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LINE WORKSで社内の情報共有は激変する|農機具販売・整備業ナリッシュさまの事例[前編]

社内での情報共有はどのように行っていますか?そして、その情報共有によって大切な時間は奪われていませんか?

株式会社ナリッシュさまは、予定はホワイトボードに、指示は電話や紙のメモをメインに行っていました。しかし、「お願いした作業がどれだけ進んでいるのか」を確認するのが難しく、対応漏れや納期管理に悩んでいました。スタッフそれぞれの情報を共有するために日々の朝礼や昼礼などの会議が長時間化してしまうこともありました。

しかし、ITツール「LINEWORKS(ラインワークス)」と「kintone(キントーン)」を導入することで、社内のホワイトボードは不要に。社長の指示が迅速に伝わり、案件の進捗もスマホで確認できる環境が整いました。

社内での情報共有は的確かつ、手間は最小限に。それによって最も注力すべき顧客のための時間を多く保てるようになりました。実際にそのプロセスを見てみましょう。

社内での情報共有を目的に会議が長時間化してしまうことも

株式会社ナリッシュさまは、農機具の販売や修理を行っている、三重県亀山市の企業です。昭和26年創業の老舗で、地域からの信頼も厚いナリッシュさま。しかし、社内での情報共有に悩みがあり、コムデックにご相談をいただきました。

ナリッシュ受付
農機具の販売窓口・事務スペース
ナリッシュ工場
販売した農機具の定期点検・整備を行っている

多くの企業は、社内にあるホワイトボードにスタッフの予定を書き込んでいます。ナリッシュさまも例に漏れず、スタッフのその日の予定や依頼のあった修理の進捗などをホワイトボードで管理していました。

修理予定を管理していたホワイトボード
予定を管理していたホワイトボード

外出がちな担当者はホワイトボードの情報を頻繁には更新できず、詳細な情報は顧客の担当のみ知りうるという状況だったため、日々の会議が長時間に及んでしまうことも問題になっていました。

社長が指示したタスクが、「進んでいるのか、進んでいないのかが分かりづらい」という点も悩みの種でした。

目指すは、スムーズな情報伝達、漏れのない納期管理。そして、社長からの指示に対応漏れがない状態

「それができれば苦労しない…」と考える方は非常に多いかもしれません。しかし、ITツールで効率的な情報共有を行うことによって、ナリッシュさまは大きな変貌を遂げました。そのビフォー・アフターをご覧ください。

IT化の第一歩。LINEWORKSで「即時」の情報共有を

まず、使用したツールはLINEWORKS(ラインワークス)。おなじみのLINEのビジネス版で、グループチャット機能はもちろん、スケジュールやファイル共有も可能です。

LINEWORKSの大きなメリットとして、プライベートのLINEアカウントを業務に用いる必要がないこと。多くの人が慣れ親しむLINEと操作性は変わらないため、社内に浸透しやすいこと。そして、社内でのコミュニケーションがLINEWORKS一つで行えるため、情報共有が容易に行える点があります。

LINEWORKS(ラインワークス)について詳しく見る。(コムデック公式HP内コンテンツに移動します。)

LINEWORKSによって、社内の情報伝達はどう変わったのか、まずは結果から見てみましょう。

最後に、LINEWORKSとDropboxの導入で、どのような変化が起こったかをまとめてみました。

ビフォー アフター
(LINEWORKS導入後)
社長からの指示は紙だったため、その後の進捗が確認できなかった。(情報伝達は紙・電話がメイン)     社長からの指示がスマホに届くため、対応漏れが減少(デジタルデバイスだけで情報共有が完結)    
・担当者が持っている情報の共有は会議で行われ、長時間に渡ることも

・スタッフの予定は社内のホワイトボードに(社内でないと情報が確認しづらい状態だった)
リアルタイムでの情報共有が簡単になり、会議時間が短くなった。

肝心の納期管理や作業進捗を解決するために…

LINEWORKSの導入はスムーズに進み、社内での情報共有や指示伝達という点で成果がみられました。

何より大きな変化だったのは、情報共有の質とスピードが改善されたこと。コミュニケーションに割く無駄な時間が減り、会議の時間も大幅に減りました。また、スタッフ間の作業依頼もメッセージでやりとりできるため、対応漏れが減りました。

LINEWORKSスマートフォン
小野社長からの指示や、社員からの報告事項がLINE WORKSを通じて即時共有されている

社内での 情報伝達がうまくいかず対応漏れが起きてしまっている企業様はぜひ一度、導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

さらなる効率化を目指して。ITツール改革は続く…

大きな変化をもたらしたナリッシュさまのIT改革ですが、下記の点で改善の余地がありました。

  • 作業の厳密な納期管理
  • やったか・やっていないのかの進捗共有
  • 作業内容の詳細

そこで、LINEWORKSによってスマホでのコミュニケーションに慣れた段階で、次なる施策を打ち出すことに決めました。

それが、自社に最適な業務管理アプリが手軽に作れる、kintone(キントーン)です。

後編へ続く

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