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社内勉強会!kintoneが社内に浸透するまで|介護業パークヒルズ様の事例

kintoneでの情報管理。使い方が難しいという声への対応

紙やExcelでの二重登録を避け、情報管理の効率化を目指したパークヒルズさま。
kintoneを導入することで、情報管理はタブレットへの入力だけで完結できるように。
しかし、環境は整っても、新しい情報管理にすぐ慣れるのは容易ではありません。
実際に、現場からは「入力しづらい」という声もあがってきました。

kintoneへの登録に手こずっている様子

現場の人への使い方勉強会を実施

そこで、現場の人たちからkintoneに対する感想や意見をヒアリング。
kintoneの使い方をアップデートしていくことで、簡単に使ってもらうための方法を考えました。
また、使い方の説明会も実施。現場において、実際にどのようにkintoneが使用されているかを知ることで、現場に合わせた環境づくりを進められます。
その結果、kintoneをさらに便利に使うためのヒントがたくさん得られました。現場から寄せられた声は、具体的に次のようなものです。

  • 過去の情報を見ながら入力したい!
  • 指定した条件に合わせて色分けしたい。
  • 情報が多くなってきたので、簡単に検索できるようにしたい…
  • 一括登録したい情報がある

などなど。しかし、これらの要望をすぐに改善できるのがkintoneの強みでもあります。これらの要望は後ほどご紹介するプラグインで、簡単に解決できます。

説明会をしている様子

kintoneを使う目的をもう一度明確に

当初、kintoneが浸透しづらかった理由として、そもそも「使い方が分からない」という要因がありました。
「どうして慣れている既存の方法ではダメなのか」。こうした声は、新しいツールを導入する際には良く聞かれる意見です。

例えば、kintoneの導入に抵抗があったスタッフさまからは、「忙しい中、入力作業をしていられない」、「そもそも何のためにやっているの?」というご意見もありました。
そこで、パークヒルズさまの勉強会では、まずkintoneを使用する目的について共有しました。

スタッフさま全員に共通する目的は「入居者さまに喜んでもらえるサービスや支援を提供すること」です。
kintoneによってその目的をより効果的に達成できる、ということを明確にしました。
入居者さまの血圧や食事量など支援に必要な情報は、kintoneで手早く記録できます。
情報管理の手間が省ければ、より入居者さまと接する時間が増えるはずです。

kintoneを対面開発していくことが重要

当初は、kintone導入によって意見が衝突し、社内の雰囲気が悪くなった感がありました。
kintoneを使えない人の代わりに入力を行うなど、一部のスタッフさまに負荷がかかったり、紙とkintoneの二重登録が起こったりと、かえって業務効率が落ちてしまった時期もありました。

しかし、勉強会で使い方を丁寧に確認し、使いづらい点はその場その場で直していくという環境を作ることで、徐々にkintoneを自社に合わせてフィットさせられるようになりました。

「ねぇ、これもタブレットで見られるようにして!」と言った意見があれば、すぐにkintoneの仕様を変更するなど、現場での声をどんどん取り入れました。
新しいクラウドツールを社内に浸透させるには、このような対面開発ができる環境が欠かせません。

課題を共有し、解決策を一緒に考えることで、kintoneはどこまでも便利に使えるツールなのです。
下記ではその一例として、現場の声を取り入れることで、kintoneがどのように変化したかを見てみましょう。

コムデックと対面開発をし、使い方の確認と環境の修正をしている様子

kintoneのプラグインで、もっと使い方を簡単に!

プラグインとは「拡張機能」のことで、kintoneが標準搭載している機能だけでなく、「こんな機能を付け加えたい」というニーズに合わせて、付け加えることができます。
今回、現場からの声を参考に、下記のようなプラグインを装備し、kintoneのアップデートを行いました。

「カレンダープラス」で日付を確認しながら入力

勉強会で現場からの声をお聞きした際に「過去の情報を参照しながら入居者の支援にあたりたい」という声がありました。
「カレンダープラス」を導入することで、日付を確認しながら入力できるような仕様に変更しました。

実際のカレンダープラスの画面

「新条件書式プラグイン」で誤登録を防止!

「条件によって色分けをしたい」という声に応え、「新条件書式プラグイン」を使って、血圧や性別などの基準によって色分けを行えるようにしました。
例えば、上記の写真では、血圧を計測しなかったところは赤色で表示されるようになっています。これにより、見落としや目視で生じるそのほかのミスを防ぎます。

「テキスト検索絞り込みプラグイン」で知りたい情報を一発検索

登録する情報が増えてくると、今度は探し出すのが大変になります。
そこで、入居されている方の名前や登録情報を入力するだけで、すぐに知りたい情報へアクセスできるように変更しました。

「一覧レコード集計/コピープラグイン」でラクラク一括登録

アプリ上部にボタンを設けることで、一括登録ができるような機能も加えました。これで何度も同じ情報を入力する手間が省けます。

実際の上記プラグインの様子

kintoneはカスタマイズ次第で、会社に合わせた最適なツールに変貌する

このように、kintoneは介護という業種における情報管理にも適しています。
それぞれの業種に合わせたプラグインを活用することで、より効率的な事務業務を実現してくれるのです!
もちろん、ただkintoneを導入すれば良いというわけではなく、使い方のサポートや対面開発の環境を整えることで、本当の意味での効率性が増していきます!
最後のビフォー・アフターで、kintoneの社内勉強会を開催したことでどのような変化が起こったかをまとめました。

kintone導入後の勉強会でこう変わった(ビフォー・アフター)

ビフォー
(勉強会前)
アフター
(勉強会後)
kintoneを導入したものの、現場からは使いにくいという声があった 説明会を実施し、現場からの意見をヒアリング。実際にkintoneがどのように使われているかをチェック
結局、紙とkintoneの二重登録が起こった場合も kintone導入の目的(入居者さまの満足度アップ)を改めて共有。使い方は勉強会でしっかりレクチャー
一括登録など、付け加えてほしい機能の要望が多々あった 現場からの改善要望をスムーズに反映することで、ストレスフリーに使ってもらえるように
kintone導入の目的が共有されず、雰囲気が悪くなった一幕も 今後はkintoneで情報管理をする幅を増やすことで、さらに事務効率化を図る予定
結果として、改善策を一緒に考えられる環境が整った

kintoneは、介護に限らずどの業種でも活用事例のあるクラウドサービスです。
コロナウイルスの影響でリモートワークが進んでいる昨今。今後はさらにITツールを活用した働き方が必須になっていくことでしょう。
コムデックでは、今後はkintoneのほかにもさまざまなITツールを駆使して、企業さまの課題解決を図っていきます!

パークヒルズさま、ご協力ありがとうございました!

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