士業でkintone(キントーン)活用!日報から作業工数・単価を自動集計

自社の社員がどんな仕事にどれくらい時間を使っているのか、その報酬設定で採算は取れているのかを図ることは、人時生産性を考えていく上で非常に重要な指標となります。

今回は、士業のkintone(キントーン)活用第三段として、日報からkrewData(クルーデータ)を使って従業員ごと、顧問先ごとの工数を自動集計し、さらに担当件数や標準工数まで見える化した事例をご紹介します。

手続きタスクの作成を自動化、次は「仕事の効率」の見える化へ

過去二回コムデックラボにご登場いただいている社会保険労務士法人とうかいさま(https://www.tokai-sr.jp/)

kintone(キントーン)とkrewData(クルーデータ)を活用して定期的に派生するタスクの作成を自動化し、さらにkintone(キントーン)にカスタマイズを加えることで顧問先ごとに異なる不定期発生手続きをワンクリックでタスク化しました。

▼士業でkintone活用!顧問先ごとに異なる手続きを自動作成、仕事の抜け漏れゼロへ!

処理すべきタスクが全て自動で作成され、「どのタイミングでどんな処理をどれくらいしなくてはならないか」が見える化された社会保険労務士法人とうかいさまでは、次なるステップとして「タスク処理の効率と収益性」をkintone(キントーン)から測ることができないかと考えました。

「本当に採算は取れているのか?」日報の集計に月3時間

社会保険労務士法人とうかいさまでは、元々kintone(キントーン)で日報を作成していらっしゃいました。

社会保険労務士の業務は、顧問先企業との契約に基づいて、定期的に発生する給与計算のような業務不定期に発生する社会保険手続きを代行するものが主となります。

そのため、「誰が、どれくらいの時間をかけてどの顧問先に対してどんな業務を行っていたのか」を記録する形となっています。

その日に複数顧問先に対しての業務を行った場合には、それぞれレコードを作成する形をとっています

これまでは、これらの日報を毎月CSVで吐き出し、顧問先毎に手動で工数を算出していました。
最終的には全ての従業員の顧問先別工数を合計し、顧問先ごとの売上集計表と照らし合わせて顧問先ごとの一時間当たり採算を集計…これらの作業に合計3時間程度かかっていたとのことです。

作業効率・収益を見える化、さらなる効率化に繋げたい

顧問先別に時間当たり採算や作業工数を算出するメリットは大きく二つあります。
ひとつは、時間当たり採算からさらなる効率化や適正価格への変更を検討できるという点です。

例えば、1時間当たり採算が低い場合には、まず社内の業務効率化で解決できないか、業務量が現在の価格に対して適性なのかどうか等を検討することができます。

ふたつめのメリットは、会社として、基準となる仕事の工数を検討する材料になるという点です。

同じ作業でも、従業員によって処理スピードが異なります。
「この作業であれば、これくらいの工数で完了させる」という基準を設け、そこへ向けて会社の仕事の水準を引き上げていきたい、そのためにはまず自社の仕事のものさしを決める必要があります。

現状の作業効率から適性値を検討するためにも、まずはデータの蓄積が不可欠と言えるでしょう。

この集計をkintone(キントーン)で自動的に行い、集計結果のデータを蓄積していくことでより社内業務を効率化、あるいは適正な価格へと近づけていきたい…社会保険労務士法人とうかいさまにはそんな想いがありました。

kintone(キントーン)×krewData(クルーデータ)で解決!顧客別売上も工数も自動集計

工数の情報は日報に、顧問先ごとの請求額(顧問料等)の情報は顧客管理アプリにあります。

このように、複数アプリにまたがっている情報を利用したい場合にはkrewData(クルーデータ)を活用!

日報から「誰が」「いつ」「どの顧問先の作業に」「どれだけの工数をかけていたか」を抽出し、顧客管理から抽出した請求情報と結合させます。

顧客ごとにその月の工数が合計され、さらにその内訳として従業員ごとの工数も一つのレコード内にまとめられているので、あとは請求額を工数で割れば時間当たりの採算が算出できます

この1レコードにまとめられた情報をさらに集計し、顧客ごとの時間当たり採算を月ごと一覧にしたクロス集計表や、時間当たり採算のプラン別月平均、顧客別の担当者ごとの工数一覧等、社会保険労務士法人とうかいさまが検討したい切り口に合わせて自在に集計

krewData(クルーデータ)であれば定期的にこれらの処理を実行できるため、手動で3時間かけて集計する時間が削減されました。

顧客ごとの時間当たりの単価

時間当たりの単価のプラン別平均

顧客別の担当者ごとの工数一覧

担当者ごとの担当者件数や標準工数も集計!業務負荷を見える化し業務配分検討に

顧問先ごとの工数と時間当たり採算、従業員ごとの実工数を自動算出できるようになった社会保険労務士法人とうかいさま。
合わせて、業務の担当件数や、従業員ごとの月単位の標準工数(その月にどれくらいの作業が必要か)も見える化したいというご要望がありました。
社会保険労務士法人とうかいさまが見える化したいと考えられた数値は以下の通りです。
  • 担当者ごとに、給与計算メイン担当、給与計算チェック担当がそれぞれ何件あるのか
  • 標準工数を集計し、担当者ごとに毎月何時間給与計算業務の時間を確保する必要があるか
  • 担当している給与計算人数のうち、社会保険加入人数、社会保険未加入人数

これらもkrewData(クルーデータ)を活用し、顧客管理アプリに登録された担当者情報、標準工数情報を集計することで各数値を表形式で見える化しました。


可視化したこれらの情報により、誰にどれだけ業務負荷がかかっているのかを把握し、新しい仕事は誰に振ったらいいのかを具体的な数値をもって検討することができます。

それに加えて、これらの情報が蓄積していけば給与計算人数と工数の相関等を分析してより生産性の高い働き方を実現できるかもしれません。

kintone(キントーン)上にデータがあれば、データとデータをつなぎ合わせることで自動的に分析の材料を作ることもできるのです。

人時生産性を自動で算出することに成功した社会保険労務士法人とうかいさまでは、今後kintone(キントーン)を活用してセミナーの申し込み等の受付も実施したいとのことでした!