kintone(キントーン)ルックアップ機能をフル活用!文字結合プラグイン・アプリ間レコード更新プラグインの使い方

kintone(キントーン)上の複数のアプリの間で情報を活用するために必須といってもいいルックアップ機能。

今回は、ルックアップ機能を上手に使いこなすためのポイントを、併せて活用するふたつのプラグインの使い方と共に解説します!

ルックアップ機能とは?他のアプリからワンクリックで情報連携

kintone(キントーン)を始めて使う方が、最初にkintone(キントーン)の便利さを実感される部分がルックアップ機能です。

ルックアップ機能を使うことで別のアプリに登録されている情報を呼び出し、「一覧の中から該当する情報を選択する」「そのほかの必要情報を一括でコピーしてくる」ことができるため、同じ情報を何度も手入力する手間や、手入力することにより発生する入力ミス入力漏れを防ぐことができます。

代表的な利用例としては、「顧客管理アプリ」にお客様の名前や住所・電話番号といった基本情報を登録しておき、その情報を「案件管理アプリ」にルックアップしてくるものや、「商品マスタアプリ」自社の商材を登録しておき、「注文管理アプリ」に商品情報をルックアップしてくる、というものです。

エクセルや紙で情報を管理していた時に必要だった「別のエクセルや紙資料を開いて確認し、転記する」という処理が不要になり、効率的にkintone(キントーン)に登録された情報を活用することができます。

ルックアップのキーにする情報は「他と被らないユニークな文字列」を!

そんなルックアップ機能を使うためには、「情報を呼び出すキーとなる情報」を指定することが必要となります。

先ほどの例で言うと、「顧客管理アプリ」に登録されている情報の中からその顧客だと判別できる情報をキーとして「案件管理アプリ」に他の項目をコピーしてくるため、「顧客管理アプリ」の中から「その顧客だと判別できる情報」を指定します。

ここでルックアップのキーにする情報のポイントとなるのは以下の2点です。

1.他と被らないユニークな情報にすること

先ほどもお伝えした通り、ルックアップは「ルックアップ元に登録されている情報のうち、キーとなる情報でどの情報を参照すべきか判定して情報をコピーしてくる」機能です。

キーとなる情報が被ってしまうと、ルックアップのキーとなる項目を「重複禁止」にすることができません。

重複禁止にしていないと、kintone(キントーン)アプリにCSVで情報取り込みをする際に、ルックアップ項目の取り込みができず不便といった事象が発生してしまいます。

そのため、ルックアップのキーとなる情報は他と被らないユニークな情報を指定し、ルックアップ元のアプリで「重複禁止」に設定しましょう!

2.ルックアップ元のアプリの代表的な「文字列」にすること

二つ目のポイントは、ルックアップのキーとなる情報は「文字列」にすることです。

よくあるのは顧客番号等の連番をルックアップのキーにすることですが、なかなか全てのお客さんの顧客番号を覚えるのは難しく、番号で呼び出そうと思うと「事前に顧客管理アプリで検索して、顧客番号を調べる」という、エクセルで管理していた頃と変わらない二度手間が発生してしまいます。

やはり、顧客情報を呼び出すのであれば顧客名をキーとして検索したいですよね。
そのため、ルックアップのキーとなる情報は「検索しやすい文字列」にしましょう!

ユニークな文字列を作りなおかつ重複禁止に!文字結合プラグインの使い方

さて、ルックアップを活用する上での二つのポイントをご紹介しましたが、二つ目の「ルックアップのキーにする情報はアプリの代表的な「文字列」にすること」を満たそうとすると、例えば顧客管理アプリであれば顧客名になります。

しかし、そうすると今度は「顧客名だけでは重複してしまう」可能性があり、一つ目のポイントである「他と被らないユニークな情報にすること」を満たせなくなってしまう恐れがあります。

