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【食品】ペーパーレス化をScanSnapで!紙資料をデータ化して情報共有をもっと簡単に

最近、よく聞かれる「ペーパーレス」。印刷コストの作成だけでなく、「場所や時間を問わず資料を閲覧できる」という大きなメリットがあります。もし、社内が紙の資料で溢れていて、知りたい情報にすぐアクセスできないというお悩みがあれば、ペーパーレス化を行うことで、驚くほど情報管理が楽になります!

ミツ株式会社さまは、昆布やわかめ、ひじきなど海藻食品の輸出入を行う伊勢市の企業です。以前から、コムデックとともに販売管理システムの導入を行うなど、業務改善を積極的に行われていた会社様ですが、今回は社内で蓄積する紙資料のデータ化を行いたいとのことで、ご相談をいただきました。

ScanSnap導入前の管理

FAXや手書き書類での受発注業務。データ化が急務に

国内だけにとどまらず、世界中の企業と取引のあるミツさま。それだけに、受発注に伴う紙媒体での書類も相当な数に上ります。複合機でスキャンを行うにしても、保存先の設定が大変になることと、わざわざ複合機まで出向かないといけない点が不便でした。もし、EvernoteやDropboxなど、スキャンデータを保存したいところをすぐに選べたら…、ワンタッチでスキャンしたデータをメール送信できたら…、大きな手間が省けるはずです。そこで、今回は「ScanSnap」(スキャンスナップ)を社内に導入することにしました。

スキャンする際に保存先を選択して保存している様子

ScanSnapで「すべての紙媒体」をオンライン管理!

ScanSnapとは

  • 非常にコンパクトなので、デスク上にも置ける
  • 請求書などの書類の内容に応じてファイル名を自動設定してくれる
  • 写真や書類、サイズやデータごとに自動でフォルダ振り分けできる
  • ワンタッチで保存先や送信先を選べる
  • PDFの中の文字まで検索できるので、後から資料が探しやすい
    その他、キーワード検索機能も付いているため、取り込んだデータを調べることもカンタンです。

あまりに便利なので…今では3台のScanSnapを導入!

ミツさまの社内では、頻繁にスキャンを行う社員のデスクに1台ずつScanSnapを導入しました。手元にある紙資料は、いちいち複合機の前まで移動して行う必要はなくなり、デスクで「紙→PDF」のデータ化が可能になりました。 そしてスキャンされた紙資料は、スキャン済かどうかがわかるように専用スタンプを作成し、書類毎にファイリングせず、一か所にまとめる事で、管理コストを削減されています。

スキャンした資料を保存している様子

ScanSnapであれば、保存先の設定も自分でできる!

複合機でスキャンをする場合、保存先の共有フォルダの設定を業者の方に依頼している企業は多いです。しかし、ひとたび共有するフォルダを変更する場合や、書類によって保存先を使い分けたい場合は、その度に業者を呼ぶ必要があり、大きな手間になってしまいます。しかし、ScanSnapであれば、資料に合わせて保存先を自分たちで設定できます。例えば、「検索がしやすいEvernoteに日報や業務マニュアルを入れよう」、「使用頻度の低い資料はDropbox」など、非常に使い勝手が良いのも導入のメリットでした。コムデックは、「どの紙資料をどの保存媒体にするのが一番効率的か」、「ScanSnapをどこに置くのが社内の動線として適切か」など、細かな部分で提案させていただきました。

Evernote businessについて詳しく知る
Dropbox businessについて詳しく知る

Evernoteで必要な資料を検索し、大型モニターで確認

ScanSnap導入でこう変わった(ビフォー・アフター)

ここで、改めてビフォ・アフターをまとめてみましょう。

ビフォー
(ScanSnap導入後)
アフター
(ScanSnap導入後)
・ 紙に資料にかける管理コストを削減するため資料をすべてデータ化する必要があった。
・ 自分のデスクの上にコンパクトなスキャナーを置くだけ。簡単に紙媒体のデータ化が可能に
・ 複合機でのスキャンはその場まで移動するのが面倒な上、保存先の設定などを自分たちで行うのが難しかった
・ 保存先(EvernoteやDropbox)をスキャン時に選択するだけで、データの管理も簡単になった

ペーパーレス化=業務効率化ではない!

ミツさまがペーパーレス化が効率化にキチンと繋がった要因は、「ScanSnapを利用して働く状況がしっかりイメージできた」からだと考えています。ペーパーレス化を行うだけであれば、ただスキャナーがあれば問題ありませんが、ポイントはデータ化をしやすい環境を作ること。そして、データ化した資料を社内でどのように管理するかということです。今回は「どこに設置するのが一番効率的か」、そして、「どのデータはどこに保存することで、通常の業務が楽になるか」を丁寧にシミュレーションしてから、ScanSnap導入に踏み切りました。今後、仕事の仕方が変化した際には、最適な設定を再び考えながら、さらに改善を進めていけるでしょう!

ミツ株式会社さま、ご協力ありがとうございました!
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