総務だってkintoneアプリ作れます!採用管理アプリで応募者対応抜け漏れなしへ

中小企業の総務が担う業務領域は採用・人事も含んでいることがほとんど。
現在は様々な求人媒体があるため、求職者の入り口も多様化しており、応募者を集めるために色々な求人サイトに求人広告を掲載している企業さまも少なくないのではないでしょうか?

今回は、「総務のkintone(キントーン)活用」第二段として、「採用に関する一連の業務」をkintone化することで効率的に管理し、自社の採用プロセスのアップデートにつなげる方法をお伝えします!

総務のkintone(キントーン)活用第一弾:お歳暮リスト作成の記事はこちら

求人媒体が複数……誰に連絡済み?履歴書はどこ?

有名どころだけでも挙げればキリがないほど数がある求人媒体。
無料で利用できるものも多く、ハローワーク含めご利用いただいている企業さまも多いかと思います。
各求人媒体には専用の連絡フォームがあり、そこから応募者に連絡をとることがほとんど。

そのため、以下のような状況に陥りがちです。

今選考中の人がどれくらいいるかわからない」
「それぞれの求人広告媒体から応募が来るから、どの人に連絡済みでどの人にまだ連絡していないのか把握できていない」
「郵送で受け取った履歴書は届いた封筒のまま置いてある…」

応募者に連絡したかどうか、現在選考中の応募者がどれくらいいるかを確認しようと思ったら、各媒体にログインして、連絡履歴等を確認しなくてはなりません

これらの非効率が発生する要因は、応募者の情報閲覧や連絡手段が各媒体に依存する都合上、すべての応募者の状況を一元で確認できないためです。

kintone(キントーン)で解決、採用活動の状況が一目瞭然に!

かつてはコムデックも「今どの職種に対して応募が来ているのか」「誰が選考中なのか」は担当者の頭の中にしか情報が無く、応募があった時に都度都度上長に「こんな人から応募がありましたけれど、どうしますか?」とチャットや口頭で確認を行う状態でした。

そんな状態から、「どの求人に対して、どんな人から応募が来ているのか」「いつ連絡をして、今どういう状態なのか」が一目でわかる状態を作り上げたのがこちらの「採用活動記録アプリ」です!

採用活動記録アプリは大きく2つのセクションに分かれています。
アプリの上部に位置するのが、「求人情報・選考状況」です。
まず、どの媒体のどの職種の求人に対して応募してくれているのか、連絡は今どの段階にいるのか、最後に連絡した日はいつか?といった、「状況を確認するための項目」を作りました。

ここで登録した採用状況を元に「まだ選考中の応募者一覧」を作り、「どの求人に対して応募が来ていて、どういった状況なのか」一目でわかるようになりました。

その下に、求人媒体や履歴書から必要情報をコピー&ペーストで埋めていく項目を作成。

ここには、「基本情報(住所、氏名、年齢、連絡先等)+書類選考の際に検討する事項」を中心に記載していきます。

経験者か未経験者か、年齢、最終学歴、保有していると望ましい資格等を項目化していくことで、次のステップに進めるかどうかを判断する上長が「kintone上にある情報から判断できる状態」を目指しました。

履歴書や職務経歴書についても、郵送で届いたものをスキャン、あるいはメール等で届いたものをそのまま添付することで原本を保持しておく必要もなく、確認したい時にはkintoneからダウンロードすれば良くなります。

kintone(キントーン)が「次何をすればいいか」を教えてくれる

連絡状況を入力することで、「次はどんな連絡をしなくてはならないか」を把握しやすくなります。

アプリの登録状況やステータスに応じて通知を送ることができるため、最終連絡日から10日以上たっても次のアクションが無い場合にアラートを出したり、次回面接日の前日に通知を行うなど、担当者の記憶に頼らなくても処理を進めていける仕組みを作ることができました。

また、アプリの変更履歴から「誰が・いつ・どこを変更したか」を確認することができるため、例えば以下のようなフローでスムーズに採用を進めていくことが可能です。

  1. 採用担当者が応募者の情報を登録
  2. 上長にレコードが追加された通知が飛び、上長が登録されたレコードを確認
  3. 履歴書等を確認し、「採用状況」を変更
  4. 上長の変更を担当者に通知し、履歴を確認の上変更内容に従って次の連絡を行う

応募者の管理ができたら、次は「求人広告」の管理へ

ここまでで応募者の管理ができるようになりました。
ところで、各所に掲載されている求人広告の掲載期限は把握していますか?いつの間にか掲載が終了していたなんてことはないでしょうか?
また、もし有料プランを使っているのなら、これまでかけた金額は把握していますか?

