総務だってkintoneアプリ作れます!社有車管理をkintone化で車検日抜け漏れ無しへ

営業車や役員の車、あっちはリースでこっちは自家用車持ち込み、次の車検・定期点検はいつだっけ…?
地域に根差した中小企業の総務の皆様が、kintone(キントーン)の構築初期段階で必ずと言っていいほど「kintone(キントーン)化したい!」とおっしゃる社有車管理。

今回は、「総務のkintone(キントーン)活用」第三段として、「社有車の車両管理」をkintone(キントーン)化し、抜け漏れなく車検日や運用コストを管理する方法をご紹介します!

総務のkintone(キントーン)活用第一弾:お歳暮リスト作成の記事はこちら

https://comdeclab.com/oseibokanri/

総務のkintone(キントーン)活用第二段:採用管理の記事はこちら

車検証や自賠責、任意自動車保険…社有車に関する「管理が必要な情報」とは?

車には必ず車検が必要です。
もし車検が切れた状態で公道を走行した場合、免許停止処分や罰金等が科されてしまいます。

自社の社員にそのようなリスクを負わせないためにも、車検日の管理は必ず行うべきと言えるでしょう。

車検の期日に加えて、総務の方の頭を悩ませているのがそれぞれの車のメンテナンス先の管理です。

全車両を一か所でメンテナンスしているのであれば問題ありませんが、車両によってばらけていることがほとんど。
車両に不具合があった時に、この車はどこに連絡すればいいのだろうか…と調べるのにひと手間かかってしまうことも少なくありません。

その他にも、自動車保険の保険証や自賠責の書類、購入日や購入金額など、社有車について管理が必要な情報は意外と多くあります。

社有車の管理に必要な情報の例

  • 車種、ナンバー
  • 利用者が決まっている場合には利用者
  • 次回の車検日
  • 次回の定期点検日
  • 購入日
  • 購入金額
  • 利用中の車なのか、廃車済みなのか
  • リースの車か、自社所有か
  • 自賠責、車検、自動車保険の書類
  • 車検等のメンテナンスを行う先(メンテナンス依頼業者の連絡先)
  • 個別のETCカードがある場合には、ETCカードの情報

社有車に関する全ての情報をkintone(キントーン)に集約!

車検証や保険の書類は各車両の中で保管し、必要があれば見に行く。

車検日はエクセルに記録して、車検切れが起きないよう毎月チェック。

管理すべき情報は明確ですが、情報が様々なところに分散していると抜け漏れの原因となってしまいます。

そこで、コムデックが自社の社有車管理のために作った社有車管理アプリがこちら!

先ほど挙げたような必要情報が全て記録できるようになっており、これまでならサーバーや各車両まで探しに行っていた各種書類も添付できます。
これにより、kintone(キントーン)を見れば社有車に関する全ての情報がわかる状態を作ることができました。

会社によっては、車両の写真を添付するとより「誰でも視覚的にわかりやすい」車両管理となります。

社有車に関するコストもkintone(キントーン)で見える化

集約できるのは基本情報だけではありません。

車検や洗車、タイヤ交換といった車両のメンテナンスにどれだけの費用が掛かったのかも見える化することができます。

メンテナンスを行った日付や区分、かかった費用や内容(請求書等)を記載、添付することができます。

テーブルという形式にしているため、どんどん行を追加して登録していくことが可能です。

費用は自動で計算されるため、これまでトータルその車両にいくらかかったのかを自動算出することができます。

実際にデータが入力されたメンテナンス記録

kintone(キントーン)に登録された情報を自動で分析・活用

kintone(キントーン)で社有車の管理をすることで、必要な情報全てがkintone(キントーン)に集約されました。
今度は、集約した情報を活用してみましょう!

これらのデータを蓄積することで、運用コストがこれまで各車両どれだけかかっているのかの比較や、メンテナンス費用の割合、修理費用・回数の多い車両等を数値データとして見ることができます。

修理費用・修理回数の比較表

トラブルの多い車両は乗り方に問題があるのではないかということでドライブレコーダーを取り付けたり、保険料にかかっている合計金額が容易に把握できることで保険をまとめて全体の金額削減を測ったりといった、能動的なアクションに繋げることができるのです。

kintone(キントーン)の自動通知で車検漏れを防止

できることは集計や分析だけではありません。

先ほどお伝えしたように車検は期日までに確実に実施する必要があります。

そこで、コムデックでは仕事の際に見る機会の多い総務部スペースのトップの部分に「車検一か月前」「点検一か月前」に該当する一覧を表示しました。

トップページに表示しておくことで、「特定の人しか知らない情報」ではなく「全員が知っていて、管理できる情報」へと変えることが大切です。

さらに、車検日の30日前には利用者と総務担当者に通知を送り、期限が切れることが無いようにしています。

エクセルでの管理では日付は自分で見に行くしかありませんが、kintone(キントーン)なら見に行かずとも気が付ける仕組みを作ることができました。

kintone(キントーン)で社有車を管理するためのポイント

kintone(キントーン)で社有車の管理を行うためには、以下の2つのポイントを押さえておく必要があります。
  1. 車検日・定期点検日は必ず更新する
  2. メンテナンス費用の入力を怠らない
車検が終わったら、必ず次の車検日を入力し、メンテナンス費用にも記録する。

たったこれだけのことですが、ここが徹底されていないとせっかくの機能を使うことができません。

もちろん、「登録された期日を過ぎている先を一覧で表示・通知」することで登録内容の更新を促すこともできます。

社有車管理から広がるバックオフィスのkintone(キントーン)活用

今回は、kintone(キントーン)での社有車管理方法をお伝えしました。

社有車管理をkintone(キントーン)化するメリットは以下の通りです。

  • kintone(キントーン)上に車両に関する全ての情報が集約される
  • 車検証や保険証券等、必要な書類を一か所にまとめておくことができる
  • 車検日に応じて通知を行ったり、車検日を把握しやすくすることができる
  • メンテナンスの費用等も自動集計できる
  • 登録された情報を分析し、業務の改善に役立てることができる
どこの会社であっても管理すべき情報がほぼ定まっている社有車の管理は、kintone(キントーン)を総務等のバックオフィス担当部署が取り入れる最初の一歩に適したアプリと言えます。
社有車のアプリを基本として、各車両に紐づく形で給油の記録を行ったり、運行記録や配車予定といった業務もkintone(キントーン)化していくことができます。

コムデックの社有車管理を参考に、御社でも車両の管理をはじめてみませんか?