全社員のスケジュール管理をクラウド化!ポイント徹底解剖

「全員の予定や仕事の進捗をカレンダーで確認したい!」
スケジュールにまつわる情報共有は、どの企業様も共通で抱えるお悩みなのではないでしょうか?

社内のスケジュール共有をホワイトボードで行っていると、
「その場にいないと確認できない」
「社外の人間に急な変更を知らせることができない」

といった課題が発生してしまいがちです。

同じお悩みを抱えていらっしゃった株式会社カワチョーさまでは、kintoneを使うことでスケジュール管理をデジタル化
それにより、月20時間もの効率化がされただけでなく、蓄積されたデータの活用まで、大きな成果を上げていらっしゃいます。

▼脱ホワイトボード!スケジュールのデジタル化で月20時間のコスト削減|配送業カワチョー様の事例

しかし、そこにたどり着くまでには「どうやったら見やすいのか」「どうやったら使いやすくなるのか」という試行錯誤がありました。
スケジュール管理のデジタル化で成果を上げていらっしゃるカワチョーさまを例に、全社員にとって「使いやすい」「見やすい」スケジュール管理を行うために実装するべき7つのポイントを大公開いたします!

kintoneで実現する、クラウドスケジュール管理のポイント7選

ポイント①トップページからすぐに予定登録

kintoneを開いて、カレンダーアプリを開いて、+ボタンを押して……と何度もページ遷移をしなくてもいいように、株式会社カワチョーさまではkintoneのトップページに「予定を登録する」アイコンを設置。
リンク先を/edit(新規レコード登録の際のURL)にすることで、どこを押したら予定の登録ができるかすぐにわかる、そんな状態を作り出しました。

ワンクリックでリンク先へ!

ポイント②二重登録不要!一つのレコードで予定も
詳細も確認できる

世の中には、Googleカレンダーやtime tree等、複数人で共有ができるカレンダーアプリがたくさんあります。
それらももちろん便利なのですが、あくまでそちらは「予定の共有」に重きを置いており、その予定の詳細は別で管理をする必要があります。
kintoneのカレンダープラグイン「カレンダーPlus」では、件名と時間だけではなく、カレンダー=案件の詳細としてその予定の詳細を記録することが可能です。
カレンダーに表示されている予定をクリックすれば、すぐに「利用する車種」や「詳細な作業場所」「持参物」等を確認できるようになっており、わざわざカレンダーと案件管理二重で登録する必要はありません。
詳細画面の項目も自由に設定することができるため、自社が欲しい情報を的確に記録することができます。
また、予定の進捗状況や担当者によりカレンダー上の表示を色分けすることもできるため、まさに「一目で仕事の状態が分かる」環境を作ることも可能です。

見たい予定をクリックすると詳細画面が開きます!

ポイント③よく使う絞り込みはあらかじめリンクを貼っておくことで検索の手間0へ

「自分の予定だけで見たい!」
「その車の予定が空いているか見たいので、車種に絞って検索をしたい!」
「先々の予定も調べたい!」

そんな時、いちいち検索条件を入力しなくてもいいように、カレンダーのページからワンクリックでアクセスできるリンクを設置
検索の手間を省き、見たい情報にすぐにアクセスできる環境を作りました。

ポイント④24時間365日、二枚の大型モニターでストレス軽減

せっかくデジタル化、クラウド化をしたのに、見たいときに見られないのでは意味がありません
そこでカワチョーさまでは、ホワイトボードと同じように2枚の大型モニターを設置し、常に起動させておくことで「電源が入っていないから見られない」状態を防ぎました。
2枚のモニターでそれぞれ「ひと月先までの予定」と「今日の予定」を表示させることで、知りたい情報をコントロールしています。

2枚の大型モニターで予定を表示させている様子

ポイント⑤カレンダー形式だけじゃない、見たい情報だけで一覧を作成

先ほどもお伝えしたように、カレンダーに表示されている予定をクリックすれば、すぐに「利用する車種」「詳細な作業場所」「持参物」等を確認できるようになっています。
kintoneはあくまで情報の入れ物であり、そこに入っている日付や時間といった情報から、カレンダー形式に見せている状態なのです。
そのため、ここに入った情報から、別の見たい情報だけで一覧を作成することや、稼働日数等の集計を自動で行うことも可能。
ただのカレンダーではできなかった様々な使い方ができるようになります。

ポイント⑥現場の社員もアクセスしやすく!QRコードを配布

現場の方が出先で自分の予定を確認したいとき、スマホからすぐに見たい予定を確認できるように、QRコード一覧を紙で配布しています。
場所を問わず最新情報が見られるようにする工夫です。

ポイント⑦予定の変更権限は一部に限定

カワチョーさまでは、予定の登録は事務担当の方が一括して行っています。
しかし、登録された予定を現場の方が確認した際に、「予定はこうなっているけれど、個の内容であれば実際にはこんなに時間は必要ない」と判断することも。
そんな時、毎回事務の方に連絡しなければ予定を修正できないのでは、利便性が下がってしまいます。
しかし、予定全体を編集できてしまうと必要な情報を消してしまう恐れもあるため、現場の方は「開始時間」のみ修正できるように権限を設定しています。

kintoneでスケジュール管理、始めてみませんか?

いかがでしたでしょうか?
kintoneでスケジュールを管理することで、二重登録共有の手間を省き、情報の一元管理を行うことができるだけではなく、これまでの「カレンダー機能だけのアプリ」では実現が難しかった「進捗管理」「データ分析」「見え方の変更」もできることがご理解いただけたかと思います。
コムデックでは、まずは現状の業務を詳しくお伺いし、どのような形で管理を行うのが最適か、皆様のご意見をお伺いしながら構築をして参ります。

社員同士のスケジュール管理でお悩みの企業様は、是非一度ご検討ください!