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【kintone導入でペーパーレスに】紙での資料管理にお困りの企業必見!|クレーン設置・点検業クレーンメンテ広島さまの事例 前編

リモートワークという新しい働き方が急速に普及する今、ペーパーレスによる情報管理の必要性はますます高まっています。
とはいえ、まだまだ紙での情報管理で「記入・保管・検索」のために労力を削がれてしまうケースは多々あります。

「業務に必要な情報は紙媒体で保管している」「過去の業務について確認するときは、社員総出でキングファイルを探し回っている…」

株式会社クレーンメンテ広島さまも当初このような悩みを抱え、紙での管理に限界を感じていらっしゃいました。
しかし、クラウド型の業務管理ツール「kintone(キントーン)」を導入することで、ペーパーレス化に成功
業務関連の情報をデジタルデータとして蓄積することで、業務効率が大幅に改善されました。
コムデックと共に進めた社内のペーパーレス化。その一部始終をご覧ください。

今回登場するツール「kintone(キントーン)」

サイボウズ社のkintone(キントーン)は、自社の業務にあわせて必要な情報管理システムを作ることができるクラウドサービス*です。大手企業から地域の中小企業まで約15,000社がすでに導入しています。

kintoneが人気を集める理由として、カスタマイズのしやすさがあります。
アプリ開発の知識がなくても、直感的に業務アプリが作成可能。

日報作成やチャットなどの機能はもちろん、顧客情報や案件ごとに必要な情報をkintoneに集約することで、「業務に必要な情報はkintoneを見れば分かる!」といった状態を作り出すことができるのです。

kintoneについてはコチラ

クラウドサービスとは

クラウドサービスとは、スマホやPCさえあれば、インターネットを使って情報の共有や管理ができるものを指します。
社内サーバーなど大がかりな初期投資をかけることなく、導入・運営できるのが大きなメリットです。

しかし、最大のメリットは先ほど説明した通り、「どこにいても必要な情報を、誰とでも共有できるという点にあります。

ペーパーレスな情報管理が実現するだけでなく、社内でのコミュニケーションが驚くほどに効果的に行えるようになることから、多くの企業が導入しています。
それでは、このkintoneの導入からペーパーレス化に至るまでのプロセスをご覧ください!

紙での情報管理は限界。クラウド化のご要望

株式会社クレーンメンテ広島さまは、天井クレーンの保守点検や修理、クレーンの製造・設置や部品販売・レンタルを行われている、天井クレーン・ホイストのトータルソリューション企業です。(公式HPより)

膨大な案件情報を有するクレーンメンテ広島さま。
すでに紙での情報管理に限界があると感じていらっしゃいました。

そこで、ペーパーレスを前提とした業務効率化を目的として、「どのように実現できるのか」をその目で確かめるため、広島から伊勢までいらしてくださいました。

ご来訪いただき、打ち合わせを行っているの様子

9つのアプリを打ち合わせごとに改良していく

まずは仕事に必要な基本情報をkintoneで見られるようにするため、クレーンメンテ広島さまからいただいたリクエストをもとに9つのプロトタイプアプリを作成。
打ち合わせをするたびに、この原型となるアプリを改良していくスタイルでペーパーレス化を目指しました。

kintoneへのデータ移行がスタート!こんな問題も

障害その1:紙のデータが膨大だった

クレーンメンテ広島さまでは、業務に関わる全ての情報紙(キングファイル)で保管されていました。
早速、kintone化を進めたのですが、紙で保管されている資料があまりに多く、データ移行に時間を要してしまいます。
移行するデータ(対象のクレーン件数)は、実に1,000件以上!

棚に収まりきらない大量の紙資料

今回のペーパーレス化プロジェクトでは、クレーンの点検記録などもkintoneに移行する予定でした。
しかし、クレーンやお客様に関する基本情報から参照して点検記録を作成していくアプリの構造上、それらの情報が揃わない限り、入力することはできません。
そのため、全てのデータを移行するまでにある程度の期間が必要になりました。
最終的に数ヶ月間に渡る移行作業により、無事すべてのデータがkintone上で見られるようになりました。
その過程で、「この情報はこっちとかぶるから二重で登録する必要はない」「この情報は最新のものを参照できるように、別のアプリから表示させよう」等の考えも生まれ、時間をかけながら情報を整理することで、より精度の高いデータをkintoneに残すことに成功しました。

