創業200年以上!『糀ぷりん』の糀屋さまでLINE WORKS操作説明会を開催しました!|味噌醤油醸造元糀屋さまの事例

創業200年以上の歴史を誇り、お醤油・味噌の醸造・販売を手掛ける糀屋さま

近年では「糀ぷりん」で全国から注文が殺到している糀屋さまですが、なんと社内のコミュニケーションはLINE WORKSを活用されていらっしゃいます!

社内のコミュニケーションをチャットに切替え、素早く情報共有できるようにしたいというお考えからLINE WORKSを導入された糀屋さまですが、活用していく中でひとつの問題が起きていました。

チャットはLINEと同じだから使える。でもそれ以外は…

既に社内のコミュニケーションはLINE WORKSへ移行しご利用いただいていた糀屋さま。
LINE WORKSの便利な機能の一つである「スケジュール機能」が上手くご利用いただけていないということで、コムデックに操作指導をご依頼いただきました。

コムデック クラウドサービス初期操作指導とは?

LINEWORKSの基本的な機能及び、操作/運用方法や、管理者機能等の説明を実施します。

従業員様向けの初期設定やご利用方法のご案内、各種機能と便利なご利用方法の説明に加え、管理者様向けの権限設定のご案内等、LINE WORKSをより便利にご利用いただくにあたって必要な内容をお伝えさせていただきます。

チャット機能は普段からご利用いただいているLINEとほぼ同じ操作感のため、他の多くの企業様でも問題なくご利用いただけていることがほとんどです。
しかし、LINE WORKSの機能はチャットだけではありません。
スケジュール管理機能や掲示板機能、アンケート機能といった、「社内のコミュニケーション」を包括的にカバーする各種機能を使ってこそ、その真価が発揮されるのです。

まずはざっくり機能の説明からスタート!

操作指導では、まず「クラウドサービスとは?」「LINE WORKSとLINEの違いとは?」といった基本的な内容に始まり、資料をご覧いただきながら、使いいただく皆様に「どういったことができるのか」をイメージしていただきます。
その上で、いよいよ皆様にも実際にLINE WORKSにログインいただき、その便利さを体感いただくというストーリーです。
実際に使っていただくことで出てくる疑問や、「こんな風に使いたい!」といったご要望を受け、その場でその会社さまに合った環境構築をしていくので、
ただの機能説明に留まらない活用方法をご提案することができます。
何を重点的に伝えてほしいか、も会社さまの業務の形によって様々。
糀屋さまの場合には、スケジュール管理をLINE WORKSで行っていきたいというご要望をヒアリングし、
その上で「カレンダー機能」「掲示板機能」をご利用いただくためのポイントを重点的にお伝えさせていただきました!

「全社員のスケジュールを共有したい!」そのために必要な設定は?

LINE WORKSには、各自のスケジュールを登録、管理するカレンダー機能があります。
全員のスケジュールを共有し、誰がどこでどんな仕事をしているのか、空き時間があるのかないのか…一目で確認できればとても便利ですが、使い始めたばかりのデフォルトの状態では自分のスケジュールしか見ることができません
LINE WORKSでは、「自分のカレンダーを他の社員に共有する」という設定を行わなければ、他の社員の予定が見られるようにはなりません

ここがスケジュール共有の一つ目の大きなポイントです。

スケジュール共有の設定を行うためには、各自のアカウントでPC版のLINE WORKSからログインいただく必要があります。
一部の社員様を除き、各自のLINEアカウントと連携させてご利用いただいていた糀屋さま。
LINE WORKSをLINEと連携させてご利用いただいている場合、メールアドレスを設定いただいていないとログインできなかったり、PCでログインする際には認証が必要だったりと、少々手間が発生してしまいます。
LINE WORKSをあくまでビジネスの連絡用として管理をしたいのであれば、個人のLINEとの連携設定は行わず、LINE WORKSのアカウントを作成し、IDとパスワードを設定しておくことをお勧めします

カレンダーの共有方法

①自分のカレンダーにカーソルを合わせるとが表示されるため、にカーソルを合わせる。表示されたメニューの中から「カレンダー設定」をクリックする。
②カレンダーの共有(初期では自分しか表示されていない)の部分で、カレンダーを共有したい従業員を指定する。
③追加した従業員の権限を設定する。
この共有設定により、ようやく自分以外の予定も見られるようになります。

LINE WORKSのカレンダーは二種類!見やすい方をデフォルトに

LINE WORKSのカレンダーには、「メンバー予定表」と通常の「予定表」の二種類があります。
こちら、デフォルトではメンバー予定表、つまり「人」ごとに行を分けて表示させるカレンダーを表示するようになっているのですが、これだと「この人とこの人とこの人を集めて会議をやりたいけれど、空き時間は何処かな?」と見ることがなかなか難しいのが実情です。

そこで、是非活用してもらいたいのが通常の予定表!

