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勤怠管理をクラウド化する前に知っておきたい7つのポイント|基礎編

クラウド勤怠管理システム、導入したいけど……

ところどころ抜けたり重なっていて読めない打刻、紙の残業申請書にExcelの有給管理簿……アナログで勤怠管理をするのはもう限界!

そんな背景から、勤怠管理の業務効率化、そしてクラウド勤怠管理システムの導入を検討される企業さまも多いのではないでしょうか?
コムデック自身も数年前に勤怠管理をクラウドサービスに移行し、「タイムカードを作り、回収する時間」「手計算で集計する時間」「給与ソフトに打ち込む時間」とおさらばすることができました。
そんな「使えば確実に便利になる」クラウド勤怠管理システムですが、導入のためには「自社の勤怠ルール」をしっかりと把握し、設定に落とし込むことが必要不可欠です。
しかし、多くの会社において実は曖昧な運用がされているのが「勤怠」。
実際に、コムデックが導入をご支援させていただいた多くの会社さまで、経営者の方と担当者の方で認識が異なっていたり、ぼんやりとしたルールのままで運用されているケースがありました。

クラウド勤怠管理システム導入の大きな目的の一つは、「誰がやっても同じ結果になる」ことにあります。
人によって判断基準が異なる運用方法を見直し、自社のルールを定めるためには、まず勤怠管理の基礎知識が必要です。コムデックが多くの会社さまに導入するなかで見出した、「勤怠管理者が知っておくべき勤怠管理の7つのポイント」を基礎編/応用編に分けて丁寧に解説いたします!

ポイント1:管理すべき4つの時間

勤怠管理には4つの時間が存在します。
ひとつめは出社時間、つまりタイムカードで打刻をした時間、 ふたつめは実際に仕事を開始する始業時間、 みっつめは仕事を終える終業時間、 そして帰る前に打刻をした退社時間です。

この「出社時間」から「退社時間」で給与を計算する、工場等に多いタイプであれば、例えば朝8時に来て打刻、そして夜9時に打刻、出社時間と退社時間さえあれば問題ありません。これは1分単位で給与を支払うマクドナルドや工場勤務などに多い形態です。

しかし我々一般事業者については、少し状況が異なりますよね。
会社に来て打刻をし、準備をして9時から業務開始、そして20時まで残業をして、少し同僚とおしゃべりをしてから帰り際に打刻…この形をとると、朝の出社時間から始業時間の差、もしくは終業時間と退社時間の差が発生します。

どこからどこまで給与を払うべきなのか、どこからどこまでを「労働時間」と見なすべきなのか、それらを正確に把握するために、出社時間と退社時間だけではなく、始業時間と終業時間を含めた4つの時間を管理する必要が出てくるのです。

多くのクラウド勤怠管理システムにおいても、初期設定では出社時間から退社時間の二つの時間をつかって集計していきます。
そこで、給与が発生する実労働時間だけを集計するために、定時の始業時間・終業時間を追加で設定する(労働の予定を設定する)場合がほとんどです。

その上で、定時の前後の労働、つまり残業時間を算出する場合には、従業員本人から残業の申請を行っていただくことが多くなっています。これまで残業は自動で算出していたという企業さまは、残業申請制を取り入れることで、残業への意識付けを行うことができます

ポイント1
「勤怠管理」においては「出社時間」「始業時間」「終業時間」「退社時間」の4つを管理する必要がある

ポイント2:休憩時間の打刻

多くの会社様ではお昼1時間休憩、あるいは昼40分、午前午後に10分ずつの休憩をとられていますが、実は休憩時間は労働基準法により定められています。

6時間までの労働時間であれば本来休憩時間を与える必要はなく、例えば朝9時から6時間後、つまり15時までの勤務であれば休憩時間はなくても問題ありませんが、それ以上労働する場合には45分の休憩が必要となります。
労働時間が8時間になると、1時間の休憩が必要になります。

クラウド勤怠管理システムでは、タイムカードと同様に休憩時間の打刻も行うことができますが、打刻をしてもらった結果休憩時間が法令の基準に満たない場合には、たとえその休憩が法令に満たない部分の時間について給与を支払っていたとしても、調査等の際に指摘される部分となります。
そのため、休憩の打刻については実施せず、労働時間の合計時間に応じて、自動的に休憩の必要時間を差し引くという方法が主流です。

ポイント2
「休憩時間」は法令に合わせて取得させる義務があるため

打刻しないほうが良い

ポイント3:半日有給休暇取得における問題点

半日有休、午後から取った方が得!
勤務時間によっては、そうなりますよね?

こちらは図の通りですが、「半日有給」という制度がある場合、9:00から勤務を開始し、12:00のお昼休憩までを午前休とすると、午後の勤務時間は5時間となります。
逆に、午前中に勤務をし、午後休む場合は勤務時間は3時間です。同じ0.5日の有給休暇でも取得時間に差が出てしまいます。

これらの不平等を是正するため、最近では「時間単位有休」制度を導入する企業が増えています。
時間有給を取り入れることで、「通院のため1時間だけ早退したい」「子供の通学時の交通安全当番で一時間だけ遅刻したい」といった要望に対して、有給休暇という形で柔軟に対応することができます。

ポイント3
「半日有休」は午前午後で不公平が生じる場合があるので

時間有休を取り入れて柔軟な対応を!

ポイント4:半休または時間有休取得時の残業時間の扱い

午前半休取得時の残業時間の扱いについては、会社により判断が必要となります。
通常勤務であれば、8:00から勤務を開始し、17:00以降は残業となります。

しかし午前休を取得した場合、休んでいた午前の4時間を「勤務時間」とみなし、通常時と同様に17:00からを残業時間とする「みなし勤務算入」パターンか、出勤した13:00からを勤務時間の計算開始とし、所定時間8時間を超えた分から残業とする「みなし勤務としない」パターンがあります。
そのため、図の例では残業時間、つまり1.25の割増賃金が発生しない形となります。

「みなし勤務としない」パターンの場合は、労働時間に対して自動休憩の差し引きも関わってくる形となります。

ポイント4
1日未満の有給休暇を取得した場合には

残業の算出開始時間に注意しましょう。

後編ではより間違いやすい3つのポイントを解説!

さて、ここまで「 管理するべき4つの時間」「休憩時間の打刻」「半日有給休暇取得における問題点」「午前半休取得時の残業時間の扱い」4つのポイントについてお伝えいたしました。
勤怠管理の基礎と言える部分のため、すでにご存知のことも多かったかと思いますが、いかがでしたでしょうか?
応用編では、より皆様が誤って認識しやすい、「法定休日/法定外休日の違い」「振替休日/代休の違い」「変形労働時間制度の分類」3つのポイントを解説いたします!
勤怠管理をしっかり固めることは、労使間の信頼関係にも繋がりますので、是非応用編もご覧ください!

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