無料版でも使い方無限大!全総務感涙の労務管理クラウドSmartHR導入のために総務がやったこと~「SmartHR導入記」編~

「中小企業の総務」編では、中小企業の総務が慢性的に抱える問題や、これまでの人事労務管理についてお伝えし、その悩みをSmartHRで解決できることをご案内いたしました。では、具体的にSmartHRを導入するためにはどのような手続きが必要なのでしょうか?

コムデックが実際にSmartHRを導入した6つのステップをご紹介します!

SmartHR導入のために総務がやったこと

Step1 今ある情報をリストアップし、既存項目で対応できるか確認

まずは自社が現在進行形で収集・管理をしている項目をリストアップします。
そしてその項目がSmartHRにあらかじめ用意されている項目で対応ができるかどうかを一つずつチェック。
住所や緊急連絡先といった基本情報から、これまでは各資料に散逸しがちだった雇用保険・社会保険の情報や給与振込先の情報、報酬月額等もすべて一か所にまとめることができます。
既存項目で対応できない情報は、Step5で項目を新設することで対応可能です。
併せて、保存形式も確認しておきます。

Step2 その情報が必要かどうかを精査

情報をリストアップしたら、今管理している情報は本当に保管しておく必要がある情報なのか?ということを一度精査します。
慣習でもらい続けているが、実際にはもう必要のない書類や情報がないか確認することで、クラウドへの移行と同時に情報のスリム化を図ることができるのです。

Step3 今は収集していないが、本当は管理したい情報をリストアップ

「今までと同じように、今までと同じ情報を」管理していた人事労務情報。しかし、時代の流れに沿って新たに管理したい情報が必ずあるはずです。
そんな、「今は無いけど今後管理していきたい」情報をピックアップし、どんな形で情報を保持したいかを検討します。
これも、後に別の人が登録することを考えて形式を決定するとより利便性が向上します。

Step4 必要情報を列挙したら、種類に応じてカテゴリー分け

Step1~3でSmartHRで管理する情報がリストアップできたら、既存項目で対応できない情報をまとめ、それらの情報をカテゴリー分けしていきます。
ここで2点注意するポイントは、残念ながら既存のカテゴリーに項目を追加することはできないということと、一度カテゴリー分けをしてしまうとそこから分離したり逆に統合したりといったことができないため、
データが入った状態でカテゴリー再編ができないということです。

Step5 自社だけの項目をSmartHRに作成し、情報を格納していく

いよいよ既存項目では対応しきれなかった項目を作成していきます。
項目の作り方もとっても簡単。

グループ名(カテゴリー名)を入力し、そこに入れたい項目が「テキスト」なのか「数字」情報なのか、それとも「添付ファイル」なのか「日付」なのか…を自由に設定することができます。

例えば、ここで「保有している資格」の一覧を入れたり、貸与している制服を記録したり、自分たちが欲しい情報を見たい形で格納することができます。
また、項目によって従業員本人には見せない、等の設定を行うことが可能です。
入社処理の際にも基本項目と併せて全て従業員本人から入力してもらうことができるので、SmartHRだけで処理を完了することができます

Step6 新設した項目に対して、従業員から情報を収集

Step3で、「今は管理していないけれど、本当は管理したい情報」をリストアップしました。
これらの情報は現時点では総務が管理していない情報のため、従業員さん自身に入力をしてもらう必要があります。
SmartHRなら、従業員本人からスマホやPCでログインしてもらい、自分で情報を登録いただくことが可能です。
クラウド型なので、登録してもらったらすぐに管理者でも確認することができます。

SmartHRを見れば欲しい情報がわかる!状態へ

この6ステップを、他の業務も行いつつ約1週間で完遂させました。
特に時間をかけたのはStep1とStep3、Step5の3つ。
自分たちが欲しい情報を見たい形で保持できるのがSmartHRの良い所ですが、「備考」や「なんでも放り込める添付ファイル」だらけでは活用できる形になりません。
そのため、自分たちが持っている情報をある程度型にはめ、「今後もし別の人が管理することになっても、何がどこにあるかが一目でわかる」状態を目指しました。

従業員名簿だけじゃない、ToDoリストでマニュアル化

先ほどの6ステップで「SmartHRを従業員名簿として活用する」準備は整いました。
次に取り組んだのは各種手続きのマニュアル化、つまり、「誰がやっても抜け漏れなく同じ処理ができる状態」にしよう!という取り組みです。


SmartHRにはもともと、各種行政手続きに応じた「ToDoテンプレート」というものがあります。

こちらの内容を、自社の業務に合わせて手を加えていきます。
ここで自社の業務を見直すことで、業務の見える化ができるだけでなく、より効率のいい処理方法を見つけることができます。

設定したToDoが実際の入社手続き時にはチェックリストのように出てきてくれるため、抜け漏れなく処理を進めることができます!
手続に必要な書類や、連絡すべき事項、何を行えばいいのかといったことも細かく落とし込むことで、これまでその業務をやったことがなかった人でも処理を行えるようになります。

電子証明書取得でさらに便利に!

コムデックでは、法務局で電子証明書を取得し、入社に伴う各種行政手続きを一切役所に出向かず行えるようにしました。
SmartHRで従業員に情報を入力してもらい、それを元に自動で書類作成、追加情報を入力したらあとはワンクリックで役所に提出。
これまでなら、社員が入社後に各種書類を集め、ハローワークや年金事務所に赴かなければできなかった手続きが一瞬にして終わります。
往復の移動時間、Excelや手書きで作成していた書類作成の手間を考えると、年間でかなりの時間削減につながるのではないでしょうか?

総務の改革は続く…

今回は実際にコムデックがSmartHRを導入したプロセスをお伝えしました。
ただ単に情報の置き場所を変えただけでなく、SmartHRを前提として情報の形や管理方法を変えていく、これもDX(デジタルトランスフォーメーション)の一つです。
SmartHRに情報が集約されているため、今ではリモートでも入社・退社の手続が行えるところまできています!

前編でお伝えした通り、中小企業の総務の業務にはまだまだDXできる余地、つまり伸びしろがたくさんあります。
総務・人事の業務効率が高まれば、そのほかの部署の従業員の方もより本業に集中できるようになります。
業務をDXすることで、「ただの事務作業員」を脱却し「会社の価値を高める」総務へとアップデートしませんか?

前編の記事はコチラ