勤怠管理の見える化で意識も変わる！KING OF TIMEから始める働き方改革｜歯科技工所 株式会社ファインデンタルさまの事例
手書きの出勤簿からクラウド型勤怠管理システムに切替えると、勤怠管理業務や給与計算業務にかかる時間を大幅に削減することができますが、勤怠管理をクラウド化するメリットはそれだけではありません。
今回は、勤怠管理クラウドKING OF TIMEを導入することで、仕事の進め方に対する意識を変え、働き方改革を進められている歯科技工所株式会社ファインデンタルさまの導入事例をご紹介します。
目次
手書きの出勤簿で勤怠管理に毎月丸一日
全国各地の歯科医院から注文が入り、日々歯科技工士の方々がこだわりを持って業務にあたっています。そんな株式会社ファインデンタルさまでは、元々手書きの出勤簿に出退勤時間を記録し、残業や有休は紙の申請書を出してもらっていました。
さらにその内容を日報と突き合わせて時間等に相違が無いかを確認していたため、勤怠管理のためには「出勤簿・申請書・日報」三つの資料を確認する必要がありました。
手書きの勤怠管理 / 申請書
勤怠の確認が終わったら、今度はそれらの数値を集計し、給与計算ソフトに入力していきます。勤怠の確認は日々提出される日報から毎日行っていましたが、最終的に集計し、給与計算を行うまで丸一日程度かかっていたそうです。
脱手書き！労働時間を見える化して、仕事の見直しに繋げたい
勤怠管理業務を効率化したいという思いももちろんありましたが、株式会社ファインデンタルさまのメインの課題は従業員の方の「働き方」にありました。
歯科技工士の数は全国で見ても減少傾向にあり、その人数で歯医者さんからの注文を支えています。
技工士の方のこだわりも強く、どうしても長時間労働になってしまいがちな上、株式会社ファインデンタルさまでは本人の判断で出勤簿に実際の退勤時間よりも早い時間を記入することもあったそうです。
ただ単に残業時間削減のため早く帰るように伝えても、「それなら退勤時間を早く書いておく」という判断になってしまえば意味がありません。
自費負担案件の受注割合を上げたり、従業員さまが早く帰りやすいよう受注数を絞ったりと工夫を重ねてこられた株式会社ファインデンタルさまですが、次は実際の勤怠時間を従業員の方にしっかりと意識してもらい、見える化した勤怠から長時間労働の実態を把握して、仕事内容や配分は適切なのかといった見直しに繋げていきたいという考えがありました。
KING OF TIME導入で、記録するだけの勤怠から労働時間の見える化へ
会社の入口に静脈認証装置を設置し、指をかざすだけで打刻を行えるようにしました。
これまではただ出退勤時間や勤務時間、残業時間を記録していただけでした。しかし、KING OF TIMEでリアルタイムで勤怠時間が集計され、現時点で自分がどれだけ働いているのかが可視化されたこと、またご自身で申請いただく形のため定期的にその情報が目に入ることで、少しずつ労働時間に対する意識も変わってきたといいます。これまでは時間に対する意識はあまりなく、どちらかと言うと「この仕事を終わらせなくてはいけない」という感覚で仕事に取り組んでいた結果、どうしても残業が増えてしまうということが多くなってしまいがちでした。そこで、仕事を割り振る側の指示の仕方を「この仕事とこの仕事をお願いします」というように仕事を積み上げていく形から、「この時間で仕事をしてください」という形に変え、定められた時間をどのように使うか考えてもらえるようにしました。
従業員さまも、「この時間内で仕事をするなら、どういう段取りで進めるか」という「時間の使い方」に意識を向け、「その時間でやる必要があるなら、もっとデジタル化を進めなくてはいけない」「属人化をやめて、分業できるようにしなくてはならない」とより業務改善を進めていくきっかけにもなったとのことです。
KING OF TIMEの勤怠画面
時間の使い方が変わり、従業員の成長にも寄与
時間の使い方に対する意識が変わり始めたことで、業務の偏りや属人化解消のために従業員の方がこれまで担当したことが無かった業務領域にチャレンジする動きもあり、社内でそれぞれの業務を補い合える環境に一歩近づいたと株式会社ファインデンタルさまの社長奥さまは話されます。
そのためには、業務プロセスの体系化や、作業状況の見える化など、まだまだ取り組んでいきたい業務改善がたくさんあるとのことです。
ただ、限られた時間で効率よく自分自身の仕事を進めていく一方、教育の時間をどう確保するかという課題もあると言います。
歯科技工士という技術力が求められる仕事のため、限られた時間の中でも自分の仕事を進める時間と教育の時間を確保し、技術や知識の幅を狭めることが無いようにしていく必要があります。
また、これまでの考え方から大きく転換する必要があるため、時間で区切られるのではなく、自分のペースで仕事をしたい人をどのように尊重していくかも新たな課題です。
勤怠管理業務も効率化、補い合うチームワークを発揮できる環境づくりへ
残業時間や有休についても徐々にこれまでの紙の申請書を廃止し、KING OF TIME上で従業員さま自信から申請いただけるようになりました。結果として、資料を突き合わせて確認する時間や、集計を手作業で行う時間が削減され、給与計算業務にかかる時間も短縮されたとのことです。さらに、「時間単位休暇」を導入されたことで柔軟に有給休暇を利用できるようになり、従業員さまの働きやすさに繋がっているといいます。今後は、個人の働き方を尊重しながら時間の使い方に対する意識改革を進め、各従業員が協力して業務に当たれる環境をつくっていきたいとのことです。
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