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お問合せが大幅アップ!でも対応漏れの心配は激減!案件管理はkintone(キントーン)で|建設業なかむら建設さまの事例

なかむら建設さまアイキャッチ

顧客からのお問合せを紙で管理し、ファイルにまとめて保管…。今まではアナログな情報管理で問題が出ていなくても、ひとたび状況が変わると、立ち行かなくなるリスクがあります。今回は、台風によってお問合せが予想以上に増加し、情報共有の改革を強いられたある企業が、ITツールを活用してどのように変わっていったかを見ていきます。

台風でお問合せが増えた・・・情報管理はどうすれば良い?

三重県伊勢市にある、なかむら建設株式会社さまは、地元を中心に、新築の建設やリフォーム・リノベーションを行なっている企業です。CLTと呼ばれる断熱性や耐震性、遮音性に優れた木材を使用した家づくりを進めておられます。なかむら建設さまは、2018年に襲来した台風の時にある悩みを抱えました。お問合せ数が急増したために、従来の情報管理では間に合わない部分が出てきたのです。

紙での案件管理は限界に…

今までは、請求漏れや対応漏れが起こらないように、経理スタッフがひたすら注意するというスタイルで管理を続けてきました。しかし、案件の数があまりに増えすぎたことや事務所を2箇所にすることのふたつの点を考慮して、管理が難しい紙での情報管理から抜け出したい、と考えるようになりました。

大量の紙資料から案件の情報を集めている様子

「忘れないように気を付ける」では無理がある

日常業務において、誰でも「対応漏れがないように気をつけよう」と注意しています。とはいえ、人間の注意資源には限度があり、特に案件が増えてくればどこかでミスが生じてしまいます。当初、なかむら建設さまでは受注案件を紙に記入し、キングファイルで保管していました。そして、担当スタッフにはメールや電話、口頭で案件情報を伝えていました。しかし、「聞いていない」「知らなかった」情報伝達に漏れが生じることも。担当スタッフは、自分の案件情報を自身のメモで管理していましたが、日々進行する案件を管理することは難しかったため、最終的にITツールの導入を決めました。

現場と事務が紙資料を基に情報共有を行っている様子

kintoneで自社の状態を「俯瞰」する

今回コムデックが提案したのは「kintone(キントーン)」の活用です。kintoneでは、あらゆる業務管理をオンライン(PCやスマホ)で行えます。kintoneでできることは下記の通りです。

  • 顧客のデータベース作成
  • 社内SNS(メッセージやスケジュール共有)
  • 案件管理アプリの制作(スマホとPCで使用可能)
  • その他クレーム管理や業務進捗の管理

kintone(キントーン)について詳しく知る(コムデックのHPに移動します。)

案件ごとの情報や、顧客への対応履歴社内で瞬時に共有できるうえ、操作もシンプルなのがkintoneを使用するメリットです。なかむら建設さまも、社内情報のデータ化を進めました。その結果…

  • 会社全体でどれくらいの案件があるのか
  • 担当は誰なのか
  • 進捗はどうなっているのか
    といった重要な情報も、kintoneひとつで確認できるようになりました。

紙での案件管理からデジタルデータでの管理へ。この方針展開に対して、最初は戸惑いの声もありました。しかし、個人に合わせたカスタマイズ(その人だけの表示設定)と、新しい案件管理の方法を浸透させることで、「完了した案件への請求漏れがないかどうかは、kintoneを見れば分かる」という意識づけに成功しました。

各個人が見たい情報に絞ったステータス別の表を作成

「kintoneを確認すれば大丈夫」という状態を目指す

kintoneは自分の見やすいように表示する情報を整理することができます。そのため、kintoneに慣れていないスタッフでも「これなら分かる」という状態に設定することから始めました。また、kintoneに登録されていない案件には請求処理をしないというルール作りを進め、情報は全てkintoneで管理されるように社内での意識改革も功を奏しました。最終的には、事務スタッフのみが案件登録を管理。案件の二重登録がないかを確認することで、kintoneに誤った情報が記載されないような仕組みが出来上がりました。

なかむら建設さまのビフォー・アフター

kintoneの導入で、どのような変化が起こったのか。そのビフォー・アフターをご覧ください。

ビフォー
(kintone導入前)
アフター
(kintone導入後)
・ 案件管理は紙で行い、必要な情報は口頭や紙媒体で通達。齟齬が起きやすい状態だった


請求漏れの心配がゼロに。顧客への対応漏れも激減した
作業進捗が「見える化」することで、スタッフ個々の今やるべきこと明確になった
・ 請求などの顧客対応は、スタッフの注意力に頼る状態。案件数が増えることでヒューマンエラーが避けられなくなった

・ 社内の情報共有に割いていた時間を顧客との関係構築に充てられるようになった
・案件管理に対する意識が変わった結果、仕事の進め方も効率的になった

思い出す・気を付ける情報管理をやめれば、顧客への時間が増える

見積もりの提出忘れや請求漏れ、または顧客対応の遅れ。自社において、これらのトラブルが起こっている場合、「スタッフの注意力不足」切り捨ててしまうと、企業の成長の芽をつぶしてしまいます。また、顧客への対応履歴を「毎回思い出している」「担当の人に直接聞かなければいけない」という企業も、kintoneの活用によって、驚くほど情報共有がスムーズに進むようになります。なかむら建設さまは、今後もkintoneのさらなる活用を目指しています。当面は、営業履歴を記録として残すことで、新人スタッフが早く現場に出られるような仕組み作りを。また、日報管理をkintoneに移行し、リアルタイムで作業進捗を把握できるような体制を整えていきます。台風による問い合わせの増加で、会社の情報管理を見直すことができたなかむら建設さま。社内の情報管理がスリム化された今、顧客との関係構築のために時間を割くことができそうです。

なかむら建設さまご協力ありがとうございました!

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