総務だってkintoneアプリ作れます!年末に大活躍、お歳暮アプリ

お歳暮リスト作成で休日出勤

未だ日本の企業に根強く残る「お中元・お歳暮文化」。
日頃お世話になっている方、お付き合いのある会社に、これまでの感謝と、これからも末長いお付き合いを……という気持ちをおこめて贈るお中元・お歳暮ですが、

毎年リストつくるの面倒だな……と思っている総務の方は多いのではないでしょうか?

コムデックでも、2年前までは毎年Excelでお歳暮送付リストを作成していました。
遅くとも11月中旬までには発注しておく必要があるため、リストを作るために休日出勤したなんてことも……。

なぜそんなに大変なのかと言いますと、「その1年で顧客との関係が変わっている」「お付き合いによってお送りするものを変えている」「直接持っていくのか、会社にお送りするのか、担当者の自宅に送るのか判断が必要」「結局、贈る/贈らないの判断は経営者や営業担当しかできない」等々、理由は枚挙に暇がありません。

例えば、昨年お歳暮をお送りしていないお客様でも、1年の間に新たなサービスをご契約いただいたり、ご購入いただくこともあります。
そうしたらもちろんお歳暮をお贈りしたいですし、逆に昨年お送りした先でもご解約になっていた場合には検討が必要です。
その「関係の濃淡」を図るためには販売の記録、契約の情報を専用の販売管理システムから抽出・集計するしかありません。
全取引先の情報を抽出し、いくつかの判断材料をまとめてやっとその情報を見て経営者や営業担当者に「何を贈るのか、どこに贈るのか、それとも持っていくのか」と確認してもらうことができます。

チェックする人が複数名いる場合には、どのExcelが最新版なのかわからなくなってしまうという状況も……。

やっとの思いでリストを作って発注しても、そこからがまた大変です。全社同じものかつ直送なら手間もありませんが、やはり直接お伺いしてご挨拶を差し上げたいもの。
会社によってお贈りするものも違えば持参なのか直送なのかも異なりますので、持参する先であれば12月頭から12月20日くらいまでの担当者の予定を確認して、持って行っていただくものを用意して……といった手間が発生します。
しっかりと先方にお渡しできたのかを確認するために、Excel内でお渡しできたのかできていないのかのチェック項目を作っていたこともありました。

Excelを置き換えただけ…それで本当に業務改善?

そんなに大変なら最初からkintone化しておけばよかったじゃないかって?

人間喉元過ぎれば熱さを忘れてしまうので、1年に1回しかやらない業務はどんなに大変でも「今年は乗り切ったしまた来年やればいいか」と先送りにしてしまうのです。

このままでは年末調整等でただでさえ忙しい総務の負担が一向に軽くならない!ということで、ようやくkintone化に乗り出したのが昨年。
kintoneは「自分たちが欲しい情報を、自分たちが使いたい形で」入れることができる業務改善アプリ作成ツールです。
最終的に「贈る/贈らない」の判断をするのは社長になるため、総務が行うべきは「社長が一目で判断するための材料を揃えること」です。

では、送付判断に必要な情報とは一体何でしょうか?

必要な情報とこれまでの収集方法
①昨年贈っているかどうか(贈っているのであれば、何を贈ったのか、持参したのか直送したのかといった情報も)…昨年の送付リストから判断
②会社の基本情報(会社名、住所、代表者名)…販売管理システムから抽出
③現時点で保守サービスをご契約いただいているかどうか…販売管理システムから抽出
④年内に何か頂きものをしているかどうか…記憶頼み

⑤そのお客様に関する売上…販売管理システムから抽出

これらの情報をひとつのアプリに集めるため、必要項目を配置していきます。

kintoneは自分が欲しい項目を好きな場所に追加することができます!

必要項目を配置したら、次は昨年のリストを読み込めば土台は完成!
あとはまたシステムから抽出した情報を元にリストに追加をすれば……ですが、それで本当に楽になっているのでしょうか?
確かに、kintoneを見れば誰でもその情報にアクセスできますし、「渡した/渡していない」の項目を本人に直してもらえるのはメリットと言えます。
ですが、抽出してきた情報をそのままkintoneに入れるだけでは、例えば売上の情報や契約の情報は来年になれば「過去の情報」になってしまい、結局新しく販売管理システムから情報を抽出した全取引先のリストを作り直さなくてはなりません。

欲しい情報は既にkintone上に。
あとは必殺「関連レコード」で集めるだけ!

情報をただ入れるだけでは不十分であることに気が付いた総務。
できるならば勝手に売上情報や契約情報が更新されて欲しい…!住所が変わっていれば変更後の住所になっていてほしい…!
そうすれば、もう販売管理システムから全社の情報を取り出してくる必要は無くなります。
情報が勝手に更新されていくためにはどうすればいいのか?
答えは簡単、更新後の情報がkintone上にあればいいのです。
普段の活動の中で、例えばお客様が何かを購入すれば請求管理アプリに登録しますし、住所が変われば顧客名簿アプリを更新、新たな契約があれば契約管理アプリに登録をします。
それらの「各業務のために情報を登録/更新したアプリ」から自動的に情報が集まるようにすれば、「お歳暮を贈るかどうかの判断」のためだけに情報を更新する必要はなくなります。

kintoneでは、お客様名や顧客コードといった「キーとなる情報」に紐づける形で様々な情報を関連付けることができます。
そして、それらの情報を「関連レコード」として別のアプリに表示させることができるのです。
関連レコードには、該当する会社の最新情報が表示されるため来年情報を更新する必要はありません。

総務・社長合わせて丸2日の時間短縮に成功

ここに表示された情報を元に社長に送付物、送付先の判断をしていただき、直接レコードを編集いただければ送付リストは完成!
クラウド上の同一のデータを見ているので、これまでのようにどのExcelが最新版なのか迷わず済みます。
これまでの「システムから必要情報を出力してまとめなおし、一件一件お歳暮送付対象になるかをチェックしていく」作業に比べ、「自動更新されている情報を見て送付を判断する」「新規契約、購入があった先だけリストに追加する」だけなので、総務担当者が休日出勤する必要はなくなりました。
チェックを行う社長にも、「見にくいExcelで確認するよりもスムーズ!」と好評です!
総務と社長、合わせて16時間、なんと丸2日の時間短縮になりました。

kintoneに情報が集まっていれば、必要な時に活用できる

様々な情報を一元管理できるkintoneですが、それらの情報が相互に紐づけられ、最新に保たれていることによって「使いたいときに、欲しい情報を」集めて活用することができます。
何かと「管理・整理」が必要なバックオフィスの業務ですが、やりたいことは比較的単純なためプログラミングが分からない入社数か月の総務部社員でも「これから先ずっと使える(要改修)」アプリを作ることができました。
蓄積した情報をどう活用するかが鍵を握る今後の企業経営、是非御社も「時間もかかるしめんどくさい」業務からクラウド化を進めてみてはいかがでしょうか?