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口頭でのやりとり&社内PC依存からの脱却!LINE WORKS・Dropbox活用|土木工事会社中村土建さまの事例

口頭でのやりとり&社内PC依存からの脱却!LINE WORKS・Dropbox活用|土木工事会社中村土建さまの事例

社内で緊急の依頼をしたいとき、貴社ではどのようにコミュニケーションを取られていますか?
もし、電話やメールで個別にスタッフを当たられているようであれば、ITツールを使うことでより効率的に情報伝達ができるはずです。

今回ご紹介するのは、リアルタイムでの情報共有を可能にするLINEWORKS。
そして、社内でのファイル共有や閲覧を時間と場所を選ばす行えるDropboxです。
この2つのITツールで、若手からベテランまで在籍する老舗企業がどのような変化を遂げたのか、見てみましょう。

「誰が何をしているか」をすぐに把握したい。現場の悩み

今回コムデックに相談をいただいたのは、官庁工事や民間工事を行っている中村土建株式会社様。昭和24年創業に三重県松阪市にて創業し、三重県からは「男女が生き生きと働いている企業」として公式認定を受けています。また、社内には若手からベテランまで、幅広い年齢層のスタッフが在籍しています。

中村土建の皆様

スタッフの数は約30名。
毎日、現場の情報などを頻繁にやり取りするため、効率的なコミュニケーション方法を探していました。

当初は社内でスマホを導入し、LINEでの情報共有も考えていました。
しかし、社内全体に広く浸透させるためには、それだけでは不十分だと感じたようです。

社内での情報共有は、口頭・電話・メール・メモ。
「伝えたつもりでも伝わっていなかった…」といった、意思疎通のズレが起こりやすいコミュニケーションが行われていました。

メモ
メモでの伝達は、現場から会社に戻ってからでないと確認ができない為、対応の遅れの要因に
メール
事務所から現場スタッフに連絡する際は電話かメール。 メールは既読したかどうかわからない為伝達ミスにつながりやすかった。

データの保管は個人のハードディスク。知りたくても確認ができない状況に

中村土建様のお悩みは、アナログな伝達方法だけではありませんでした。
案件の進捗を確認するために現場の資料を確認しようにも、データが共有されていなかったのです。
それぞれの担当が自身のHD(ハードディスク)やNASにデータを保管していたため、担当スタッフしかそのデータにアクセスできないという状況が起こっていました。

HD
個別のHDをPCに接続し大容量のデータを扱っていた

社内のコミュニケーションがうまくいかないことで起こるミスを少しでも減らすために、コムデックが提案したのは2つのツール。
「LINE WORKS」(ラインワークス)と「Dropbox」(ドロップボックス)です。

LINEWORKSでトラブル発生時の対応がスムーズに

LINEWORKS(ラインワークス)とは?リアルタイムでグループ会話ができる

LINEWORKSのメリットを簡潔にまとめると下記の通りです。

  • グループごとにチャットが可能
  • 写真や動画で情報伝達の質がアップ
  • スケジュールやファイルの共有ができる
  • プライベートのLINEアカウントを使う必要がない
  • 操作性は通常のLINEと同じなので、使いやすい

LINEWORKS(ラインワークス)について詳しく見る。(コムデック公式HP内コンテンツに移動します。)

LINEWORKSの導入によって、会社内で迅速なコミュニケーションが取りやすくなりました。
「急に〇〇まで行かないといけない。誰か行ける?」といった緊急を要する内容でも、社内のLINEWORKSグループに投げかけることで即座に対応することが可能に。
今までは、社員それぞれに同じ内容を電話やメッセージで何回も伝えなければならなかったのが、1回のメッセージで完結。
時間にして15分ほどかかる作業が1〜2分で済むようになりました

lineworks
LINE WORKSでのやりとり。一斉共有したい内容を即座に送付。

現場に関わっているスタッフたちで専用のグループを作成することで、必要な情報のみを最低限に抑える工夫もしました。

また、文面では伝えづらい内容もLINEWORKSであれば写真や動画で完結します。

スマートフォン
現場の状況は文章で伝えるよりも写真を撮影しLINE WORKSで送った方がスピーディかつ正確に伝わることも

Dropboxで最新データにすぐにアクセス!

仕事の進捗を確認する上で欠かせない現場の資料が、個々の保管に委ねられていた点は、Dropboxで解決を目指しました。

Dropboxは、世界で6億人ほどが利用しているクラウドストレージです。クラウドストレージとは、参加しているメンバーであれば誰でもデータファイルが閲覧・編集ができるというものです。

個人のPCにデータを保存してしまうと、他の人は簡単にアクセスできません。また、メールで毎回送るのも時間のロスです。加えて、データを更新する度に共有しなければいけません。

自身のデータをDropboxに入れるだけで誰でもオンライン上でファイルを見ることができます。もちろん、共有をする相手や閲覧や編集などの権限も詳細まで設定可能です。

今までは、社内にいる事務スタッフにデータ送付を依頼することもあった中村土建様でしたが、Dropboxの導入で、PCやスマホから最新のデータを確認することができるようになりました!

スマートフォン Dropbox
スマートフォンからDropboxで図面を確認している様子

中村土建株式会社様のビフォー・アフター!

最後に、LINEWORKSとDropboxの導入で、どのような変化が起こったかをまとめてみました。

ビフォー アフター
(LINEWORKS・Dropbox導入後)
情報共有は電話・口頭・メモが多く、伝え漏れ・対応漏れがあった 。       【LINEWORKS】
グループチャットで情報共有がリアルタイムに。

スタッフが困っている時に相談しやすくなった。

情報の一斉共有(緊急時の連絡)や引継ぎも容易になった社内のコミュニケーションが活発に。

情報の出し手と受け手で認識のズレがなくなりつつある。      
データはスタッフのPCに保存。
工事を担当しているスタッフや工事の進捗が把握しづらかった。
【Dropbox】
ファイルを社内で共有することで、誰でもいつでも最新の情報にアクセスできるようになった。

間違えてファイルを消しても復元が可能に。

このように、情報の流れがすっきりとまとまり、社内での連絡系統が整いつつあります。
今回紹介したLINEWORKSとDropbox。
社内のコミュニケーションを電話や口頭に依存している企業や、社内での情報管理が従業員に委ねられている状態の企業にとって、有用なツールだと言えます。

「できない・慣れない」を楽しみながら、IT化は進められる

LINEWORKSやDropboxなどは、スマホ世代の若手社員にとっては親しみやすいものの、年配のスタッフにとっては慣れるまでに時間を要するのも事実です。

そのため、中村土建様の社内では「聞くより調べる」という習慣づけを大切にしました。
「LINEWORKSに書いてありますよ!」、「その情報ならDropboxのここで調べられますよ。」といった声かけを増やすことで、徐々に感覚を掴んでいくことができました。

操作指導
声を掛け合いながら操作方法の感覚をつかんでいく

社内の情報伝達方法が変わるのは、少なからずストレスを伴います。しかし、社内で助け合いながら、変化を楽しむことで、より効率的にITツールが使えるようになるはずです。

導入からしばらくし、社内が新しい情報共有スタイルに慣れてきました。今後は、若手社員が現場で感じたことや悩んでいることを相談できるような意識作りや、スケジュール管理と共有などを進めていく予定です。

今後も、社内での情報共有の質とスピードは加速度的に上がっていくことでしょう!

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