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データ入力作業を効率化してモチベーションを上げよう。kintoneによる働き方改革事例|建設業中美建設さまの事例-後編

部署によって情報管理ツールが異なっているため、情報共有がしづらいという問題を抱えていた株式会社中美建設さま。エクセルでの情報管理も社内でないと行うことができないため、何か事務作業を改善する手段を探していました。
後編ではクラウドツール「kintone」で社内業務がどのように変わるのかをご覧ください。

kintoneで情報を一元管理。部署間の連携アップ!

現在の問題を一通りヒアリングした後、まずはkintone(キントーン)というクラウドサービスを導入することにしました。部署間でバラバラだった情報管理ツールもすべてkintoneに集約。情報を一元管理することで、会社全体の連携を高める狙いです。

具体的にはkintoneで情報を一元管理する事で、これまで複数の情報管理ツールに入力していたデータ入力作業の効率化を行います。一元管理する事で、kintoneさえみれば、仕事に必要な情報が集まっている環境を作ります。

kintone(キントーン)についてもっとくわしく

kintoneを導入することで、社内業務はどう変わったのでしょうか。

二重・三重の登録作業が不要に

今までは「この情報はエクセル。あの情報はメンテナンス管理ツールで…」といったように使い分けをする必要があり、複数のツールにまたがって同じ情報を入力することがありました。

しかし、今では「どの情報でも、まずはkintoneを開く」という仕組みが出来上がり、情報管理はぐっとシンプルなりました。

PCでkintoneを開いている様子
中美建設様kintone顧客管理
kintoneで顧客情報を一元管理

リマインダー機能で対応忘れをなくせるkintone

kintoneは忘れてはいけないことを通知してくれる機能もあります。今回のケースでは、アフター対応を通知設定しておくことで、対応漏れのリスクを減らすことができました。

ペーパーレスが実現!書類作成の手間が0に!

毎月Excelで作成しなければならなかった定期点検表は作成不要に。そのほか、住宅見学会のアンケート結果を自動集計できるようになったり、アンケートから顧客情報への転記が可能になったりと、それぞれのデータが連携する事で業務は大きく効率化されました。紙の書類がなくなれば、それらを探すことに費やす時間も減ります。

まとめ

kintoneの導入は、目に見える数字となって現れました。年間建築棟数は前年度より増加しました。

ここで、改めてビフォ・アフターをまとめてみましょう。

ビフォー
(kintone導入前)
アフター
(kintone導入後)
・ データ入力を行なっていたものの、部署によってツールが異なっていたため、連携がうまくいかないリスクがあった ・ kintoneに情報を集約し、一元管理が可能に、登録作業がシンプルに。部署間の連携も強化
・Excelで情報を管理していたため、複数の人が同じファイルを閲覧・編集するのに手間がかかった。 ・ 紙媒体の資料を作成したり、管理したりする手間がなくなった
・ 紙媒体の資料を探すのに時間がかかってしまうことも ・ 通知機能を活用することで、アフター対応漏れの心配がなくなった
・ 同じ情報を二重三重と複数のツールに登録しなければならなかった 年間の建築棟数や成約率もアップ

蓄積したデータを元に改善を進められるメリットも

もとよりデータ入力を行う習慣のあった中美建設さま。そのため、kintone導入もスムーズに進みました。 当初の目標である社内業務の生産性向上。こちらはこれまでの二重三重入力がなくなり、kintoneへ一度入力するだけになりました。kintoneを導入したことで 事務作業は大きく効率化されたため、今後もさらに改善を続けていくことで、「お客様感動プロジェクト」を通じて、より質の高いサービス提供が出来るようになるでしょう!

中美建設さまご協力ありがとうございます。

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