無料版でも使い方無限大!全総務感涙の労務管理クラウドSmartHR導入のために総務がやったこと~「総務のお悩み」編~

今回の話題は総務を担当されていらっしゃる方以外はあまりご興味がないかもしれません。しかし、「今、人事情報を紙やExcelで管理している」「情報がいくつかのファイルに分かれてしまっている」中小企業の経営者の方はちょっと待ってください。「うちにはベテランの担当者がいるから…」「社労士に全部依頼しているから…」本当にそれで御社の生産性は上がっていますか?

総務・人事の業務効率が上がることは、そのほかの部署との煩雑なコミュニケーション減少へとつながり、結果的に働くすべての人の生産性向上が期待できます。それほどに、総務・人事にとってインパクトの大きいクラウドサービスが「SmartHR」なのです。今回は、ほぼ「一人総務経理」となっているコムデックの総務部がどのようにSmartHRを導入したのか?中小企業の総務が抱えがちな問題と併せてお伝えします。

中小企業における「総務」とは?

SmartHRの話をする前に、中小企業における「総務」の役割についてお伝えしたいと思います。総務ご経験者の方はわかるかと思いますが、総務が担う業務は多岐にわたります。労働時間の管理や雇用の手続き、社員のライフイベントに沿って生じる必要な諸手続きの管理といった労務の領域や、社内の安全衛生管理(健康診断や就労環境の整備)から備品の補充と言った雑務まで、まさに何でも屋さんとして業務を行う庶務。
さらに、中小企業の場合には採用や経理といった業務も「総務」に含まれることが多く、社内の本業以外の様々な業務を担うのが総務となっています。

そんな総務の問題点とは…

本業以外のことを一手に担う中小企業の総務。実は企業内でもっともDX化が遅れている部署だと言われています。その理由は「改善することなく何年も同じ業務をやり続けている」ことや「人材不足により引継ぎができない」といった人的要素と紙や判子、電話、FAXといった物理的な要素に分解することができます。中でもとりわけ紙が多いのが労務に関する手続き。

入退社の手続きを知っているのは特定の従業員と社労士だけのため、業務改善が進まない
・ 書類が人ごとにまとまっていない、大量のキングファイルに蓄積されているため探すのが手間
情報が更新されていないため、入社時以降の人事情報がない
・人によって、必要なのにもらっていない書類がある
・雇用契約書がなく、労働条件の把握に不安がある。

御社の総務は以上のようなお悩みを抱えていらっしゃいませんか?各所に出さなければならない書類も多く、未経験者では太刀打ちができない=外からでは改革が難しい業務の一つとなってしまっています。

これまでの人事・労務管理

御社では現在どのように人事情報を管理されていらっしゃいますか?

・紙で資料をもらい、従業員台帳にファイリングしている
・紙の資料は紙の資料で保管し、Excelの従業員名簿を作成している

このどちらかの企業さまが多いのではないでしょうか?

コムデックの場合には、会社全体のペーパーレス化を進める中で人事情報も全てEvernoteに移行しました。
Evernoteについてはコチラ

それでも、その時々の担当者によってもらうべき書類には抜けや漏れが多く、ただ単にスキャンしたものをとりあえず放り込んでいるだけの状態。足りないものやダブっている資料があってもそのままになってしまい、必要な情報があるときはいちいち検索して探し出す……これ、実は紙で管理しているときとあまり変わらないことにお気づきでしょうか?「検索機能がついたキングファイル」そんな状態です。

総務のお悩み解決!全総務担当者が泣いた感動の人事労務クラウド

そんなお悩みを一挙に解決できるのがSmartHRというわけなのですが、SmartHRの機能紹介は既にたくさんのメディアが取り上げていらっしゃるので、今回は割愛させていただきます。
(SmartHR公式サイト https://smarthr.jp/)

簡単にポイントを3点だけお伝えすると以下の通りです。
①「ここを見れば全ての人事情報がわかる」常に最新の社員名簿で従業員情報を一元管理できる
②必要情報は本人が入力、手書きも印鑑も使わず、ガイドに沿って入力するだけで行政手続き書類が発行完了できる
従業員30名までなら無料で使える

30名まで無料なら、とにかく使ってみよう!と乗り出したSmartHRの導入。これまでの方法から脱却し、SmartHR主体の管理に切り替えるためには概ね6つのステップが必要でした。次の記事で詳しく解説をしておりますので、是非ご覧ください!

後編の記事はコチラ