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勤怠管理業務の時間コストを「KING OF TIME」で軽減|サカキL&Eワイズさまの事例

給与支払いのため、毎月必ずやってくる勤怠の集計作業。
二重打刻や訂正で見にくかったり、打刻漏れのある紙のタイムカードをチェックするところから始まり、さらにその満身創痍のタイムカードと残業・有休申請書や日報とを見比べながら1人ずつ間違いがないか確認、今度は集計用のExcelに転記…勤怠管理者の方の頭を悩ませる、手作業だらけの作業の流れですね。

株式会社サカキL&Eワイズさまでも、毎月の勤怠集計の度に、タイムカード回収、勤怠の手計算、給与システムへの手入力…と、膨大な時間がかかっていました。
しかし、クラウド勤怠管理ツールKING OF TIMEを導入することによって紙のタイムカード回収は不要勤怠時間はKING OF TIME上で自動的に集計されるようになり、勤怠管理にかけていた時間が大幅に削減されたのです。

紙のタイムカード&申請書は時間コスト増の温床

株式会社サカキL&Eワイズさまは、営業倉庫事業・医療用品製造販売事業を行っている、三重県松阪市の企業です。
6ヵ所ある事業所の従業員120名様の勤怠管理を本社の経理担当の方が一手に担っておられます。
毎月2時間かけて全事業所からタイムカードを回収した後は、各種申請書類や日報と照らし合わせながら手作業で集計を行っていらっしゃいました。
100名以上のタイムカードとなると、確認にも当然膨大な時間がかかります。
慣れた担当者の方でも集計には丸一日を要していたとのことです。
さらに、集計したタイムカードを元に3時間以上の時間をかけて給与システムへの手入力を行っていたということで、これまでは以下のような時間がかかっていました。

作業所要時間
タイムカード改修2時間
タイムカード集計8時間
給与ソフト入力3時間

13時間かかる処理を毎月行っていたとすると…1年間でなんと20日近い時間を使っていたことになります。
実際には、ここにタイムカードを作成する時間や、後述の申請書を処理する時間もかかりますので、一か月に要していた時間は15時間以上です。

給与支給日は毎月決まっていますし、勝手にずらすことはできません。
期日までにシステムへの入力を完了させる必要があるため、勤怠の締め日から支給日まで日数的な余裕がない場合には経理担当の方が休日出勤するケースもあり、業務負荷がかかっている状態でした。

業務負荷を上げていたのはスケジュールの問題だけではありません。
サカキL&Eワイズさまでは、欠勤・遅刻・早退・休暇の際には紙の申請書に記入し、拠点のリーダーが承認の印鑑を押した後、本社に集められます。
従業員から「申請した有休をやっぱり取り消ししたい」と連絡が来た際には、勤怠担当者が分厚い紙束の中から対象の申請書を探し出さなければならず、日々の業務時間を圧迫する要因になっていました。

サカキL&Eワイズさまに設置されていたタイムレコーダー・タイムカード・申請用紙

KING OF TIMEで勤怠集計を自動化、時間コスト削減へ向け始動

年間20日以上の時間を使う勤怠管理。この時間コストをなんとか削減したい!ということで、コムデックにご相談いただきKING OF TIMEを導入することとなりました。

KING OF TIME導入の為の打合せの様子

KING OF TIME(キングオブタイム)について詳しく見る。(コムデック公式HP内コンテンツに移動します。)

勤怠システムで集計を自動化するために必要なのは「打刻データの収集」

KING OF TIMEでは、 会社ごと、各拠点ごと、各従業員様ごとの勤怠管理ルールに合わせて柔軟にシステム設定ができます。

ただし、柔軟性が高い分設定項目も多く、いざ大量の項目を目の当たりにすると「 何から取り組めばよいか分からない…」ということが起きてしまいがち。

サカキL&Eワイズさまでも、まずは「設定が必要な項目を洗い出そう!」ということで、現状の勤怠の見える化を図るべく、「打刻データの収集」から取組み始めました。

「打刻データの収集」と言っても、難しいことではありません。
各拠点に指紋静脈ハイブリッドリーダーを設置し、従業員の皆様の指紋・静脈を登録いただけば、あとは出退勤の時に機器に指をかざすだけ!
従業員がシステム操作をする必要はほとんどないので、スムーズに利用開始できます。

打刻の様子

打刻データを収集することで、こんなことが分かってきました。
・どの拠点のどの従業員がどのような時間帯で働いているのか
・決まった時間を超えてどれくらい働いている(残業している)のか

勤怠の実態を明らかにしてみたところ、「ルール上は提示は〇時~〇時だけど、打刻を見てみると実際には△時~〇時の時間帯で働いている」というように、過去に定めた勤怠ルールとの齟齬が発見されました。
KING OF TIMEの設定に落とし込むための、勤怠ルールそのものの見直しも必要であるということが分かったのです。

これまでの紙のタイムカードでは、「従業員一人ずつしかチェックできない」点や「集計に手間がかかる」点から、部署単位での残業時間の把握や、集計結果を元にした全体的な勤怠の実態把握は困難です。
しかし、KING OF TIMEであれば自動で集計されるため、簡単に全貌を把握し、それを実際の設定に反映させることが出来ます。

KING OF TIME【月別】集計画面。労働合計時間だけでなく、残業時間などが分けて自動集計される
KING OF TIME【日別】集計時間。会社全体や部署単位での一日の動きが一目で分かる

打刻データ収集→KING OF TIME設定に反映することで自動集計&時間コスト削減を実現

実際の打刻データから洗い出した各拠点、従業員の勤怠をルールとしてKING OF TIMEに設定することで、これまで手計算で集計していた勤怠時間の合計等が自動で算出されるようになります。
これにより、サカキL&Eワイズさまでは下記のような勤怠管理の時間コスト削減に成功しました。

ビフォー
(タイムカード+申請用紙)
アフター
(KING OF TIME導入後)
・毎月タイムカード回収 紙のタイムカード回収が不要
・各種申請書や日報と照らし合わせながら手作業での集計 ・勤怠集計はKING OF TIMEで自動化、手で集計していた時間を削減(8時間の削減)
・給与システムへの手入力が発生(3時間以上の作業コスト) ・給与ソフトへ手入力していたデータが、CSV取り込みで一瞬で完了(3時間の削減)

紙のタイムカードを使用している企業さまがKING OF TIMEを導入することで、タイムカードの回収時間や、手で集計を行っている時間を、確実に削減することが出来ます。

紙の申請書をKING OF TIME化しさらなる業務効率化に取り組み中!

サカキL&Eワイズさまでは、「勤怠担当者が紙の申請書を探して処理をする時間」を削減するために、 今後は各種申請もKING OF TIME化する予定とのこと。

KING OF TIMEであれば、スマートフォンやPCからいつでもどこでも申請・承認を行うことが出来るようになります。
すでに一部の社員の方の有給申請に取り組まれており、「従業員への負担も考えながら、徐々に申請書をなくしていきたい」とのお話でした。

今後もコムデックと二人三脚で、さらなる業務改善を続けていきます!

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