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面倒くさい紙の日報をクラウド化。会社はこんなに変化した|大玉溶材さまの事例(前編)

面倒くさい紙の日報をクラウド化。会社はこんなに変化した|大玉溶材さまの事例(前編)

ほとんどの企業が行っている日報作成。顧客の情報管理をするために、そして、スタッフの業務内容を把握するために、重要な記録です。

しかし、日報が形骸化してしまい、「必要な情報が、必要なときに引き出せない」という状況に陥ってしまうケースは少なくありません。

特に、紙での日報管理となると、書く方も確認する方も一苦労…。

今回ご紹介する、有限会社大玉溶材さまも、「日報のあり方を見直し、改善したい」と考えておられました。

そこで導入したのが、クラウド型の日報。「クラウド」と聞くと難しく聞こえるかもしれませんが、決してそんなことはありません。

スタッフが個別で管理している情報をまとめ、「誰でも・どこでも・いつでも」、必要な情報にアクセスできるのが、クラウド化の大きな利点です。

大玉溶材さまの日報がどのように変化したか、そのビフォー・アフターを見てみましょう。

紙での日報管理は限界…。リアルタイムに情報共有できないか

有限会社大玉溶材さまの挑戦

伊勢市通町に本社をおく大玉溶材さまは、酸素やアセチレンなどの高圧ガスや溶接材料の販売、産業機器の設備工事などを手がける企業です。
大玉溶材さまHPリンク  http://www.oodama.co.jp/

大玉溶材さま外観
大玉溶材さま内観

最初は、「社内での顧客情報の共有をスムーズにしたい」というお悩みから、コムデックにご相談をいただきました。

当初、大玉溶材様の社内では、スタッフがそれぞれ顧客情報を管理している状態で、各担当が取引先とどういった話をしているのかを把握しづらかったのです。

日報が週報に。お客様とのやりとりを必死に思い出すことも

スタッフが担当の顧客との進捗を記録するために、日報が付けられていたのですが、ここにも問題がありました。日報がすべて紙で管理されていたのです。

手書きの日報

手書きの日報を毎日提出するのは難しく、結局は週末にまとめて報告をする…といった流れに。日報も「誰がどこに行ったのか」という簡素な内容に終始していました。

そうなると、顧客についての情報を得るときには、記録よりも記憶に頼ってしまいます。午前中に訪問したお客様についても、毎回思い出す必要がありました

普段の業務で、情報を思い出したり、紙の書類を探したりすることに忙殺されてしまう。そして、結果的に、日報を書く時間が削られてしまう。この悪いサイクルを、まずは断ち切る必要があったのです。

業務の引き継ぎなど、過去のノウハウを簡単に共有したい!

「オンタイム(リアルタイム)で、社内の情報を把握したい!」

最初に、大玉溶材さまは、Evernoteを導入して、ウェブ上で日報を作成することにしました。

日報をクラウド化しよう!Evernoteを導入して起こった変化

紙の日報から、クラウド(ウェブ)の日報へ。これは、大きなチャレンジでした。PCやスマホが苦手なスタッフもいたため、従業員同士で使い方を教えながら、Evernoteで日報を作成する仕組みにと、迅速に移行しました。

Evernoteの使い方を従業員同士で教えあっている様子

リアルタイムに情報共有を可能にする!Evernoteとは?

Evernote(エバーノート)を一言で説明すると、Web上で何でもまとめられるノート。WordやExcelファイルはもちろん、写真や音声もひとつのノートに盛り込むことができて、スマホからでもそれらの情報にアクセス可能です。

共有の設定も簡単で、自分や他の人が記録した情報を簡単に共有できます。

Evernote Businessについて詳しく知る

顧客情報や案件進捗がすぐに確認できるように!

Evernoteの導入で、出先でもPCやスマホひとつで日報作成ができるようになりました。また、いつでもどこでも日報チェックが可能になりました。

顧客先から会社に戻って、日報を作成したり、参照したりする必要もありません。離れているスタッフの状況を確認できるようになったのも、大きなメリットです。

Evernoteでは、日報に写真を添付することも簡単です。

Evernoteモバイルアプリで日報を管理

結果として、報告漏れが少なくなり、日報の精度そのものも格段に上がりました。また、リアルタイムでスタッフの悩みや問題点を共有できるようになったため、トラブルを未然に防ぐことにも一役買いました

Evernoteを上司と部下でチェックしている

Evernoteのノートブック機能を使うことで、情報が整理され、誰でもアクセスできる状態になったのです 。

Evernoteのノートブック一覧

紙での日報作成から解放!しかし、次なる課題も

Evernoteによって、過去に行った顧客への応対を確認しやすくなりました。紙で日報を作成する従来のやり方を廃止したことで、スタッフは場所を問わず情報共有ができるように。

しかし、大玉溶材さまの日報改革はこれで終わったわけではありません。

後編では、Evernote導入で起こった新たな課題と、それを解決するために導入した「kintone」について、詳しく紹介します。

蓄積した情報が、売り上げにつながる日報へと変化していくプロセスを、ぜひご覧ください。

紙の日報→Evernoteのビフォー・アフター

最後に、紙の日報からEvernoteへと切り替えたことで、どのような変化が起こったのかをビフォー・アフターで確認してみましょう。

ビフォー(紙の日報) アフター(Evernote)
紙に手書き…社内でないと日報を書けない
→毎日作成できず週報に…
→リアルタイムに情報共有できない…
スマートフォンで出先でも日報を書ける
→新鮮な記憶を基に日報が書ける
→顧客情報をリアルタイム共有できる
日報に書き切れていない顧客対応は記憶に頼っていた
→情報があいまいになることも…
写真付の日報を作成
→より正確・詳細な顧客情報を共有することが可能に!
作成者ごとに日報をファイリング
→顧客ごとに対応履歴を確認できない。探すのに毎回時間がかかる
顧客ノートブックを作成
→顧客ごとに対応履歴を確認可能に。
キーワードを入力して横断検索、探す時間を削減!

モバイル(スマートフォン)で、顧客情報の記録や共有ができるようになったのは大きな変化となりました。

しかし、売り上げに繋がる営業活動につなげるためには、「今やるべきこと」を明らかにする必要がありました。

次回、kintoneを新しく導入することで、日報が営業活動に直結するツールへと変貌を遂げます。ぜひ、チェックしてみてください!

(後編)面倒くさい紙の日報をクラウド化。会社はこんなに変化した|大玉溶材さまの事例

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