【kintone電子サイン】手書きサインの手間をなくし、お客さまの負担を軽減する!|クレーン設置・点検業クレーンメンテ広島さまの事例 後編

「紙での管理から脱却し、ペーパーレス化を図りたい!」との想いから、kintone導入に踏み切られたクレーンメンテ広島さま。
結果、業務に必要な情報をすべてkintoneに移行することに成功し、社内業務の生産性は飛躍的に向上しました。

企業として、クラウドで情報管理するという文化が根付いたクレーンメンテ広島さまは、さらにkintoneを活用し、業務の効率化を進めるべく「紙へのサイン」を廃止して、電子サインの機能も追加することに決めました。
当初、お客さまにお願いをして何枚もの書類に署名をしてもらう必要があったため、 サインをするお客さま、書類を何枚も印刷して持参する自社、双方から見て 大きな負担となっていたサイン業務。
そこにkintoneと連携した電子サインを導入することで、一度の電子署名だけで済むようになりました!
さらに、「この会社は時代にフィットしたやり方をしているなぁ」と思わぬイメージアップも。

顧客満足度自社イメージ
この2つを向上させた電子サイン導入編をご覧ください!

kintoneで社内はペーパーレス化に成功!でも…?

株式会社クレーンメンテ広島さまは、天井クレーンの保守点検や修理、クレーンの製造・設置や部品販売・レンタルを行われている、天井クレーン・ホイストのトータルソリューション企業。(公式HPより)
第1部でご紹介したkintone導入編では、社内に蓄積した紙データを、クラウド型の業務管理サービス「kintone(キントーン)」に移行することに成功しました。

お客さまの基本情報はもちろん、点検履歴などもkintone上でチェックできるようになったため、社内業務のほとんどはペーパーレスで完結するように。
しかし、お客さまからいただく点検完了の書類だけは、直筆のサインをいただいている都合上、 紙で保管をしていたのです。

この書類もどうにか電子化できないものか……そう考えたときに、ふと他の業種の方からサインを求められた時は「紙にペン」ではなく、タブレットに手書きだったことを思い出し、自社でも電子サインを導入できないかと考えられました。

点検時の「面倒なサイン」から脱却したい!

クレーンメンテ広島さまでは、点検が完了したあとに紙の書類にお客さまのサインをもらっていました。サインの数は点検をしたクレーンの台数分
お客さまにとっては、何枚もサインをしないといけないため、非常に手間になってしまいます。クレーンメンテ広島さまにとっても面倒な作業をわざわざお願いするのは避けたいものです。

電子サインであれば、タブレットに一度サインをしてもらうだけで全ての書類に署名が完了するため、何回もサインをしてもらう必要がなくなります!
お互いの業務効率を、そして何よりお客さまの満足度を上げるためにも、電子サイン化への準備を進めることにしました。

手書きの点検表の様子

電子サインの実装へ。
kintoneのさらなる改良がスタート

JavaScriptでkintoneをカスタマイズ!

kintoneを導入するメリットはカスタマイズのしやすさ
一度、社内にkintoneでの情報管理体制が敷かれることで、さらに機能を拡充して使いやすくすることも容易です。

今回はkintoneにJavaScriptを使った電子サイン機能を追加しました。
初めはやりにくさも感じましたが、電子サインにすることで双方に大きなメリットがあるため、とにかく電子サインでのやりとりに慣れることからスタート。

IT化を目指す企業さまのなかでも、今までの作業内容と大きく異なるITツールの活用に大きな違和感を覚える方は少なくありません。
それでも、IT化の先にあるポジティブな変化を体験するためには、根気強く進めていくことがポイントとなります。

お客様に電子サインをいただいている様子

電子サインで時間と手間を大幅短縮!

電子サインひとつで点検記録全てに反映されるように

こうして、徐々に電子サインでの管理を進めたクレーンメンテ広島さま。
今までは、点検したクレーンの台数分だけサインをお願いしていましたが、電子サインによってタブレットへのサインひとつで、お客さまのクレーン点検記録全てにサインが反映されるようになりました!

kintone内の関連書類にサインが自動で連動して記載されるため、作業にかかる時間が大幅に短縮することができました。

電子サインが連動される仕組み

サインした書類はそのままメール送付。スキャンも不要

kintoneにサイン済みのデータがあるため、今ではメールでお客さまにそのまま書類を送ることも可能です。
紙書類の保管スキャンなど面倒な業務からも解放されました。

お客様にメールを送信している様子

電子サインを導入して変わった。お客さまからの印象

時代に適応している企業だと認識されるように

電子サインの導入は大幅な業務改善だけでなく、クレーンメンテ広島さまにある大きなメリットをもたらしてくれました。
それが、「この会社は時代に合った形で発展している!」というお客さまからの評価です。

点検表は法令で3年間保管する必要がありますが、データでの保存が可能であることを官公庁に確認し、お客さまに説明をすることでペーパーレス化を促しているそうです。

このように、積極的なIT化を行うことで、お客さまや自社にメリットがあるだけでなく、「自分たちは時代に沿った変化を大切にしている」といった意思表示にもなり得ます。

電子サイン導入で会社はこう変わった!

ビフォー
(紙にサイン)
アフター
(電子サイン)
クレーン機器の点検後はお客さんから紙でサインをもらっていた タブレット上で電子サインをしてもらうだけ。ペーパーレスが実現
点検した台数分のサインが必要になるため、お客さんにお手間をかけてしまう場合も… 1回のサインで点検した全ての機器に反映されるため、お客さんへの負担が激減!
点検確認の書類は紙で保管せざるを得なかった 時代に合った変化を遂げる会社としてイメージアップも!

しかたないから…と今の業務を続ける前に。
ITでできることを考えよう

電子サインは同じお客さまから何枚も同じサインをいただく必要があり、その都度時間がかかってしまう企業さまにとって、 電子サインを導入することは 大きな時間節約となり、紙の書類管理に労力を割く必要もなくなります。

今まで、当たり前のように行ってきた業務。
「面倒くさいな」と感じながらも、「しかたない」と諦めてしまっている場合は要注意です!
ITでできることは本当に数多く、コムデックがIT導入をサポートするなかでも、「この業務がこんなに簡単になるの?!」という驚きの声も多数いただいています。

社内で発生している時間と労力を奪う作業を、ぜひITの力で改善してみませんか?