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データ入力作業を効率化してモチベーションを上げよう。kintoneによる働き方改革事例|建設業中美建設さまの事例-前編

部署によって使用する管理システムが異なるため、情報を共有するだけでも一苦労紙やExcelで資料作成をしているので管理が大変な上に、社内でないと情報が確認できない…などなど。このような悩みを持たれている企業様は非常に多いのではないでしょうか。

今回、kintoneを導入された株式会社中美建設さまも、当初は同じような悩みを抱えられていらっしゃいました。

株式会社中美建設(なかよしけんせつ)さまは、伊勢市にある新築の注文住宅を中心に手がける工務店です。
中美建設さまの目標は大きく3つ。

1.データ入力作業や情報共有を効率化して残業時間を削減したい
2.社内業務の生産性を向上させて、仕事のコアとなる大切な業務に集中したい
3.コア業務に集中し、お客様への貢献度を上げることで、社員のモチベーションも上げたい

このような目標を掲げた会社がどのような変化を遂げたか、その一部始終をご覧ください。

お客様の対応をしている社内の様子

社内には複数の管理ツール。事務の生産性を上げたい…

目標を実現するべく、まず最初に着目したのは「データ入力作業」でした。
データの入力作業に割く時間が減れば、会社が推し進める「お客様感動プロジェクト」により注力できるようになると考えたためです。
膨大な時間を使うデータ入力作業を効率化し、生産性を上げるためにITツールを活用されたいとのことで、コムデックにお問い合わせをいただきました。

効率化と一口に言っても、ただ紙やExcelを無くせば良いというわけではありません。データ入力作業を効率化するためには、まずは従来のデータ入力作業のありかたを把握し、改善する必要がありました。

建築案件、特に新築工事はプロジェクトが長期化し、状況に応じて管理しなければいけない情報が変化するという特徴があります。中美建設さまでは、営業段階で必要な情報はExcel、契約に必要な情報はトレンドネット…と言うように、「その時必要な情報」を「それぞれ別のツール」で管理されていました。(下図参照)

案件状況に応じて管理していた内容とその管理ツール(一部抜粋)


重要な情報の管理を複数のツールで行っていたため、ひとたび変更が発生した際や新規案件を受注した際には、同じ内容を複数ツールにまたがって何度も入力しなければいけないこともしばしば。さらに、部署ごとに情報が区切られていたため、変更がある度に他部署に伝える必要もあり、正確にすべての情報を更新するためには多くの時間が必要でした。

例)お客様情報の変更に伴って、変更が必要になるツール
①顧客情報(管理部署:営業部/総務部)
②DM送付管理(管理部署:営業部/総務部)
③案件管理(管理部署:営業部)
④アフター対応履歴(管理部署:工務部)
etc…

複数のExcelや紙資料を更新している様子

重要な情報が複数のツールに散らばっているため、お客様からお問合せをいただいた際には、他の部署が管理している情報にまで目を行き届かせるという従業員さまたちの努力顧客満足度高い水準に保っていました。

また、データの多くはExcelで管理されていたため、会社に戻らないと最新の情報が確認できませんできず、「社内に戻って確認して、もう一度連絡…」という手間が発生することも。

加えて、ローカルサーバーを使用していたため、誰かがデータの編集を行なっている時は、他のスタッフがExcelなどを更新をすることはできない状態でした。そのため、多くの会社が行なっているように、Excelを更新するたびに「〇〇最新.xlsx」と名前を変更するという方法を取らざるを得ませんでした。

これでは情報共有がスムーズにできないということで、kintone(キントーン)を活用してみることにしました。kintoneであれば、最新情報の一元化が可能となり、必要な情報に場所や時間を問わずアクセスできます。

まとめ

  • データ入力を行なっていたものの、部署によってツールが異なっていたため、連携がうまくいかなかった
  • Excelで情報を管理していため、複数の人が同じファイルを閲覧・編集するのに手間がかかった。
  • 紙媒体の資料を探すのに時間がかかってしまうことも
  • 同じ情報を二重三重と複数のツールに登録しなければならなかった

このような状態から、どのような変化が起こるのか、後編で詳しく見てみましょう!

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