全ては生徒さんの感動のため!『ほめちぎる教習所』の情報伝達方法大公開|自動車教習所南部自動車学校様の事例~LINEWORKS編~

「連絡しなくてはいけない人に連絡がつかない」
「そもそも今どこで仕事をしているのかわからないから内線のかけようがない」
社内の連絡が滞ると、「電話をかけなおす」「手書きのメモを残す」
「判断してもらわないと仕事を進めることができない」といった理由から、仕事の効率が下がってしまいます。

70名近くの教習担当の先生が所属し、年間三千人近くもの生徒さんが卒業していく南部自動車学校さまでは、実習や講義を行う先生たちのいる場所は決まっておらず、まさに先ほど述べたような「内線をかけてもそこに居ない」といった問題が発生していました。
「ほめちぎる教習所」として日々生徒さんに感動を与える自動車学校が、どのようにして社内コミュニケーションを改善させたのか、その全貌をご覧ください。

南部自動車学校様公式HP ⇧

自動車教習に感動を。そのために必要なこと

南部自動車学校さまは、ほめちぎる教習所として、メディアにも多数取り上げられている伊勢市の自動車学校さまです。
「相手を思いやる心の運転 共感運転」をコンセプトとして、日々教習を行っていらっしゃいます。

そんな南部自動車学校さまでは、生徒さんがより快適に教習に取り組めるよう、教習時間の変更やバスの発着時間の変更などはなるべく早く生徒さんに伝える事等、「早く、正確な情報伝達」を重視していらっしゃいます。

生徒さんに情報を早く正確に届けるためには、その前段階として指導する立場である先生たちに正確な情報が伝わっている必要があります。
伝達が必要な情報があるとき、南部自動車学校さまでは個人間での電話社内掲示板、本当に緊急の時には館内放送で伝達を行っていらっしゃいました。
個別に電話連絡をしていくと、2時間近くかかってしまうこともあったそうです。
しかし、それらの方法では「いつ見てもらえるのか」「誰がもう知っていて、誰がまだ知らないのか」を把握することができず、全社員に伝わるまでに時間がかかってしまっていました。
社内の情報伝達が不十分になってしまった結果、生徒さんに共有する内容についても齟齬が生まれてしまうなどの新たな問題が生まれていたのです。

南部自動車学校様教習車

どこにいても伝わる情報共有のため、根気強く研修を開催

そんな現状を変え、「情報を伝えるためだけの非効率な業務をやめ、より生徒さんとの時間を確保したい」という想いを受け、南部自動車学校さまではLINE WORKSを導入することになりました。
とはいえ、南部自動車学校さまの先生たちは20代から70代まで年齢も様々。LINEとほとんど変わらない使用感のLINE WORKSとは言え、やはり少し機能が異なる上に、ご年配の方の場合にはそもそもスマホに不慣れ……ということも珍しくありません。
加えて、南部自動車学校さまの場合には常に教習、講義等で出払ってるひとがおり、一堂に会することは難しい状態でした。

使い方自体は難しくないため、一度使い始めてもらえれば社内でどんどん活用できる!と考えられたIT担当者さま。
せっかく導入しても「使い方がわからず使えないのであればもったいない。」ということで、一か月に一度、時間帯をずらしながら何回か研修を開催し、忙しい先生たちも必ずどこか一回は参加できるように工夫をしました。
その甲斐あって、基本的な使い方はすぐに覚えていただくことができ、またわからない部分についてもIT担当者さまが窓口となって社内で教えあう雰囲気を作って行かれたとのことです。

LINE WORKSでこう変わる!社内の情報共有

これまでは電話で同じ情報を何人にも伝達していた南部自動車学校さま。
LINE WORKSを導入することで、急な教習予定の変更や、朝礼の内容リアルタイムで全社員に共有できるようになりました。
朝礼に参加できない方やお休みの方にも社内の様子を共有することができ、スムーズな業務の引継ぎが可能になりました。
その他にも、勤務のシフト連絡や、明日検定を受ける生徒の名簿の共有もLINE WORKSを通じて行われ、今では「LINE WORKSなしでの仕事は考えられない!」というところまでご活用いただいています。
「今までは情報を伝えるためだけに2時間くらいかかっていたのが、LINE WORKSなら一回チャットを打つだけで済む!」と事務担当の方は話されます。

before ⇒ after

生徒さん・外部関係先にもLINEWORKSで連絡!

個人のLINEとつながることができる唯一のチャットツールであるLINE WORKSを活用する事で生徒さんともチャットでコミュニケーションを行うことができます。
例えば、受け持った生徒さんとLINE WORKSで繋がることで、教習中の生徒さんの不安を取り除いてあげられるようなチャットを送ったり、検定を受ける生徒さんへの応援メッセージを送ることで生徒さんとの絆が深まります。
生徒さんからも、どういう風に教習を受けていけばいいのかといったスケジュールの相談や、効果測定の問題に対する質問などがLINEを通じて送られてくるとのことです。
聞きたいときに、聞きたいことを質問できる環境を作ることで、生徒さんにとってより快適に免許取得に励んでもらうことができます。

また、自動車学校内で行われる各種イベント時に撮影した写真をその生徒さんにも共有してあげたいとき、個人間のLINEではコンプライアンス面に不安が残ります。
LINE WORKSであれば、会社としても、生徒さんとしても、安心してつながることができるため、気軽に写真を渡してあげることができるようになったと言います。

生徒に写真や応援メッセージを共有している様子

広報の業務では、社外の協力会社に連絡をとることも多い南部自動車学校さま。
そんなときも、LINE WORKSを使うことで時間帯にとらわれず、気が付いた時にすぐ要件を送ることができるため、時間を有効活用できるようになったとのことです。

今後は「全員が上手に運用できる」状態を目指す

今では、LINE WORKSなしでは、通常業務を行うことはできないというところまできた南部自動車学校さま。
今後はまだしっかりと運用できていない先生が使えるようになる支援を続けていきたいと考えています。

さらにLINE WORKSの活用を進めることで、より生徒さんに感動を与える自動車教習所として成長していかれることでしょう!

南部自動車学校さま、ご協力ありがとうございました!