そう、採用に関する情報管理は応募者に関する情報だけではなく、求人広告も管理してこそなのです。

「どの媒体に対して・幾らで・どの職種の求人を出しているのか?」という情報を集約するために作成した「求人広告管理アプリ」がこちら!

求人広告管理アプリと先ほどの採用活動記録アプリを紐づけることで、採用活動記録アプリに応募者の情報を登録する際、応募のあった求人広告を選択すると応募のあった媒体、募集している職種を自動で入力してくれます。

「取得」を押すと、求人広告管理で「掲載中」となっている求人一覧が表示されるため、該当の求人を選択します。

すると、応募媒体や募集職種が自動で入力されます。

採用活動記録に比べるとシンプルですが、掲載終了日を登録することで「再掲載処理が必要な求人」を自動で通知できたり、求人広告に対する課金履歴に行を追加していくことで合計額を自動で算出したりすることが可能です。

また、採用活動記録アプリと紐づけを行っているため「その求人に対して応募してきた応募者一覧」を関連レコードとして表示することができます。

※求人広告アプリに付与されるレコード番号を「求人番号」として採用活動記録アプリに自動入力することで、もし途中で求人広告のタイトルを変更したとしても関連する応募者一覧は変わらず表示されます。

どの求人に対してどれくらいの応募があったのか、体感値ではなくデータとして確認することができるのです。

kintone(キントーン)活用で応募者情報を蓄積・分析

ここまで、求人広告と応募者情報をkintone(キントーン)で管理する方法をお伝えしてきました。

しかし、中には「応募数はそんなに多くないから、管理するほどでもないよ」という企業さまもいらっしゃるでしょう。

kintone(キントーン)で応募者や求人広告を管理する最終的な目的は、業務を効率化し自社の採用プロセスをアップデートすること。
kintone(キントーン)を活用することで、ただ情報を管理をするだけではなく、採用を管理することで蓄積された情報を活用することができるのです。

例えば、求人広告管理に登録された情報から各求人媒体に対する今期の課金額を比較したり、さらにその情報と採用活動記録アプリに登録された媒体別の応募者数や採用者数を比較することで「課金が応募・採用に繋がったのか?」を検討、次の求人広告掲載先の参考にしています。


その他にも、応募者の年齢別集計を見ることで「自分たちの出している求人が、ターゲット層に届いているかどうか」を確認したり、保有資格や最終学歴等の傾向データを元によりターゲットを絞った求人内容に修正を行ったりしています。

採用管理で採用プロセスをアップデート

今回ご紹介した「採用に関連する情報のkintone(キントーン)化」によるメリットは以下の通りです。
  • 複数の求人媒体にまたがる応募を一元で管理できる
  • 応募者に関する情報が一か所にまとまっているため、求人媒体に参照しに行く必要がない
  • 次応募者に対して行うべきアクションをkintone(キントーン)が教えてくれる
  • 最後に連絡してから日が空いていればkintone(キントーン)が通知してくれる
  • 採用担当者と上長の間で、無駄なやり取りなく採用フローを進めることができる
  • 「どの媒体に対して・幾らで・どの職種の求人を出しているのか?」を一元管理できる
  • 求人広告と応募者の紐づけを行うことで、どの求人に対してどれだけの応募者があったか(どの求人が最も効果があったか)を把握できる
  • 蓄積されたデータを活用することで、次の採用活動に活かせる情報が得られる

会社の命運を左右すると言っても過言ではない採用戦略。kintone(キントーン)を活用することで、御社の採用プロセスをアップデートしてみていかがでしょうか?