メンバーごと予定の種類ごとにあらかじめ色を設定しておくことができるので、一目で誰のどんな予定が入っているのかを確認することができます。
また、左の「カレンダーを共有してくれた社員」が左に一覧で表示されていますので、この中から予定を重ね合わせて見たい社員を選択し、その人たちだけの予定状況を確認することができます。
空き時間を調べたいときなどにとても便利な機能です。

カレンダーを開いた時からこちらの通常の予定表を表示させておくためには、環境設定から変更をする必要があります。
画面左下の歯車のマークから、環境設定を開きます。

予定表の初期画面設定の部分を「自分が見たい予定表の種類」に変更して保存するだけ!

また、ここで設定しているのはあくまで「カレンダーを開いた時の初期表示設定」のため、カレンダーページにて任意の表示に随時変更することが可能です。

「チームの予定を共有したい…」そのためには所属・グループの設定を!

複数名の予定を月単位で表示することがなかなか自分たちだけでは難しかったという糀屋さま。
「自分のカレンダーを他人に共有する設定が必要」
「カレンダーの表示単位の切り替えが必要」

という2つのポイントをクリアすることで、各個人の予定を共有できるようになりました。

次に糀屋さまが目指したのは、チーム・部署としての予定を全体で共有すること。
そのためには、まず管理者側で各従業員がどの組織(部署)に所属するかを設定する必要があります。
ここで設定した部署に応じて、所属するメンバーに部署ごとの予定を共有することができます。
その他にも、任意に集めたグループ(イベントの実行委員会や、採用チーム等)を作成し、そのグループ内で予定を共有することも可能です。
予定の登録方法は個人の場合とほとんど同じとなっており、予定登録時の「カレンダー」にて作成したグループを選択すればそのグループに所属しているメンバーに予定が共有されます。

掲示板機能で全体周知

全体向けの情報共有はこれまでチャットで送るか、紙で周知していたという糀屋さま。
紙での周知は時間もかかるし、誰が見たかを確認できない

チャットでの周知は、他の話題に流され目に留まらないことも多い。

実は、LINE WORKSの「掲示板」機能を使えばそんなお悩みから解放できるんです!

LINE WORKSの掲示板は、スマホ・PCどちらからでもご利用可能ですが、今回はPCからの使い方をご説明いたします。

デスクトップ版アプリの家のマークを押すと、ブラウザで掲示板が開きます。
こちらで「投稿」を押すだけ!
使い慣れてきたら用途に合わせて掲示板を作成すると、より利便性アップ!
後から見直したいときも、検索機能がついているので簡単に探すことができます。
後から見直したい情報、一度は目を通してもらいたい情報は掲示板に投稿していきましょう!

掲示板投稿の通知について説明している様子

LINE WORKSを「グループウェア」として使うために必要なことまとめ

チャット機能がメインではありますが、スケジュール共有管理機能掲示板機能、さらにはアンケート機能も備えたLINE WORKS。

上手に使いこなすことで、チャットだけに留まらない、会社のコミュニケーション全体を効率化するグループウェアとして活用することができます。

今回糀屋様にお伝えした、LINE WORKSをグループウェアとして使いこなしていただくために必要なポイントは3つ
  1. LINE連携ではなく、LINE WORKSとしてアカウントを設定する…仕事とプライベートとの切り分けを、アカウントから行いましょう!
  2. 自分のカレンダーを全社員に共有する…共有することで、初めて他の従業員の予定を見ることができます!
  3. 各従業員の部署、グループの設定…部署は固定、グループは仕事に応じて流動、と考えましょう!
基本的な使い方から、その会社様に合せた活用方法にポイントを絞ってお伝えする初期操作指導。
社内で一気に活用を進めたいのであれば、従業員様向けの研修として是非ご活用ください!