キングファイルの情報をkintoneに手分けして入力している様子

障害その2:遠隔で改良を進める難しさ

コムデックが得意とする対面開発でのITツール導入
最初こそ広島からお越しいただきましたが、それ以降の打ち合わせはすべてリモート。
遠隔での改良となるため、なかなかお互いの表情を見ながらすり合わせを進めるのが難しいという問題もありました。
対策として、Zoomでスクリーン越しに顔を合わせながら月一度の打ち合わせを継続しました。
「ここは少しイメージと違うかな」、「こういう仕様にしてみたい!」など、画面共有機能を使って、その場でのアプリ開発を継続
クレーンメンテ広島さまは、kintoneを使いこなすことで得られるメリットについては十分に理解されていたため、積極的にkintoneを使用し、kintoneでの情報管理に慣れていけるよう尽力いただきました。
こうしたご協力もあり、徐々に社内でkintoneが浸透していきます!

対面開発についてはコチラ

Zoomの画面共有機能を使って対面開発をしている様子。

【kintone導入後】紙のファイリングにおさらば!ほかにもメリットが

紙での情報管理から、kintoneでのクラウド管理に移行したクレーンメンテ広島さま。
「あの資料はどこだっけな…」大量のキングファイルの中から探し出す必要はもうありません!
それでは、情報をクラウド管理することで得られた変化をまとめてみましょう。

保管場所のお悩みもゼロ。いつでもどこでも情報にアクセス

kintoneで情報を一元管理すれば、社内のスペースを圧迫していた書庫も、社内サーバーに溜まり続けるエクセルのファイルも不要に。
スマホやPCさえあれば、いつでもどこでも必要な情報を確認できる体制が整いました。

ペーパレス化により、紙資料がなくなった様子

過去の記録をチェックすることで次回の点検も的確に

情報をいつでも引き出せる状態にしておくことで、業務の質がアップしました。点検結果をkintoneに保存することで、過去の点検履歴が一目瞭然に。
顧客のもとを訪れたときに、前回の点検結果を照会しながら、点検を実施できるようになりました。

また、点検でさらに細かい情報を記録することも可能に。
点検時の項目で「良/不良」のどちらかを選択する際、その間となる「微妙」な状態であることも少なくありません。
その際、kintone上の点検記録を残しておくことで、次回の点検時に重点的なチェックができるようになります。

基本情報と過去の点検記録を一画面で表示

情報の連携や自動集計で管理がもっと簡単になった

「kintoneにすべての情報を入力し続けるのも大変なのでは?」と思われる方もいらっしゃいますが、kintoneは基本情報を一度入力してしまえば、ほかの情報を入力するときにも連携してくれます。
そのほか、自動集計などの設定も可能になるため、経営判断を行うための情報を ピンポイントで照会し、一元管理することが出来ました。
カスタマイズをすることでどんどん便利になる、そんなツールがkintoneなのです。

期毎の振返りをリアルタイムに実施できる環境

次は電子サインの導入へ!IT改革は続く

今回はkintoneを導入し、アプリを対面開発することで、会社内の情報を紙からオンラインへ集約。
その結果、ペーパーレスと業務効率改善を実現されたクレーンメンテ広島さまの実例をご紹介しました。

第2部では、お客様からいただいたサインを電子化し、社内で共有することでさらなる業務効率化に成功されたプロセスも公開します。
社内で「クラウドで情報を管理する」というスタイルが根づけば、どんどん改善を続けることで会社の業務はもっと効率的になるはずです!

大量の情報を整理できない!それ、クラウドで解決できます。

会社である以上、多くの情報が蓄積するのは避けられません。
しかし、その情報をうまく整理整頓すれば業務を効率的に進めるための資産になります。

反対に、エクセルや紙媒体など共有や確認が難しい形で情報を溜め込んでしまうと、必要になるたびに情報を探し回ったり社内メールで共有をしたりとスタッフにかかる労力も大きなり、業務の足かせになってしまいます。

今回ご紹介した事例のように、kintoneを取り入れ、自社にフィットする形で開発を行うことで、情報はより効率的に管理できるのです。
加えて、その情報を活かして今ある業務のクオリティを上げ、会社としての成長につなげることも可能です。

クラウドをはじめ、ITで日本の企業はもっともっと変われます!

クレーンメンテ広島様後編記事【kintone手書きサイン】はコチラ!

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