初オンライン開催!コロナ禍において変化が必要な業務とは?~オンラインミーティング徹底解説編~

3か月に1回開催しているクラウド担当者勉強会。
7月に開催した第15回目は、コロナ禍での初WEB開催となりました。

未だかつてないほどに業務の物理的変化を求められる中小企業に、どのような意識改革が必要なのか?
第二波の懸念も拭えない中、コムデックが今お伝えしたいことを凝縮いたしました。

クラウド担当者勉強会とは?

・クラウド活用中の企業さまが3か月に1回集まり、直近の自社のクラウド活用状況を振り返り、今後取り組むべき活動についてじっくり考える勉強会です
・コムデックから最新のオススメクラウド情報を提供します
・勉強会の会員同士の意見交換を通じて得た気づきや学びを、今後の自社のクラウド活用改善に活かすことができます
・クラウド活用仲間同士のコミュニティで意見交換することで活用モチベーションもアップします
過去のクラウド担当者勉強会レポートはこちらから!

 

近年のビジネスに求められている2つのポイント

業種や会社の大きさに関わらず、ビジネスの世界において「生産性」という言葉が叫ばれて久しい近年。
生産性を考えるときに、特に重要となるポイントは「人時生産性の向上」と「データドリブン経営」の2つです。
どちらもあまり聞き慣れない言葉だと思いますが、人時生産性とは「営業利益の金額を総労働時間で割ったもの」、データドリブン経営とは「勘や経験ではなく、データに基づいた意思決定を行うこと」を指します。

業務効率と仕事の付加価値を向上させ、いかに効率よく最大の利益を上げるか?
”データ=事実”を元にいかに素早く的確な判断を下すのか?
この2つのポイントは、コロナウイルスによる収益の低下やリモートワークの開始等によって、さらに重要度を増していると言えるでしょう。

「人時生産性の向上」と「データドリブン経営」、両方に言えることは、どちらも『ITの力なくしては実現し得ない』ということです。
全て人力、アナログで業務を行っていては生産性の向上にもすぐ限界が来てしまいますし、判断の元となるデータが紙のままでは、参照するために必要なデータを探し出すための時間が膨大になってしまいます。

これまでの業務に潜む伸びしろ

これまで、コムデックラボでも数多くお客さまの事例を紹介させていただいておりますが、各種クラウドツールを使うことで生産性の向上を図ってきた企業さまがたくさんあります。
例えば、Dropboxで資料を共有することで、どこにいても仕事に必要な情報を確認することができたり、LINE WORKSでコミュニケーションをとることで連絡や意思決定のスピードを飛躍的に向上させたり。
さらにkintoneの導入で会社の仕事の仕組みそのものを考え直し、情報の一元管理を進めたり…
気が付けば、「あれ?リモートワークできるかもしれない」なんて企業さまもいらっしゃるかもしれません。
それでも、このコロナ禍になるまでなかなかIT化・クラウド化が進まなかった分野があります。
それが「訪問営業、会議、セミナー」といった「顔を合わせて話す」ことが前提の業務です。
もちろん、「参加者全員が一堂に会して話し合う」ことによるメリット、その場でしか生まれない熱量は何にも代えがたいものがあります。
しかし、一度立ち止まって考えてみると、そこには数多くの「非効率なコスト」が潜んでいたのです。

オフライン営業のメリット/デメリット

例えば従来の訪問営業のメリットは、現地ならではの細かい情報を把握しやすく、何より互いの表情がハッキリ見えるのでコミュニケーションがとりやすいという点を挙げることができます。
営業を受ける方に関しても、実際に来てもらった方がやはり紹介もしやすいし、空気も感じてもらいやすいですよね。
一方で、訪問してオフラインの営業ではお互い時間を合わせるという手間や、移動時間と経費、遠方ならさらに宿泊費といったかなりのコストがかかっています。
そもそも「営業=来てもらうのが当然」という固定概念の存在が大きかったのがオンライン営業が進まなかった理由の一つですが、
これがコロナによって一気に考え方を変えざるを得なくなりました。
すなわち、できる限り”行くな・会うな・話すな”・・・「じゃあどうやって営業したらいいの?」という状況になってしまったわけですね。

オンライン営業の特徴

それに対してオンラインでの営業活動はどうなのかというと、もちろん移動の手間や経費はかかりませんし、ちょっとしたミーティングであれば隙間時間で開催できますので、お互い時間をあわせるのもより手軽になります。
オンラインファーストで動くことで、よりビジネスのスピードを高めることが可能です。
ただ、ここで一点注意するべきなのは「全てをオンライン化する必要はない」ということです。
オンラインでまずは気軽に話してみて、そこでマッチングすれば実際に会ってみる…オンラインとオフラインを上手く組み合わせることで、お互いにとって付加価値の高いミーティングを実施することが可能となります。

オンライン営業ツールの違いは?

