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面倒くさい紙の日報をクラウド化。会社はこんなに変化した|大玉溶材さまの事例(後編)

本記事では、前編に引き続き、大玉溶材さまの日報改革ビフォーアフターをご紹介しています。

(前編)面倒くさい紙の日報をクラウド化。会社はこんなに変化した|大玉溶材さまの事例

Evernoteによって紙の日報から解放され、社内の情報整理と共有が格段にスムーズに。しかし、kintoneを活用することで、さらに成果に繋がる日報へと生まれ変わりました。

「社員が結果に繋がるアクションを起こせるkintoneの力とは?」

その一部始終をご覧ください。

共有されない紙の日報からの脱却!大玉溶材さまの挑戦

(前回のまとめ)Evernoteの導入で「共有できる日報」に。しかし課題も…

社員間での共有がうまくいかず、必要な情報がリアルタイムで見つけられなかった、大玉溶材さまの日報。

紙で日報作成をしていることもあり、日報の記入と確認、いずれもオフィス内でしかできないのも問題となっていました。

そこで、Web上でノートを作成できるEvernoteで日報を作成することに。出先からでも写真や音声を添付して日報をまとめ、共有することが可能になったため、社員間で情報が埋もれてしまうリスクは激減しました。

日報の情報を売り上げに直結させる!次なる改善案

顧客の情報管理を紙からEvernoteに切り替えることで、場所や時間に縛られず、さまざまな情報を社内で共有することに成功しました。

また、さらに成果を出すため、Evernote内に顧客ごとのノートを作成。知りたい顧客の情報をピンポイントで探せるようになりました。

こうすることで、顧客への対応履歴や関係性は分かるようになりましたが、まだ課題は残っていました。

過去のやりとりは把握できるものの、「この先どのようにアクションを取るか」というタスク管理がしづらかったのです。

例えば、顧客からの問い合わせや依頼に対して、誰が・いつ・どのように行動を起こすのか、という点が明確になれば、より業務は効率的に進むと考えました。

Evernoteでは補えなかった、今後のタスク・期日管理。今度は、Kintone(キントーン)を導入して、具体的なアクションに繋がる日報作成へとシフトすることに決めました。

顧客情報ごとにタスク管理!kintoneで「今すべきこと」が明らかに

kintoneを用いることで、顧客への応対履歴や案件の進捗などをデータベースで管理。日報のアプリと紐付けて、営業スタッフが必要な情報をすぐに得られるになりました。

あらゆる業務を一元管理。kintone導入のメリット

kintoneは、あらゆる業務管理をオンライン上(アプリ)で完結できるサービスです。

企業にあった形でカスタマイズできるのもkintoneを導入するメリット。顧客のデータベース作成はもちろん、部署内でのチャットから、交通費の申請やセミナー管理も可能になります。kintoneによって、大玉溶材様は顧客ごとに情報を管理できるようになりました。

使い方も非常にシンプルで、社内で定着しやすいこともあり、導入後は、各営業担当が成約に至るまでに必要な情報をすぐに調べられるようになりました

Kintone(キントーン)について詳しく知る

顧客ごとに整理できる日報アプリ。ニーズに合った提案が可能に

顧客ごとに作成ができる日報アプリを導入することで、誰がどんな対応をしたのかが明確になりました。

日報に記載することは下記のようなことです。

  • ウォーターサーバーの交換履歴
  • ガスの周知状況
  • 受注や納品の履歴
  • その他、お客様のご要望など
  • チラシや提案資料の配布履歴
  • 修理履歴
  • イベント参加履歴

作業や状況別に情報の整理ができるようになり、特定のタスク(設備交換など)の期日が近づいたら、アラートを出す仕組みにしたため、換漏れや連絡忘れなどのミスが激減しました。

この「アラート機能」は、大きな転機となりました。実際に、kintone導入時は「Evernoteの方が使いやすい」という声も社内ではあったようです。

しかし、kintoneに情報入力すれば、忘れていてもアラートで「いつ、何をやるか」を知らせてくれるため、多少の時間を要してもkintoneに入力する価値を感じたのです。

最近訪問していない顧客も一目でチェック!提案漏れが激減

kintoneと日報アプリを導入することで、自社と顧客との対応履歴が全て残るようになったので、「このお客様には最近顔を出していないな。今度、新商品の提案をしよう」といった具合に、営業スタッフが行動を起こしやすくなりました

さらに、自社と顧客との関係性がすべて見えるようになったことで、それぞれの顧客の要望が明確に。営業活動のための顧客リストが簡単に作成できるようになりました。

また、営業が必要とする情報に合わせて、次のようなリストも簡単に作成できます。

  • 「○○を使っている顧客一覧」
  • 「最終訪問から●日以上経過している顧客一覧」

以前はこうしたリストを作るのに、1週間ほど要すこともあったのですが、今ではワンクリックで!時間を大幅に節約できました

もっと顧客ファーストの日報へ。改善は続く…

kintoneによって、顧客との結びつきがより強まった大玉溶材さま。今後も、定期購買日が過ぎたら自動でスマホに通知をしてくれる仕組みづくりや、事務作業の効率化に取り組んでいく予定です。

情報の記録と整理。そして、必要な情報の検索。これらの作業にかかる時間が大幅に節約できる分、より顧客へのサービスに集中できるはずです。

【ビフォー/アフター】紙からクラウドへ。そして、顧客のための日報へ

紙の日報と比べると、驚くほどの変化があったことがわかります。最後にもう一度、そのビフォー・アフターを見てみましょう!

ビフォー(Evernote)アフター(kintone)
スマートフォンを活用して営業活動の共有は出来るようになったが、そこから生まれるタスク等の納期が管理出来ていなかった。kintoneで期日通知を設定することで、納期遅れ/対応漏れが減った。  
欲しい情報にモバイルからアクセスする事が出来たが、検索しなければいけなかった。 営業活動時に必要なリストを、ワンクリックで表示できるようになった。

実際に表にしてみると、顧客へ最善のサービスを届けるために必要な情報がすぐに手に入る環境になったことが分かります!

クラウドに移行するコストは決して莫大なものではありません。それでも、クラウド化によって得られる恩恵は、非常に大きいです。

たかが日報。されど日報。日報のあり方にこだわることで、企業は大きく変化するということがよく分かる事例でした。

今後もコムデックと二人三脚で、さらなる業務改善を続けていきます!

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