予定を共有するのに時間コストがかかる…
「各自の予定を共有する際に、FAXや電話で確認するため時間コストがかかる」
従業員の予定の管理をエクセルや紙、ホワイトボードで行っていると、どうしても情報共有に時間がかかってしまいます。
さらに、エクセルや紙でのスケジュール管理に加え、なかむら建設株式会社さまのように拠点が複数ある場合には、余計に別の拠点にいる従業員の予定の把握は難しくなります。
従業員のスケジュール管理ができていないと、誰が今どこに行っているのか、どの程度忙しいのかといったことも見えにくくなります。
従業員の予定をしっかりと把握しつつ、スケジュール管理にかける時間コストをなるべく減らしたい…そんな会社様も多いのではないでしょうか。

電話で確認/FAXで行動予定表を送信
案件管理はクラウド化!でもスケジュールはアナログなまま
高い断熱性、耐震性、遮音性、耐火性を兼ね備えたCLTという木材を使った家づくりにも挑戦しています。
なかむら建設株式会社さまの当時のスケジュール管理方法は以下の通りです。
- 以前kintone(キントーン)アプリ化した案件管理アプリから案件の一覧を抽出
- 各案件毎の工程表をエクセルで作成
- エクセルの工程表を元に一日ごとの各従業員の行動予定表を手書きで作成
案件情報はkintone(キントーン)アプリ化されているため、どちらの拠点であっても確認することができます。
会議の予定を入れたい時等、先々の予定を知る必要がある場合には、各自の予定を口頭や電話で確認しなくてはなりませんでした。
▼お問合せが大幅アップ!でも対応漏れの心配は激減!案件管理はkintone(キントーン)で|建設業なかむら建設さまの事例
スケジュール管理をkintone化「一目でわかる」行動予定表に
ステップ1.行動予定表をそのままkintoneでデータ化し一覧表示

ステップ2.見え方をカレンダー形式に変更
ステップ3.カレンダーから直接予定登録で入力の手間を軽減
実際にスケジュール登録を行う現場の方がスムーズに登録できるように、カレンダーの画面からそのまま自分のスケジュールを登録する事で、日時入力の手間を省きました。

スマホから予定を登録
ステップ4.カレンダーをより見やすくするための工夫
そのため、作業場所に応じてスケジュールの色を分け、各社員がどこにいるのか一目で判断できるようにしました。
kintone化で場所依存から脱却、行動予定表作成にかかる時間が1/3に!
また、別の拠点にいても誰がどこにいるのかがkintone(キントーン)を見れば一目で分かるようになり、ほかの拠点にFAXで行動予定表を共有する必要も、互いの先の予定を口頭や電話で確認する必要もなくなりました。
紙の行動予定表からkintone(キントーン)でのスケジュール管理に変化移行して生まれたメリット、デメリットは以下の通りです。
<メリット>
<デメリット>
今後の見通し。スケジュールからワンタッチで日報を作成
今後は、登録された予定を元にワンタッチで日報を作成する仕組み作りに着手したいとのこと。
スケジュール管理にかかる時間だけでなく、日報の登録コストを削減し、どの現場にどれだけの時間と人をかけたのか?を見える化したいとのことでした!
ビフォー
(kintone導入前)
|
アフター
(kintone導入後)
|
従業員のその日の行動予定を紙で管理していた
|
kintone(キントーン)によりペーパーレス化に成功
|
週間予定の作成に2〜3時間かかっていた
|
1時間程度に削減!
|
他拠点の従業員の予定を知るためには、行動予定表をFAXで送る必要があった
|
kintone(キントーン)化したため、何処の拠点に居ても全従業員の予定を確認できるようになった
|
先の予定は予定表になっていないため、会議など先の予定を把握する必要があるときには各従業員に口頭で確認していた
|
kintone(キントーン)で先の予定まで確認できるため、個別に確認する必要がなくなった
|
同じ案件に対する業務でも、事務所にいるのか現場にいるのか行動予定表からは判断できなかった |
現場と事務所どちらにいるのかを登録してもらうことで、予定を色分けし一目でわかるようになった
|