【kintone(キントーン)電子サイン】手書きサインの手間をなくし、お客さまの負担を軽減する!|クレーン設置・点検業株式会社クレーンメンテ広島さまの事例ー後編ー

点検書類や契約書類への何枚ものサイン…一回で済んだら自社としても、お客さまとしても効率的ですよね。

今回は、ペーパーレス化に成功したクレーン設置・点検業の企業さまが、さらに業務の効率化を進めるべくkintone(キントーン)を活用して電子サインに取り組み、顧客満足度と自社イメージをアップさせた事例をご紹介します!

kintone(キントーン)で社内はペーパーレス化に成功!でも…?

株式会社クレーンメンテ広島さまは、天井クレーンの保守点検や修理、クレーンの製造・設置や部品販売・レンタルを行われている、天井クレーン・ホイストのトータルソリューション企業。(公式HPより)

第1部でご紹介したkintone(キントーン)導入編では、社内に蓄積した紙データを、クラウド型の業務管理サービス「kintone(キントーン)」に移行することに成功しました。

▼【kintone(キントーン)導入でペーパーレスに】紙での資料管理にお困りの企業必見!|クレーン設置・点検業株式会社クレーンメンテ広島さまの事例ー前編ー

お客さまの基本情報はもちろん、点検履歴などもkintone(キントーン)上でチェックできるようになったため、社内業務のほとんどはペーパーレスで完結するように。

しかし、お客さまからいただく点検完了の書類だけは、直筆のサインをいただいている都合上、 紙で保管をしていたのです。

この書類もどうにか電子化できないものか…そう考えたときに、ふと他の業種の方からサインを求められた時は「紙にペン」ではなく、タブレットに手書きだったことを思い出し、自社でも電子サインを導入できないかと考えられました。

点検時の「面倒なサイン」から脱却したい!

株式会社クレーンメンテ広島さまでは、点検が完了したあとに紙の書類にお客さまのサインをもらっていました。

サインの数は点検をしたクレーンの台数分。お客さまにとっては、何枚もサインをしないといけないため、非常に手間になってしまいます。
株式会社クレーンメンテ広島さまにとっても面倒な作業をわざわざお願いするのは避けたいものです。

電子サインであれば、タブレットに一度サインをしてもらうだけで全ての書類に署名が完了するため、何回もサインをしてもらう必要がなくなります!

お互いの業務効率を、そして何よりお客さまの満足度を上げるためにも、電子サイン化への準備を進めることにしました。

手書きの点検表の様子

電子サインの実装へ。kintone(キントーン)のさらなる改良がスタート

JavaScriptでkintone(キントーン)をカスタマイズ!

kintone(キントーン)を導入するメリットはカスタマイズのしやすさ
一度、社内にkintone(キントーン)での情報管理体制が敷かれることで、さらに機能を拡充して使いやすくすることも容易です。

今回はkintone(キントーン)にJavaScriptを使った電子サイン機能を追加しました。
初めはやりにくさも感じましたが、電子サインにすることで双方に大きなメリットがあるため、とにかく電子サインでのやりとりに慣れることからスタート。

IT化を目指す企業さまのなかでも、今までの作業内容と大きく異なるITツールの活用に大きな違和感を覚える方は少なくありません。
それでも、IT化の先にあるポジティブな変化を体験するためには、根気強く進めていくことがポイントとなります。

お客さまに電子サインをいただいている様子

 kintone(キントーン)×電子サインで時間と手間を大幅短縮!

電子サインひとつで点検記録全てに反映されるように

こうして、徐々に電子サインでの管理を進めた株式会社クレーンメンテ広島さま。
今までは、点検したクレーンの台数分だけサインをお願いしていましたが、電子サインによってタブレットへのサインひとつで、お客さまのクレーン点検記録全てにサインが反映されるようになりました!

kintone(キントーン)内の関連書類にサインが自動で連動して記載されるため、作業にかかる時間が大幅に短縮することができました。

電子サインが連動される仕組み

サインした書類はそのままメール送付。スキャンも不要

kintone(キントーン)にサイン済みのデータがあるため、今ではメールでお客さまにそのまま書類を送ることも可能です。
紙書類の保管やスキャンなど面倒な業務からも解放されました。

お客さまにメールを送信している様子

電子サインを導入して変わった。お客さまからの印象

時代に適応している企業だと認識されるように

電子サインの導入は大幅な業務改善だけでなく、株式会社クレーンメンテ広島さまにある大きなメリットをもたらしてくれました。

それが、「この会社は時代に合った形で発展している!」というお客さまからの評価です。

点検表は法令で3年間保管する必要がありますが、データでの保存が可能であることを官公庁に確認し、お客さまに説明をすることでペーパーレス化を促しているそうです。

このように、積極的なIT化を行うことで、お客さまや自社にメリットがあるだけでなく、「自分たちは時代に沿った変化を大切にしている」といった意思表示にもなり得ます。

電子サイン導入で会社はこう変わった!

ビフォー
(紙にサイン)
アフター
(電子サイン)
クレーン機器の点検後はお客さんから紙でサインをもらっていた タブレット上で電子サインをしてもらうだけ。ペーパーレスが実現
点検した台数分のサインが必要になるため、お客さんにお手間をかけてしまう場合も…。 1回のサインで点検した全ての機器に反映されるため、お客さんへの負担が激減!
点検確認の書類は紙で保管せざるを得なかった 時代に合った変化を遂げる会社としてイメージアップも!

しかたないから…と今の業務を続ける前に。ITでできることを考えよう

電子サインは同じお客さまから何枚も同じサインをいただく必要があり、その都度時間がかかってしまう企業さまにとって、 電子サインを導入することは 大きな時間節約となり、紙の書類管理に労力を割く必要もなくなります。

今まで、当たり前のように行ってきた業務。
「面倒くさいな」と感じながらも、「しかたない」諦めてしまっている場合は要注意です!

ITでできることは本当に数多く、コムデックがIT導入をサポートするなかでも、「この業務がこんなに簡単になるの?!」という驚きの声も多数いただいています。

社内で発生している時間と労力を奪う作業を、ぜひITの力で改善してみませんか?