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クラウドは導入するだけでは効果は低い?目的に応じた使い分けが重要|第13回クラウド担当者勉強会[前編]

2019年11月26日、27日コムデックオフィスにて開催した第13回クラウド担当者勉強会のプレゼンテーションについて詳しくお伝えします!
本記事[前編]では、様々なクラウドサービスを使い分ける際のポイントついて、クラウド担当者のみなさまにお伝えたことをご紹介します。

クラウド担当者勉強会とは

・クラウド活用中企業が3か月に1回集まり、直近の自社のクラウド活用状況を振り返り、今後取り組むべき活動について、じっくり考える勉強会です
・コムデックから最新のオススメクラウド情報を提供します
・勉強会の会員同士の意見交換を通じて得た気づきや学びを、今後の自社のクラウド活用改善に活かすができます
・クラウド活用仲間同士のコミュニティで意見交換することで活用モチベーションもアップします

コムデックからの情報提供

コムデックがこれまでにお客様へご紹介・提案を行ってきたクラウドサービスの内容や使い方を振り返り、時代に沿ったビジネスの形や、成長戦略に必要なツールの紹介とクラウドサービスの展望などを紹介しました。

生産業務だけではなく、間接業務も含めて業務を効率化させる

まず初めに、これまでに企業の皆様と取り組んできた業務改善について振り返ることからスタート。

主に中小企業に必要な業務は「生産業務」と「間接業務」に分けられますが、
cを行うことで、会社全体の業務を効率化させることができます。

クラウドサービスは1つのサービスだけを使うのではなく、目的に応じて複数のクラウドサービスを使い分けることが、さらなる脱属人化(だれでも)/脱場所依存(いつでもどこでも)につながっていきます。

Evernoteの活用

コムデックも以前は、ファイルサーバーに仕事に関するデータを蓄積し、社内ネットワークを通じて、データにアクセスしていました。
社外での打合せの際は、毎回サーバーからデータをUSBにコピーして、持ち運びをしていました。
しかしながら、社外でデータを編集した際は、帰社後サーバーに編集後のデータを再保存する手間が発生したり、社外にて、持ち出しした以外のデータが急に必要になった際は、わざわざ会社に連絡を入れてメールで送ってもらうなどの手間が発生しており、非効率的な状態でした。
そこで、 2015年8月から「いつでもどこでも業務に必要なデータにアクセスできる」ことを目指し、クラウドサービスEvernoteの利用を開始しました。

Evernote(クラウド)であれば、PCだけでなくスマートフォンのEvernoteアプリから、手軽にデータを閲覧することができます。
社外でお客様にお話しする際、自分の記憶を頼りするのではなく、Evernote(クラウド)に蓄積している確かなデータに基づき、報告ができるようになりました。

使い方は文字通り“ノート”のようになっています。レイアウトにとらわれず 直感的に書くことができ、文字だけでなく写真など別の情報も貼り付けられるのが紙のノートの良さですが、Evernoteも同様のことが可能となっています。

Evernoteに情報を蓄積すると、社員に自動的に共有されます。
仕事に関する情報はすべてEvernoteに書き溜めていくことで、やがて、会社の情報やノウハウが貯まっていき、チームで仕事を進められるようになります。

また、Evernoteを活用するうえで重要なのは「価値観を揃える」「大事な情報は可能な限り早くチームで共有する」ことです。
これまでの「報告業務」というと、口頭や、会社に戻ってPCで既定のフォーマットに入力・印刷し提出する…というのが一般的な流れでした。

一方Evernoteなどのクラウドサービスはいつでもどこでも、すぐに共有できる点がメリットの為、「大事な情報は、多少の誤字脱字があっても早く伝えるほうが良い」という価値観に変えていくほうが効果を発揮しやすくなります。

目的に応じてクラウドサービスを使い分け

コムデックがEvernoteを利用開始した当初は何でもEvernoteへと蓄積をしていましたが、Evernoteにすべての情報を詰め込めば活用しやすくなるかといえば、そうではない、ということに気が付きました。

例えば、現場記録用に撮りためた大量の写真や動画は、ノート形式&1つのノートに添付できる容量制限のあるEvernoteに蓄積をするよりも、フォルダ構造&容量無制限なDropboxのほうが適しています。
このように、クラウドサービスごとの得意分野や、活用する目的に応じて使い分けたほうが良いといえます。

Dropboxであれば、慣れ親しんだwindows explolerと同様の操作性で利用が出来るため、スムーズに利用することができます。また更新・削除したファイルも簡単に復元することが出来ます。

