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ホワイトボードにサヨナラ。kintoneで膨大な情報を一元管理|農機具販売・整備業ナリッシュさまの事例[後編]

予定の共有や指示を紙媒体や電話で行っていた、三重県亀山市の株式会社ナリッシュさま。ホワイトボードを見ないとスタッフの予定が確認できない点や、お願いした作業がどれだけ進んでいるのか把握しづらい、といった悩みを抱えていました。

「顧客担当しか知らないことが多く、情報共有の質やスピードに悩んでいる」という企業様は多いものです。しかし、ITツールの活用で、社内の情報伝達は大きく変わるのです。

前編ではLINE WORKの導入で、リアルタイムでの情報共有に成功。会議の時間も大幅に短縮しました。

▼ナリッシュさまのIT改革!前編(LINEWORKSの導入)はこちら

今回は、kintone(キントーン)というツールを使って、「スタッフの対応がどこまで進んでいるのか」、「対応漏れはないか」といった、企業の利益に大きく関わる情報管理を推し進めました!

ホワイトボードにサヨナラ。kintoneで膨大な情報を一元管理

ナリッシュさまがLINEWORKSの次に導入したのがkintone(キントーン)です。kintoneは社内で発生する多くの業務をアプリで完結できるサービス。プログラミングの知識がなくても自社の業務形態に合わせたアプリを自分たちで作れるため、多くの企業がkintoneを活用してIT化を進めています。

修理予定を管理しているホワイトボード
修理予定を管理しているホワイトボード
kintone修理予定アプリ
kintoneで修理予定を管理。カレンダー形式でも確認できるようにし、いつ対応しなけらばならないか?がぱっと確認できるようになった

kintone(キントーン)について詳しく知る

LINEWORKSでは、社員とのコミュニケーションを円滑に進める上で効果がありました。kintoneは、社員間の連絡に加え、納期管理(納期の通知)や、作業内容や目標の共有をも可能にします。

つまり、LINEWORKSは現状把握に。kintoneは目標と現状を明確にし、次に取るべき行動が明らかになる「企業の成績に直結するツール」と言えます。

kintoneによって、ナリッシュさまの社内は下記のように変化しました。

ビフォー
(LINE WORKS導入後)
アフター
(kintone導入後)
・ 情報共有のために費やす時間が減少

・指示した作業の進捗や厳密な納期管理が曖昧なままだった

目標や作業内容の詳細共有などLINWORKSでは物足りない場合も    
・情報共有はkintoneで完結したため、社内のホワイトボードが不要

・修理状況の説明も写真付きで行えるため、情報共有の質がアップ

・目標値と現況をグラフで示すことで、今やるべき行動が明確になりやすくなった

・納期3日前の通知などで、対応漏れへの不安も減った   
kintone修理予定アプリ詳細
修理状況を管理するアプリの中に修理中の分解写真を貼ることで、対応内容の記録と、過去の写真と比べて部品の傷み具合の経過をチェックすることに役立てている

kintoneの導入時、スタッフからの抵抗はゼロではありませんでした。慣れ親しんだホワイトボードでの情報共有を希望するスタッフもいましたが、社長がリーダーシップを発揮し、積極的にIT化を推し進めたことが功を奏しました。すでに、LINEWORKSを活用していたことも、kintoneの浸透を促しました。

「受けた指示をやったかやっていないか」、「納期に対して現況はどうなのか」、「具体的な作業内容は何か」。マネジメント層であれば即座に把握したい内容が、kintone一つで共有可能になりました。

社内でのコミュニケーションが円滑に進むようになった分、今後は顧客への対応に時間を割けそうです。小野社長も「目指す姿がおおよそ形になってきた」と手応えを感じられています。kintoneについては「スケジュール形式でみられるという点は、導入当初予想していた以上に便利」とのこと。

ナリッシュ小野社長
kintoneの改良を重ねながら業務改善に取り組む小野社長

情報共有の漏れやスピードの遅さは致命的。今後も改善は続く

スタッフ間の共有漏れや確認に要する手間が激減したナリッシュさま。社内での情報が止まることなく、スムーズに伝達されるようになりました。

上記で紹介した改善内容に加え、過去に発生した修理の内容をまとめることで、同じ壊れ方をしないよう、使い方や注意点の説明を伝えられるようにしていく予定です。こうすることで、顧客が利用する農機具が故障して、稼働できなくなるリスクを下げることができるでしょう。

また、顧客から催促をいただかなくても、対応できるような納期管理システムも構築していきます。

今回ご紹介したkintone。納期や目標に対する進捗を一目で把握したい企業様に確かな変化をもたらします!LINEWORKSなどのチャットツールで「社内の意思疎通やデータ管理はできるものの、納期管理も一元化して分かりやすくしたい」という企業様にも効果的ですよ。

ナリッシュメンバー
ナリッシュさま ご協力ありがとうございました。
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