「これ、Dropboxに入れておくよ!」『ほめちぎる教習所』のDropbox活用術!|自動車教習所南部自動車学校様の事例~Dropbox編~

生徒とのコミュニケーションを大事にし、改善活動を続けている南部自動車学校さま。
前回の記事では、LINEWORKSの導入により、社内コミュニケーションや生徒とのコミュニケーションの質とスピードの向上に成功した様子をお伝えしました。

▼全ては生徒さんの感動のため!『ほめちぎる教習所』の情報伝達方法大公開|自動車教習所南部自動車学校様の事例~LINEWORKS編~

今回の記事では、Dropboxの導入によりさらに生徒とのコミュニケーションの質を上げた事例をご紹介します。

生徒が欲しい情報は何か?考えた先で見えたもの

南部自動車学校さまには、運転免許の取得を目指す生徒さんが多く通われています。
教習の内容講義の内容はもちろんのこと、年間三千人近く入校されるという生徒さんにより良い体験を提供するためには何ができるのか?
そこを突き詰めて考えた結果、「教習をスムーズに受けるための情報」、例えば学校までの送迎バスの時刻表や、合宿時の献立表開催するイベントの情報共有がもっとスムーズに行えると良いのではないかという結論にたどり着きました。

合宿時の献立表

当時、それらの情報はまず作成担当の方が作成後、別の担当者の方へ確認を依頼し、OKが出れば構内にいくつかある掲示板へとPOPを作って張り出していました。
生徒さんは各自でその情報を写真に撮ったりされていたとのことですが、内容の変更があったとしてもきちんと伝わるか、見てもらえるかは定かではありません。

公式LINE×Dropbox社内の手間も軽減

わざわざ掲示板を見に行かなくても、何なら家にいてもバスの運行表等の情報がわかれば便利なのではないか?そう考えた南部自動車学校さまでは、資料を簡単に共有できるDropboxと、以前から活用していた公式LINEを組み合わせる事で、公式LINEからワンタッチでバスの時刻表や献立表、学科時間割表を確認できる仕組みを構築しました。
公式LINEのメニューから該当のアイコンをクリックすると、Dropboxのリンクが開きます。
そこを見れば、いつでも最新の情報を確認できるのです。

南部自動車学校さまの公式LINEから学科時間割表を確認

メリットは生徒さん側だけではありません。
今までは、掲示板に貼り替えに行かなくてはいけなかった情報たちは、最新版に保つのも一苦労でした。
Dropbox導入以降は、Dropbox内の情報を更新するだけで、公式LINEを友達登録している全ての生徒さんがアクセスできる情報が最新に変わるため、事務担当の方の負担も軽減することができました。
いつでも・どこでも最新情報を確認できるため、生徒さんからの問い合わせ連絡も減少したという嬉しい効果もありました。

最初は困惑、でもやっぱり「生徒さんのため」

Dropboxを導入することが決まった時、普段から使っているLINEとほとんど同じなLINE WORKSとは異なり、「一体何!?」という声も多かった南部自動車学校さま。
どういう機能があるのか?どういう使い方ができるのか?が分からず、活用できる人とできない人の差が大きかったと言います。
そこで、DropboxでもLINE WORKSと同じように使い方の研修を開催。Dropboxの理解度に合わせた活用方法を共有し、少しずつレベル感を一定以上に上げていきました。
その結果、「生徒のために他にもっと活用できないか?」と先生たちが考えるようになり、次のような取り組みが始まりました。

生徒さんに感動を与えたい!メッセージ動画をプレゼント

運転免許が取れるかどうかの最初の関門、初めての検定試験はだれしもが緊張するものです。
南部自動車学校さまでは、生徒の緊張をほぐし、落ち着いていつも通りに検定に臨んでほしいという思いから、応援メッセージカードを送っています。
これまでは手書きの文字だけのメッセージカードでしたが、撮影した動画をDropboxに保存し、そのURLをQRコード化してメッセージカードに印刷。
検定に臨む生徒さんが自分のスマホでQRコードを読み込めば、動画の応援メッセージが再生されます。
「ただ運転免許を取るだけじゃない、教習に感動を与えたい」そんな想いとDropboxが結びつき、「情報共有」に留まらない、心温まるコミュニケーションが生まれました。

生徒さんが応援メッセージを視聴している様子

「これ、Dropboxに入れておくよ!」社内外の情報共有も効率化

その他にも、これまで無料のファイルサーバーを使って社外の協力会社に大量の写真を共有していた南部自動車学校さま。
フォルダにまとめて、アップロードして、メールを作って……と多くの手間がかかっていた業務が、今では共有済みのフォルダにどんどん写真を入れていけばいいということで、情報共有のスピードが格段に上昇したとのことです。
「一度送った後でも中身を変えることができるし、コメント機能をつかって修正点を即時共有することもできる。本当に便利で助かっています」とは、広報担当の方の言葉です。

生徒さんに感動を!『ほめちぎる教習所』の挑戦はまだまだ続く…!

DropboxやLINE WORKSを活用することで、生徒さんとの情報共有のみならず、社内外とのコミュニケーションを改善させた南部自動車学校さま。
自動車免許の取得を通して、「成長実感を提供する」「成功体験を提供する」場所でありたいという思いで、これからも改善活動を進めていかれることでしょう。
具体的には、今後は「生徒さんが欲しい情報は何なのか?」をより深く考察し、欲しい情報に簡単にアクセスできるように仕組化を進めていくとのことです。

南部自動車学校さま、ご協力ありがとうございました!