとは? アイリス南郊さまプレゼン|第14回クラウド担当者勉強会

2020年3月に第14回クラウド担当者勉強会を開催しました。
本記事では、 kintone ・LINE WORKSを活用し業務改善に取り組まれている、アイリス南郊株式会社の辻さまからの発表について、お伝えします。

アイリス南郊 辻さま
三重県明和町で6つの介護事業所を運営しているアイリス南郊さま。
専務取締役の辻さまは今の介護業界の仕組み自体に疑問を抱き、常に業務の改善に取り組まれている方。合言葉は「三重の介護業界は私が変える!」。kintoneやLINE WORKSを会社全体の連携強化に活用し、介護サービスの質向上につなげていっている。

クラウド担当者勉強会とは

・クラウド活用中企業が3か月に1回集まり、直近の自社のクラウド活用状況を振り返り、今後取り組むべき活動について、じっくり考える勉強会です
・コムデックから最新のオススメクラウド情報を提供します
・勉強会の会員同士の意見交換を通じて得た気づきや学びを、今後の自社のクラウド活用改善に活かすができます
・クラウド活用仲間同士のコミュニティで意見交換することで活用モチベーションもアップします

過去のクラウド担当者勉強会レポートはこちらから

アイリス南郊さまからの発表

アイリス南郊の辻さま

アイリス南郊さまからは、kintone・LINE WORKS導入前と導入途中の苦労話、活用が定着して得られた効果についてお話しいただきました。

アイリス南郊さまのIT活用にまつわる様々なお話は、シリーズ記事化しております!
1.IT化を阻む高額の見積 そこに届いた1通のDM
2.LINE WORKSの使い方
3.kintoneが現場に浸透するとどうなるのか?
4.IT・クラウド導入 現場定着のキーマン「辻専務」

自己紹介

辻さまはもともとホテル・旅館業に携わっていたそうですが、40歳のときに介護業界に転職。「介護業においても、サービス業の要素はとても重要」と考え、「サービス業経験のある自分に何かできることは無いか?」という思いで介護業界に入られて現在8年目とのこと。

会社概要

アイリス南郊様は年々 事業を拡大させ、従業員数も増えてきているそうです。

アイリス南郊さまのブログより

kintone導入前の苦労5選

kintone導入前の苦労

kintone導入前は、日々つけなければいけない記録・報告書が多く、手書きやExcelへの記入作業・それぞれの転記作業に追われていたとのこと。
利用者さまへのサービス提供の合間を縫って処理を進めますが、業務時間内に作成しきることが出来ず、持ち帰って作業している職員の方もいたそうです。
手書き作業ゆえ、漏れや間違いが多発していました。
記入や情報伝達に時間がかかるのは勿論のことですが、紙を印刷するコストも多量にかかっており、なんとかできないかな…悩みの種となっていた、と辻さま。

様々な介護専門システムを調べてみたが納得いくものがない…そんな中kintoneと出会った

kintoneとの出会い

日々資料の作成に追われていて一人一人の業務量はオーバーフロー状態、周囲の介護施設のを見ていると、人手不足も深刻化してきているようだ…

そんな中、会長より「まだ資料を家に持って帰って作業している職員がいるのか。このままでは、職員にとって良くない。それに、介護職への就職を目指している若者がこの現状を見たとき、それでも『働きたい』と言うとは到底思えない。」「だったら、業務効率を上げるためにITを導入しよう。これは業務命令!」という話がありました。

そこで辻さまは介護専門システムの資料を数社分取り寄せ、デモもしてもらいながら、導入検討してみました。
しかし、どれもアイリス南郊の職員の方の考え方と一致せず、納得できるものがない…

悩んでいるさなか届いたのがコムデックの「いま中小企業に必要なIT活用セミナー」のDM。「これは」と思いセミナーに参加し、kintoneなら今改善したい業務課題にぴったり合う!と実感し導入に至ったそうです。

kintone導入後の苦労5選

kintone導入後の苦労

kintone導入後は、導入前とは違う苦労があったとのこと。
IT化に伴い、これまでとは異なるツール(kintone)で業務を行うことに対して、 「今まで通り紙、Word、Excelでいいのでは」と、 抵抗する職員もいたそうです。
PCやタブレットの操作に慣れない職員の方がいる一方、操作が得意な職員は「何でこんなこともできないの?」と、操作が苦手な職員とぶつかってしまったりと、職員間のトラブルも発生
「一番いけなかったのは…」と辻さまが話されていたのは「作業効率が上がると、余った時間でさぼってしまう」ということ。作業効率が上がり捻出できた時間は現場で利用者さんと向き合う時間にあてて、サービス向上に努めるよう、声掛けを行ったそうです。

苦労をどう解決したか?

どうやって解決したか

起きたトラブルに対する解決策として、辻さまは、職員自身がITを活用した業務改善に参画する、職員同士でIT活用を教えあう、といった仕組みを作りました。

kintoneミーティング
IT業務推進委員会とコムデックとのミーティングの様子

kintone導入の苦労を乗り越えて得られた効果

結果

IT業務推進委員会の取り組みも進み、結果、職員一人一人の意識が変わり、業務効率がアップ。サービス提供の時間・件数ともに増えたそうです。コピー代だけでも月々10万近くかかっていたところが、2~3万に減り、大幅な経費削減も実現
なかでも売り上げの大半につながっている訪問介護でのサービス提供件数を増やせるようになったため、会社としての生産性向上につなげることができた、と辻さま。

今後アイリス南郊さまが取り組んでいきたいこと

今後

利用者さまにサービス提供を行うためには、病院や薬局、ケアマネージャー、介護タクシーなど、社外との連携も必要です。
アイリス南郊さまでは、社外も巻き込んだkintoneの利用者データや、LINE WORKSでの連絡活用の取り組みを進め、より業務効率を上げていく、ということに取り組み始めています。

農福連携を視野に入れて、地域で支えあえる福祉の実現を目指していくとのこと。

最後に

「業務改善のためにITを活用していく」という会社の方向性に付いてこれている職員と、なかなか付いてこれない職員(理解がまだ出来ない、操作が難しいなど理由は様々)がいる中で、悩んでいたり困っている職員がいたら、「どう?頑張っている?大丈夫?」と声をかけてあげながら、皆でワンチームとなって、介護事業に取り組んでいきたい。職員ひとりひとりがこの会社に勤めてよかった!と思ってもらえるように取り組みを続けていたいですね、と最後に、辻さまはお話しされていました。

辻さま、ご発表有難うございました!

第14回クラウド担当者勉強会ではそのほか下記についても記事としてご紹介しています!
担当者に聞く!「効果の高いkintoneアプリ・定着に効果的な工夫」

kintoneでの案件把握に拘った18ヶ月!F.テクノさまプレゼン

クラウド活用は当たり前!さらなる収益向上、成長に必要な取組みは? コムデックプレゼン

おすすめ記事  IT活用戦略セミナー2019 DAY1 第二講座レポート|株式会社コムデック 専務取締役・クラウド事業部部長 生田 智之

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