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勤怠管理をクラウド化する前に知っておきたい7つのポイント|応用編

勤怠を自動集計し、そのまま給与計算につかえるクラウド勤怠管理。
しかし、その「自動集計」を実現させるためにはまず自社の勤怠ルールを明確化する必要があります。
あやふやな勤怠管理では従業員も自分の給与が何を元に払われているのかがはっきりとせず、労使間の不和を生みかねません。

前編では、勤怠管理の基礎編として「 管理するべき4つの時間」「休憩時間の打刻」「半日有給休暇取得における問題点」「午前半休取得時の残業時間の扱い」の4つのポイントをお伝えいたしました。
後編では、より勤怠管理を効率的に、かつ正しく運用するための応用編として、より皆様が誤って認識しやすい3つのポイントをお伝えします!

ポイント5:法定休日/法定外休日の違い

休日出勤をしたとき、土曜と日曜、どちらで出勤したほうが手当が多くなるでしょうか?
正解は、「法定休日」が平日の1.35倍、「法定外休日」が平日の1.25倍のため、法定休日が日曜日のコムデックは日曜に出てきた方が休日出勤手当は高くなります。

これまでクラウド勤怠管理を導入してきた多くの会社さまで、「土日どっちで出勤しても手当の金額は一緒」というケースが多くありました。
休日には「法定休日」「法定外休日」の二種類があり、それぞれ休日出勤した際の割増率が異なります。
法定休日とは、曜日は会社で任意に決められますが、週1回もしくは4週間に4回与えなくてはならない休みです。
図では、最も一般的な例として日曜日を法定休日と定めた場合を示しています。

平日においては、時間外勤務、つまり残業が1.25倍、22時以降の深夜残業は1.5倍となります。
賃金の額が「所定内」「定時から22時まで」「22時以降」の3つに分かれる形です。
対して、法定外休日、法定内休日等の休日出勤では、賃金の額は「22時まで」と「22時以降」の2つに分かれます。
多くの会社で土曜日に該当する法定外休日は、22時までは1.25倍、22時以降の深夜勤務が1.5倍となります。
法定休日に労働した場合は、22時までが1.35倍、そして22時以降の深夜勤務が1.6倍となります。
休日出勤時は「時間外勤務時に対して、所定内労働時間よりも割増率が上がることはない」為、注意が必要です。

補足として、夜勤の場合には、所定内であっても平日は1.25倍、法定外休日は1.5倍、法定休日は1.6倍となります。

ポイント5
法定休日と法定外休日では、休日出勤をした際の割増賃金が異なる

ポイント6:振替休日/代休の違い

御社の「振休」は本当に振替休日ですか?
多くの会社さまで、振替休日と代休を混ぜたような運用をされているケースをお見掛けします。

振替休日は、「同じ週内」で「あらかじめ決まっている」「労働日と休日を入れ替える」ことが前提の休みです。
そのため、「法定休日の日曜日」に仕事をしても、「同じ週内の水曜日に振替」をするとあらかじめ定めていれば、単純に日曜日が労働日、水曜日が法定休日となり、割増賃金は発生しません。
もうすでに「あれっ」と思われた方が多いのではないでしょうか。
忙しいから休日出勤をしているのに、入れ替える日が決まっていることは……正直、稀であると言わざるを得ません。

対して代休は、「入れ替える日が決まっていない」ものとなりますので、例えば日曜日に働いていただいた場合には、割増賃金の1.35倍が発生します。

わかりやすく具体的な数字で計算してみましょう。
時給1500円のAさんが日曜日に8時間の休日労働をした場合、1500円×割増賃金1.35×労働8時間の16200円の賃金を支払う必要があります。

その後、Aさんが翌週の水曜日に代休を取った場合は、「労働日に休んだ」こととなります。
そのため、時給1500円×休暇8時間分の12,000円を差し引く必要があります。
結果的には、休日労働分16200円の支払いから、休暇分12000円を差し引きますので、4200円の割り増し賃金分を支払うことになります。
これは、月をまたいだ場合でも同じ処理となります。
月をまたいだ場合は、働いた月に支払い、休んだ月に差し引きの処理を行います。