そこで、キーとなる情報が重複しないように、「キーにしたい項目+ルックアップ元アプリ内のそのレコード特有の情報」連結させた項目を作成しておきます。

例えば、「顧客名+顧客の電話番号」をくっつけた項目をルックアップのキーにしておけば、絶対に他のレコードと値が重複することはないというわけです。

文字列の連結には、無料のプラグインである「文字結合プラグイン」を利用します。

kintone(キントーン)のでデフォルトの機能として計算フィールドや文字列フィールドで文字列を自動で連結させて一つの項目とすることはできるのですが、「自動計算」をさせてしまうとその項目は重複禁止に設定することができなくなってしまいます。

そのため、文字結合プラグインをつかって「ユニークな情報を作り出す」かつ「重複禁止」に設定できるようにしていきます。

文字結合プラグインの使い方はとっても簡単!

どのフィールドの情報とどのフィールドの情報をくっつけたいのかを指定し、それぞれの情報の間に何か文字を入れるかを登録、結合した結果を入力するフィールドを指定するだけです。

ユニークな項目を作ったら…ルックアップしてくる情報にも一工夫

「キーにしたい項目+ルックアップ元アプリ内のそのレコード特有の情報」を連結させたら、その項目をキーにしてルックアップを設定していきます。

その時、「こちらのアプリで使いたい情報」に加えて、「ルックアップのキーにしたい項目」と「ルックアップ元のレコード番号」の二つも同時にコピーしてくるように設定します。

顧客管理アプリで言えば、顧客番号と顧客名がこれに該当しますね。
何故この二つの項目をコピーしてくる必要があるかというと、現在ルックアップのキーとなっているのは「キーにしたい項目+ルックアップ元アプリ内のそのレコード特有の情報」のため、「キーにしたい項目の情報だけ」という項目はない状態です。
顧客名+電話番号だけですと、例えば一覧で見るときに「顧客名だけでいいのに!」という状態になってしまいます。

そのため、改めて「キーにしたい項目」だけをコピーしてくることで、後々のアプリ活用時に不便がないようにします。

アプリ間レコード更新プラグインで自動的に変更を反映!

「ルックアップ元のレコード番号」をコピーしてくる理由としては、「ルックアップ元の情報は変わる可能性がある」ためです。

顧客名が変わることはあまり多くないかもしれませんが、電話番号や住所は長いお付き合いの中で変わることがありますよね。

そんな時、例えばそのお客様に紐づく案件が100件あったとしたら、その100件に対してルックアップの取得をし直さないと案件管理の中の情報は更新されません
そこで、「たとえルックアップ元アプリの中の情報が変わったとしても絶対に変わらない情報」である「ルックアップ元のレコード番号」あらかじめコピーしておきます。
そこに、「アプリ間レコード更新プラグイン」を使うことで「ルックアップ元の情報が更新されたときには、レコード番号をキーとして案件管理内の情報も更新する」ことができます。
わざわざルックアップの取得をし直さなくても、自動で中身を更新しておいてくれるというわけです。
こちらも設定方法はとても簡単!

ルックアップ元のアプリで、どのアプリの情報をキーにして更新すればよいかを指定するだけです。

ルックアップを活用する際のポイントまとめ

kintone(キントーン)の標準機能の中でも、特に利便性の高いルックアップ機能。
ルックアップ機能を使いこなすことで、kintone(キントーン)に集約した情報をより効率的に活用できるようになります!
今回お伝えしたルックアップ機能を使いこなすためのポイントは以下の通りです。
  1. ルックアップのキーにする情報は、文字結合プラグインを活用して他と被らないユニークな文字列にする
  2. ルックアップの際には「絶対に変わらない」レコード番号も一緒に取得し、アプリ間レコード更新プラグインを活用

ご紹介した二つのポイントを含め、kintone(キントーン)を会社の業務の中心にするための導入時のポイントをまとめた記事はこちら!

ルックアップ機能活用のポイントを動画で解説!

今回お伝えした内容を動画でわかりやすく解説しているのがこちらの動画!
是非あわせてご覧ください!