一口に「オンライン営業」といっても数多くのツールが登場し、もはや「どれを使えばいいの?」状態という会社さまもいらっしゃるでしょう。
実際、少し調べるだけでも以下の画像のようなツールが出てきます。
この画像には載っていませんが、皆さんが普段使っているLINEも複数人でのビデオ通話が可能なため、オンラインの営業・会議ツールと言えます。
それぞれのツールを、オンライン会議の重要なポイントである「画質・音質」「セキュリティ」「最大表示人数」「利用料」の4つの観点で比較してみました!

品質

まずは何と言っても画質・音質。各個人のPCのスペックにも左右される部分ではありますが、画質や音質が著しく悪いとそれだけで話に集中できなくなってしまいます。
今回は、そこの差を方式別で比較。
クライアント・サーバー方式を採用している方が、元のサーバーがしっかりしていれば品質が損なわれることがないので、今ほとんどのオンライン会議ツールがこちらで運営されてます。

セキュリティ

社外秘の会議等の場合にはセキュリティももちろん重要です。
オンラインミーティングの需要が高まって以来、各社どんどんアップデートされております。

最大表示人数

大人数で開催するWEB会議・セミナーでは、「参加者の顔が見える」ことも重要です。
オフラインでは直接対面していたためそこまで意識していなかったかもしれませんが、「相手の反応が全く見えない」状態で話をするのは暗中模索的怖さがあります。

利用料金

ここが一番気になるという方も多いのではないでしょうか?
オンラインミーティングツールには無料版が用意されているものも多く、無料版で使用感を確かめ、自社に合ったツールを検討することができます。

比較検討まとめ

ここまでの比較結果をまとめるとこんな感じ!

※2020年7月時点での情報です。

用途別!オンラインミーティングツールの機能比較

もう少し違う観点で各ツールを比較してみましょう。
例えば、この担当者勉強会のようなオンラインセミナーの場合にはアンケート機能があると参加者の興味を測ることもできますし、営業の場合には画面共有機能録音録画機能も必須です。
総合的に判断し、コムデックではもっともバランスのいいZoomメインで活用しています。

※2020年7月時点での情報です

Zoomの詳しい使い方は他の記事にて紹介されつくしているので割愛しますが、
基本的なミーティングに必要な機能が全て備わり、なおかつホワイトボード機能ブレイクアウトルーム機能文字起こし機能といった様々な「あると嬉しい」機能が備わっているのもZoomの特徴です。

Zoom徹底活用!仕事の質とスピードを向上させる5つの秘訣

問題はこのツールをどう使っていくか。コムデックが実際にZoomを活用する中で見出した5つのポイントをお伝えします!

秘訣①オンラインとオフラインを使い分ける

こちらは先ほどもお伝えしましたが、オンラインファーストだからといって全てをオンライン化するわけではありません。
問合せ等があった際に、まずはどこよりも早く隙間時間でちょっと説明をしたり、先方の意見を伺ったりする。
そこでお互いの需要と供給が合えば次のステップとしてオンラインなのか、オフラインなのかを考えていくという流れが仕事の質とクオリティを挙げる一つ目の秘訣です。
また、会議参加者の全員がオフラインでお伺いするのではなく、「話だけ聞いておきたい上長」や、「まだマナーが不安で現場に出せない新人」だけオンラインで参加をする、なんてパターンも考えられます。

秘訣②動画を徹底的に活用する

Zoomでは会議の様子をワンクリックで録画することができます。
これまでは直接ついてくことでしか共有できなかった会社としてお手本としたい人の営業の姿を、「会社のスタンダード」として記録に残すことが容易に可能となります。
また、少し揉めている、上手くいっていない打合せの時も、上司にその様子を動画で共有してアドバイスをもらうといった活用方法が考えられますね。

秘訣③会議時間の価値観を変える

これまで、直接お伺いするお打合せの最小単位は1時間でした。
それが、オンラインであれば隙間時間でちょっとだけといった開催が可能となり、今のトレンドでは最小単位は15分になっています。
15分~30分といった「必要なタイミングで必要なことだけを確認する」ミーティングに切り替わり、時間単位の生産性が飛躍的に向上しました。

秘訣④ハードへの投資もお忘れなく

WEB会議において重要なのは実はソフト面だけではありません。
カメラやマイク、スピーカーの性能に大きく左右されるのがWEB会議の満足度。
実際、相手の声がほとんど聞こえないスピーカーやマイクでは、コミュニケーションもままなりません。
マイクやカメラへの投資は惜しまないことをお勧めいたします

秘訣⑤招待される側から招待する側へ

「WEB会議に招待される」のは、URLをクリックするだけなので非常に簡単です。
そこで、「自分たちでWEB会議を開催できる側になれるかどうか」が競合他社と差をつけるための重要なポイントであると考えています。
後編ではwithコロナ時代の営業戦略について解説!
ここまで、何故営業や会議、セミナーのオンライン化が必要なのか、オンライン化するためのツールは何を使えばいいのか、そしてツールを使いこなすための秘訣をお伝えして参りました。
後編では、コロナ禍で実際に営業の仕組みをどのように転換すればいいのかを詳しく解説していきます!