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今回は、ルックアップ機能を上手に使いこなすためのポイントを、併せて活用するふたつのプラグインの使い方と共に解説します！
ルックアップ機能とは？他のアプリからワンクリックで情報連携
kintone(キントーン)を始めて使う方が、最初にkintone(キントーン)の便利さを実感される部分がルックアップ機能です。
ルックアップ機能を使うことで別のアプリに登録されている情報を呼び出し、「一覧の中から該当する情報を選択する」「そのほかの必要情報を一括でコピーしてくる」ことができるため、同じ情報を何度も手入力する手間や、手入力することにより発生する入力ミス、入力漏れを防ぐことができます。
エクセルや紙で情報を管理していた時に必要だった「別のエクセルや紙資料を開いて確認し、転記する」という処理が不要になり、効率的にkintone(キントーン)に登録された情報を活用することができます。
ルックアップのキーにする情報は「他と被らないユニークな文字列」を！
そんなルックアップ機能を使うためには、「情報を呼び出すキーとなる情報」を指定することが必要となります。
先ほどの例で言うと、「顧客管理アプリ」に登録されている情報の中からその顧客だと判別できる情報をキーとして「案件管理アプリ」に他の項目をコピーしてくるため、「顧客管理アプリ」の中から「その顧客だと判別できる情報」を指定します。
ここでルックアップのキーにする情報のポイントとなるのは以下の2点です。
1．他と被らないユニークな情報にすること
先ほどもお伝えした通り、ルックアップは「ルックアップ元に登録されている情報のうち、キーとなる情報でどの情報を参照すべきか判定して情報をコピーしてくる」機能です。
キーとなる情報が被ってしまうと、ルックアップのキーとなる項目を「重複禁止」にすることができません。
重複禁止にしていないと、kintone(キントーン)アプリにCSVで情報取り込みをする際に、ルックアップ項目の取り込みができず不便といった事象が発生してしまいます。
そのため、ルックアップのキーとなる情報は他と被らないユニークな情報を指定し、ルックアップ元のアプリで「重複禁止」に設定しましょう！
2．ルックアップ元のアプリの代表的な「文字列」にすること
二つ目のポイントは、ルックアップのキーとなる情報は「文字列」にすることです。
よくあるのは顧客番号等の連番をルックアップのキーにすることですが、なかなか全てのお客さんの顧客番号を覚えるのは難しく、番号で呼び出そうと思うと「事前に顧客管理アプリで検索して、顧客番号を調べる」という、エクセルで管理していた頃と変わらない二度手間が発生してしまいます。
ユニークな文字列を作りなおかつ重複禁止に！文字結合プラグインの使い方
しかし、そうすると今度は「顧客名だけでは重複してしまう」可能性があり、一つ目のポイントである「他と被らないユニークな情報にすること」を満たせなくなってしまう恐れがあります。
そこで、キーとなる情報が重複しないように、「キーにしたい項目＋ルックアップ元アプリ内のそのレコード特有の情報」を連結させた項目を作成しておきます。
文字列の連結には、無料のプラグインである「文字結合プラグイン」を利用します。
kintone(キントーン)のでデフォルトの機能として計算フィールドや文字列フィールドで文字列を自動で連結させて一つの項目とすることはできるのですが、「自動計算」をさせてしまうとその項目は重複禁止に設定することができなくなってしまいます。
そのため、文字結合プラグインをつかって「ユニークな情報を作り出す」かつ「重複禁止」に設定できるようにしていきます。
どのフィールドの情報とどのフィールドの情報をくっつけたいのかを指定し、それぞれの情報の間に何か文字を入れるかを登録、結合した結果を入力するフィールドを指定するだけです。
ユニークな項目を作ったら…ルックアップしてくる情報にも一工夫
「キーにしたい項目＋ルックアップ元アプリ内のそのレコード特有の情報」を連結させたら、その項目をキーにしてルックアップを設定していきます。
その時、「こちらのアプリで使いたい情報」に加えて、「ルックアップのキーにしたい項目」と「ルックアップ元のレコード番号」の二つも同時にコピーしてくるように設定します。
そのため、改めて「キーにしたい項目」だけをコピーしてくることで、後々のアプリ活用時に不便がないようにします。
アプリ間レコード更新プラグインで自動的に変更を反映！
「ルックアップ元のレコード番号」をコピーしてくる理由としては、「ルックアップ元の情報は変わる可能性がある」ためです。
顧客名が変わることはあまり多くないかもしれませんが、電話番号や住所は長いお付き合いの中で変わることがありますよね。
ルックアップ元のアプリで、どのアプリの情報をキーにして更新すればよいかを指定するだけです。
ルックアップを活用する際のポイントまとめ
- ルックアップのキーにする情報は、文字結合プラグインを活用して他と被らないユニークな文字列にする
- ルックアップの際には「絶対に変わらない」レコード番号も一緒に取得し、アプリ間レコード更新プラグインを活用
ご紹介した二つのポイントを含め、kintone(キントーン)を会社の業務の中心にするための導入時のポイントをまとめた記事はこちら！
ルックアップ機能活用のポイントを動画で解説！