クラウドサービスであるため、もちろんスマートフォンからのアクセスも可能です。FAX受信のできる複合機からDropboxフォルダに転送をかけることで、会社に届くFAX(注文書など)をスマートフォンで外出先から確認することも可能です。

これにてデータ共有、蓄積が可能となりました。しかし、Evernote、Dropboxいずれのクラウドに営業活動などのデータを蓄積したとしても、それらの内容を分析(受注率、成功確率の高いエリア分析など)は出来ず、改善に繋げる(PDCAサイクルを回す)ことが出来ない状況でした。

kintoneの活用

そこで、評価&改善活動を実行するためにkintoneを利用スタート。

記録/共有が最優先の情報はEvernoteやDropboxに、集計/分析し改善していきたい情報はkintoneへと蓄積するようになりました。

kintoneにデータを蓄積しておくことで、情報更新時や、納期などの期日になった際に、関係者全員のスマートフォンに通知を届けることができるようになります。大切なデータがメンバーに必ず届くようになるため、データを信じデータを中心に仕事が回るようになります。結果、データが最新に保たれるようになるという好循環が回り始めます。

kintoneでの顧客管理

kintoneを会社で活用するのであれば、是非とも取り組んでいただきたいのが顧客管理です。

中小企業の顧客管理システムというと、販売や請求に関する情報のみが蓄積されているものが多いですが、そういった内容にとどまらず、お客様と自社の間に発生するすべての活動記録(商談、お問い合わせ、アンケートなど)を一元管理することをオススメしています。

私たちが、よりお客様の役に立つために何をすべきか。振り返り・改善のうえ、行動に起こしていくことが大事です。

kintoneで顧客管理を行うと、1ページに顧客に関するすべての情報を集約させることができます。

蓄積されたデータは、グラフ化して可視化させることができます。問い合わせ件数の傾向(どのサービスの問い合わせが多いのか)を分析、データに基づいた活動の優先順位(問い合わせの多いサービスから顧客に積極的に情報提供する)を意思決定することができ、顧客満足度向上につなげることが出来るようになります。

外部のソフトと連携すれば(電話着信時にお客様情報を表示させるシンカCTIなど)、自分しか判らない情報を他の社員が見やすい形に加工して、電話がかかったら自動的にその情報が出てきたり、社内で取り次ぎがスムーズになったり…。今まで以上に情報提供、良い応対ができるようになります。

チャットで生産性を上げる

チャット(LINE WORKS)を使った社内コミュニケーションを、ビジネスに取り入れることも重要です。

よく「LINEをすでに使っているのですが、LINE WORKSは必要でしょうか?」とご質問をいただきます。
LINEとLINE WORKSは入口が明確に違います。仕事とプライベートの連絡が混ざってしまうLINEから、仕事の内容だけを確実に見つけて確認することは出来るでしょうか…。反対に、皆さんが発信した大事な情報が、受け取った側では、他のLINEに埋もれていしまい、気づかれない可能性もあります。

生産業務効率をアップさせる複数クラウドの使い分けまとめ

ここまで、生産部門での業務効率化についてクラウドサービス使い分けのポイントをお伝えしました。

間接業務の効率化

ここからは間接部門での業務効率化についてお伝えします。

実はコムデックも数年前まで、勤怠管理だけはアナログで、残業時間を総務がすべて手計算集計する…という方法をとっていました。
給与に関わる集計であり、「間違えてはいけない」という十字架を背負っていますので、何度もチェックしなればなりません。

クラウド勤怠管理サービスking of timeを活用すれば、いつでもどこでも打刻をすることが出来ます。

さらに申請・承認もスマートフォンでリアルタイムに対応が可能。

打刻された内容は、クラウド上で自動集計され、総務経理が手作業で集計する必要は一切なくなります。

月の半ばで社員の残業時間が45時間超えていないかも確認でき、働きすぎの抑止も可能となります。

生産&間接業務のクラウド使い分けまとめ

間接部門で活用しているクラウドサービスは、勤怠管理のking of timeのほか、物品購入申請にAmazon business、経費・給与・会計にMFクラウドなど様々あります。

クラウドサービス(ツール)は導入するだけでは効果は低い

ツールの導入だけでなく、社内のマインドのアップデートができれば、 より生産性が向上し、顧客満足度向上にもつながります。
アップデートすべきマインドは、仕事は個人戦からチーム戦へ、データは常に最新に保つ、報告はリアルタイムに行う、そのために情報はいつでもどこでもリアルタイムに入力できるよう環境を整える、大切な情報は必ず記録する、電話ではなくチャットで連絡などがあげられます。

これにてクラウド担当者勉強会[前編]のご紹介は以上となります。
続いては [中編]自社のクラウド活用に取引先を巻き込むをご覧ください!

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