紙やExcelでの情報入力からクラウドへ!kintone(キントーン)で緊急時の情報チェックも可能に|介護業パークヒルズさまの事例

「紙に情報を記録した後、Excelに転記する入力作業に時間を取られてしまう」
「紙に書かれた情報を確認しないといけないので、探すまで時間がかかる
「紙を軸にした情報管理に時間を取られ、お客さんと接する時間が減ってしまっている」

「紙」を中心に業務を組み立てていると、それだけで「記入する・探す・整理する」ことに時間を取られてしまいがちです。
合同会社パークヒルズさまも、このような「紙」に起因する悩みを抱えていらっしゃいました。

そこから、kintone(キントーン)での一元管理を行うことで、どのような変化が生まれたのか、実際の事例をご覧ください。

介護に必要な情報を手書きとExcelで管理

三重県伊勢市を拠点に介護事業を手がける合同会社パークヒルズさま
「食」をテーマに、選び抜いた食材や天然の調味料を活用した美味しい食事がとても人気の施設を運営されていらっしゃいます。
そんなパークヒルズさまの業務は、先ほど述べたような「紙」中心の組み立て。

これまでは適切な介護に必要な情報(体重・食事・排泄・血圧など)を、検診後に紙へ手書きし、それを最後にExcelでまとめる、という流れで記録していました。
皆さんもご存知の通り介護事業は記録すべき情報がたくさんあり、まとめるだけでも一苦労です。

「普段の業務に追われて、なかなかExcelに入力する時間を取れない…!」
「この状態では紙をExcelに転記するだけでかなりの時間がかかってしまう…!」
「事務作業を効率化して、利用者様にもっと手厚いサービスを提供したい…!」
そんな「利用者様」への想いでコムデックにご相談をいただきました。

キングファイルで利用者様ごとに分けて管理している大量の紙

手書きの紙資料と、印刷されたExcel資料を並べて確認している様子

緊急の介護情報確認を紙に頼ることも

情報を管理すること=介護サービスの利用者様が今までにどのような支援を受けてきたか、状況を確認すること」は、適切なサービスを提供することや、今後の介護プランを立てる上で不可欠な業務です。
しかし、その「情報管理作業」によって通常業務が圧迫されてしまっては本末転倒。

加えて、情報は鮮度が命なのは介護事業においても同じことですよね。
最新の情報がExcelに入力されていればいいですが、もし未登録の状態で緊急で確認の必要が出た場合はどうでしょうか?

当然、Excelに転記する前の情報、つまり検診時の紙に書かれた内容を参照する必要があります。
必要な介護情報が複数ある場合にはさらに大変です。
それぞれファイリングしてある場所が違いますから、いくつものファイルを開いて確認を行う…緊急時には特に、なるべく避けたい手間ですよね。

紙資料をめくり資料を探すも見つからず、頭を抱えている様子

kintone(キントーン)での情報管理にチャレンジ!利用者と接する時間を増やしたい

今まさに現場で起きている問題と、「施設を利用してくださる方とのコミュニケーションや、本来自分たちがやるべき事に注力したい」という想いをお伺いし、コムデックは「kintone(キントーン)」の導入をお勧めいたしました。

これまで紙に記入し、Excelに入力するという2度手間が発生していた業務について、タブレットに直接情報を入力し、そのまま職員間で共有をすれば、入力が一度で済む上その場ですぐできるため、より効率的に仕事を進められるはずです。

入居者様と一緒にレクリエーションをしている様子

入力した情報は自動で共有。欲しい情報だけにすぐアクセス

パークヒルズさまが導入を決められたkintone(キントーン)は、様々な業種に活用可能なクラウドサービスです。
クラウドサービスと聞くと難しく感じますが、「メンバーが入力した情報がすぐに共有される環境」が実現できるツールだとお考え下さい。

タブレットで情報を入力し、入力した情報を基に話し合いをしている様子

これまでは、検診の際に紙に記入し、その後自分のデスクに座る時間ができたらExcelに転記をして、ようやく他の従業員がその情報を見ることができました。

kintone(キントーン)を使うことで、タブレットでkintone(キントーン)を開き、画面の【入力】から必要情報の入力を行うだけで、入力された情報がリアルタイムで職員全員に共有される仕組みです。
自分が担当していない利用者様の情報を知りたい時も、kintone(キントーン)の【閲覧/検索】を開くだけで最新の情報が得られます

かつては重たいファイルを出して紙をめくって探さなければいけなかった介護情報にすぐたどり着くことができ、「探す手間」を削減することができました。
さらに音声入力などを活用すれば、検診時などでもより効率的に情報を入力できます。

「自分が資料のもとに出向く」のではなく「資料の方から来てもらう」

kintone(キントーン)で入力できるのはひとつの業務の情報だけではありません。
これまで複数のファイルに分けて管理していた情報を、すべてkintone(キントーン)で管理ることが可能となります。
これを、「情報の一元管理」と呼びます。

これまでそれぞれの方法・形式で管理されていた情報が一元管理されることで、毎回Excelファイルや紙の資料を探し回る必要はなくなり、kintone(キントーン)を見れば全てが分かるという状態を作ることができました。
情報は全員で共有されるため、検索をすればすぐに必要な介護情報(利用者の状態や今までの支援活動など)を手繰り寄せることが可能になったのです!

利用者様のことを想い、データ入力を紙からkintone(キントーン)に変えることで大幅な時間短縮に成功した介護事業のパークヒルズ様。
今後は、利用者様の満足度をさらに向上させるための施策に注力されるとのことです!

kintone(キントーン)導入でこう変わった(ビフォー・アフター)

ビフォー
(kintone(キントーン)導入前)
アフター
(kintone(キントーン)導入後)
・ 施設利用者の情報は、紙で入力したあとExcelにも入力
 二重で情報登録が必要だった。
・ 利用者の基本情報を見れば、今までの対応履歴もすぐに把握できるように!
・ 緊急時には紙に書かれた情報を探すことも… タブレットの情報入力だけで共有ができるように。
 紙やExcelでの二重登録が減った!
  ・ 情報管理への時間が減ったため、利用者様とのコミュニケーションを取る時間が増えた

kintone(キントーン)を活用した改革は続く…!

kintone(キントーン)導入後、スタッフの方からも「業務効率が上がった」とのお声もいただけるようになりました。
紙で管理されている情報もまだ一部ありますが、今後はすべての情報をkintone(キントーン)によって一元管理できるように、引き続き改善を進めていく予定です。

大切なのは、業務改善によって節約できた時間で、本来やるべき業務に注力できるような環境を作ることです。
kintone(キントーン)の導入は、会社にとって大切な時間を確保する上でも強力なツールになり得るということが確認できた事例でした。