これを、「休みを取るから」ということで働いた日に対して支払いを行わず、「代休が溜まっていく」状態になってしまうと、「割増賃金分を支払っていない」ことになりますので、労働基準監督署からの指摘を受けやすい運用となります。
つまり、代休制度は「休日労働分を支払わなくていい」魔法の制度ではないということは肝に銘じましょう。

ポイント6
振替休日は「あらかじめ労働日と休日を入れ替えることが決まっている」ため

割増賃金は不要代休の場合は「休日に労働し、平日に休む」ため割増賃金が必要

ポイント7:変形労働時間について

建築関連や介護関連の会社さまで就業規則に定めていることが多い変形労働時間制。
1か月の変形労働制を取り入れていらっしゃることが多いのですが、制度を正確に把握・運用されていらっしゃる会社さまはあまり多くありません。

「一か月変形労働制」を取る場合、一か月の労働時間はその月の日数により変動します。
変形労働時間制とは「一日の労働時間や週の労働時間をあらかじめ定めることによって、1日8時間、週40時間を超えた労働時間を設定することができる」制度であり、設定したそれぞれの期間と時間について「日」「週」「月」での残業判定を行う形となります。
例えば、土曜日は隔週出勤を行う場合や、月初と月末はいそがしいけれど月中は余裕がある場合などに、繁閑の波を労働時間に反映することができる制度となります。
一か月で平均して、一週間あたりの労働時間が40時間以内であれば、一日8時間を超えて労働をさせることが可能です。
そのため、例えばこの週は45時間、次の週は36時間といったように定めることができます。
ただし、これはあらかじめ就業規則やシフトで定めておく必要があり、「来週忙しそうだから増やそう」といった設定は不可能となります。

変形労働時間制を採用した場合、残業時間はそれぞれ以下のように算出します。

日ごとの計算
・1日8時間を超えた時間 
 or
・変形労働時間制により、1日8時間以上の労働時間を設定した場合にはその時間を超えて労働した時間

週ごとの計算
・一週40時間を超えた時間
 or
・変形労働時間制により、一週間40時間以上の労働時間を設定した場合にはその時間を超えて労働した時間

月ごとの計算
・変形労働時間として定めた一か月の所定労働時間の総枠を超えた時間

ポイント7
変形労働制を取る場合でも、「基本は週40時間労働」

ポイントを押さえてクラウド勤怠導入へ!

さて、ここまで勤怠管理クラウド導入における7つのポイントについてご紹介いたしました。
前編も含めて、解説したポイントをおさらいしましょう!

ポイント1:勤怠で管理するべき時間は4つ
「勤怠管理」においては「出社時間」「始業時間」「終業時間」「退社時間」の4つを管理する必要があります。

ポイント2:休憩時間の打刻は要注意!
「休憩時間」は法令に合わせて取得させる義務があるため、打刻しないほうが無難です。

ポイント3:「半日有休」は午前午後で不公平が生じる場合がある
時間有休を取り入れて柔軟な対応をすることで、従業員にとっての利便性をアップさせ、有休消化率を上げることができます。

ポイント4:1日未満の有給休暇を取得した場合には、残業の算出開始時間に注意
御社の就業規則はどうなっているか、一度ご確認ください。

ポイント5:法定休日と法定外休日では、休日出勤をした際の割増賃金が異なる
法定外休日の出勤は残業扱いとなりますので、45時間規制にも関わってきます。

ポイント6:振替休日は「あらかじめ労働日と休日を入れ替えることが決まっている」ため割増賃金は不要 代休の場合は「休日に労働し、平日に休む」ため割増賃金が必要
休日出勤分の割増賃金を支払わず、「代休がただ溜まっていく」状態は労基署から指摘を受けやすいポイントです。

ポイント7:変形労働制を取る場合でも、「基本は週40時間労働」
「40時間を超えて働かせることができる」面以外もしっかりと認識しましょう。

これらのポイントを把握し、自社の定義をしっかりと持っていただくことで、クラウド勤怠管理をよりスムーズに導入することが可能です。
7つのポイントそれぞれについて、御社ではどのような規定となっているか、この機会に見直されてはいかがでしょうか?

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