全社員のスケジュール管理をグループウェアからkintone(キントーン)へ移行|建設業株式会社中美建設さまの事例

スケジュール管理・共有に特化したクラウドツールは数多くありますが、スケジュール管理以外の業務は行えないか、できても使い勝手がいまいちだったりすることがほとんどです。

今回は、スケジュール管理に特化したグループウェアからkintone(キントーン)に切替え、情報の一元化を行うとともにスケジュールデータの活用を実現した建設業の企業さまの導入事例をご紹介します!

グループウェアは使いやすい、けれど「スケジュール管理」だけ

株式会社中美建設(なかよしけんせつ)さまは、「感動の家創り」をコンセプトに掲げ、新築の注文住宅を中心に手がける三重県伊勢市の建設業者さまです。

お客様とのお打合せが多く、人によって休む日が異なる株式会社中美建設さまでは、会社全体でスケジュールを共有するためにグループウェアを活用していらっしゃいました。

そして、予定に対する実績はグループウェアとは別にkintone(キントーン)の日報アプリで提出するのですが、ツールが異なるため予定と同じことをもう一度入力しなくてはならない手間があり、登録漏れが発生していました。

利用していたグループウェアはスケジュール管理に特化していたため、予定の登録という面だけであれば申し分ありません。

しかし、グループウェアのスケジュール管理は独立しており、実績であるkintone(キントーン)の日報との連動性はない状態だったのです。

以前活用していたグループウェア

カレンダープラスでスケジュール管理をkintone(キントーン)に移行!

株式会社中美建設さまでは、kintone(キントーン)を活用して複数ツールに散逸した顧客情報の管理を一元化し、データ入力作業の効率化を実現されました。
情報がkintone(キントーン)に集約されたことで会社全体の情報の連携性が高まり、年間の建築棟数増加という効果も出ています。

▼データ入力作業を効率化してモチベーションを上げよう。kintone(キントーン)による働き方改革導入事例|建設業中美建設さまの事例-後編

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そこで、今回も「グループウェアに登録された予定」と「kintone(キントーン)に登録する日報」を一元化し、効率的にスケジュール管理を行いたいというご要望を受けて、グループウェアからスケジュール管理をkintone(キントーン)へと移行することになりました。

kintone(キントーン)におけるスケジュール管理には、これまでにも何度かご紹介しているカレンダーPlus(プラス)を活用。
できる限りグループウェアに近い見た目・操作性のスケジュール管理アプリを目指しました。

▼無料で使える!kintone(キントーン)カレンダーPlus(プラス)プラグインの活用方法

週別の全体スケジュール表示

スケジュールの登録画面

案件管理や日報アプリへ連動、施設・設備の予約も可能

スケジュール管理がkintone(キントーン)化したことで、元々kintone(キントーン)に集約されていた案件情報と紐づけることができるようになりました。
課題となっていた日報の登録漏れについても、スケジュールから「スケジュールを日報へコピー」ボタンを押すことで予定からそのまま日報が作成されるよう設定
これにより、スケジュールと日報で二重入力する手間がなくなり効率化されました。

「スケジュールを日報へコピー」ボタン

スケジュール管理から日報アプリにコピーされた内容は、日報を集約しているスペースから確認することが可能です。

社員別の集計時間一覧

業務別の対応時間

予定を登録する際、日付を入力するとその日の施設や設備の利用予約状況が関連レコードとして表示されます。

こちらを確認して利用する社内の設備等も登録することで、施設・設備・人のダブルブッキングを防ぐことも可能です。

設備の利用予約状況

「知りたい情報」を「見たい形」で実現。様々な切り口でカレンダーを切替!

従来のカレンダーであれば、「従業員ごと」の予定しか確認することができませんでしたが、カレンダーPlus(プラス)の「リソース別表示」機能を使うことで、従業員ごと、部署ごとのスケジュール表示はもちろんのこと、先ほどご紹介した設備ごとの利用予定もカレンダー形式で確認することができます。

部署ごとのスケジュール表示

従業員ごとのスケジュール表示

設備ごとのスケジュール表示

案件情報との紐づけも行っているため、案件ごとに進捗を確認することも可能です。

案件ごとのスケジュール表示

このように、自分が知りたい情報の切り口で見え方を変えて表示することができるのも、kintone(キントーン)でスケジュール管理を行うメリットと言えます。

予定のデータを活用!kintone(キントーン)でスケジュール管理を行うメリット

株式会社中美建設さまにおける、独立したグループウェアとkintone(キントーン)でのスケジュール管理を比較しました!

グループウェアでのスケジュール管理
kintone(キントーン)でのスケジュール管理
予定登録が行いやすいつくりになっている
繰り返し予定の登録が可能
UIはkintone(キントーン)に依存するため、スケジュール管理に特化したグループウェアに比べると使い勝手が微妙なところがある
繰り返し予定はコピーで作成する必要がある
予定はあくまで予定
独立しているため他との連動性はない
予定と案件(顧客)を紐づけて管理することができる
登録された予定データから日報を自動作成できるため、日報作成の手間を削減できる
従業員ごとの予定を見ることができる
従業員ごとや施設ごと、案件ごとといった、「自分が見たい形での予定」を確認することができる

今後は、スケジュールデータから自動で作成された日報のデータをさらに活用し、予実に対する振り返りを行って生産性を高めていきたいとのことです。