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脱ホワイトボード!スケジュールのデジタル化で月20時間のコスト削減|配送業カワチョー様の事例

突然ですが、御社ではどのようにして社員同士の、あるいは仕事のスケジュールを共有していますか?
今日の予定だけをホワイトボードに書き出し?それとも外出予定だけ簡単に記載
どちらにせよ、「先々の予定まで、詳細に全員分の予定を共有する」ことは、ホワイトボードの上だけでは難しいのではないでしょうか。

従業員全員の予定を共有するために、大きなホワイトボードいっぱいに細かく書き込まれたスケジュール。
当日急に予定が変更になれば、事務担当の方がホワイトボードを書き換え関係のある従業員に連絡する……わずか一年ほど前の株式会社カワチョーさまの社内の様子です。

ホワイトボードを中心とした管理方法に限界を感じていた株式会社カワチョーさまでは、紙やホワイトボードを中心として行っていたスケジュール管理から、クラウド型の業務管理ツール「kintone(キントーン)」を活用したスケジュール管理に移行されました。
それにより、月20時間もの時間コストを削減し、なおかつ「いつでも、どこでも」「最新の予定」がわかる仕組みをつくることに成功されたのです。
kintoneでスケジュールを管理し、「共有する」ところまでこだわった業務効率化のすべてお見せします!

株式会社カワチョー様公式HP⇧

ホワイトボードは書き換えが大変!月20時間近くをかけていた……

株式会社カワチョーさまは、多種多様な車両・設備を自社で保有されており、業界内では珍しい「重量物の運送・搬入・据付までワンストップで対応」できる企業さまでいらっしゃいます。
お客様のニーズにお応えするため、自社で多くの車両や設備をお持ちのカワチョーさま。
創業から90年以上という豊富な実績に加え、窓口を一本化できるというメリットから多くのお客様にご用命をいただいておられました。
しかし、現在は50名程度の従業員様が在籍し、日々お客様の元へ設備や技術を提供しておられる株式会社カワチョーさまでは、「各車両とその運転手のスケジュール管理、案件への配車管理」に大きな課題を抱えていらっしゃったのです。

当時の株式会社カワチョーさまのスケジュール管理はホワイトボード中心
紙に手書きで予定表を作成し、そちらを元にひと月分のスケジュールと当日の配車予定を書き込んでいきます。
スケジュール管理専用の大きな2枚のホワイドボードに書き込んでいくのに、毎日1時間近くかかることもあったそうです。

手書きで紙に書いたスケジュールをホワイトボードに書き写している様子

加えて、せっかく書き込んだ予定も急な依頼やキャンセルの連絡が入るとまた消して書き直しが必要になります。
紙を書き換えホワイトボードを書き換え、さらに従業員の方には手で書き直した紙の配車表をコピーして手渡ししていたというのですから、「管理しきれない!」と悲鳴が上がるのも無理はありません。

紙の配車表

ホワイトボードの情報は蓄積できない・先すぎる予定は書いておけない

スケジュールの管理を紙やホワイトボードで行っていると、どうしても情報の更新と共有に時間と手間がかかってしまいがちです。
その手間を省くために、株式会社カワチョーさまでは車両ごとのマグネット等を作る等の工夫をされていらっしゃいましたが、それだけではやはり根本的な解決には至らず、頭を悩ませていらっしゃいました。

車両番号や担当者名のマグネット

「手書きでないと情報が更新できない」「会社にいないと最新の予定が確認できない・先々の予定が確認できない」という、事務、現場双方からの課題。
それに加えて、毎日1時間近くの手間をかけているにも関わらず、「ホワイトボードに書いた情報は、日々上書きされるため蓄積できない」ことも気になっておられたという社長さま。
ホワイトボードを脱却し、先々の予定まで見える化すること、またこれまで書き換えれば無くなってしまっていたホワイトボードの情報を活用できるようにならないか?という想いを受け、kintoneを使ったスケジュール管理に乗り出されました。

スケジュール管理をkintone化するための3つのこだわり

こだわり1:入力は事務担当に限定!

まずはスケジュール管理アプリを運用しはじめた株式会社カワチョーさま。
スケジュールの登録を各従業員さまに任せるのではなく、これまでスケジュールをホワイトボードに手書きされてた事務担当の方に一任
登録者を限定することで、kintone導入期にありがちな「入力してくれない」「使ってくれない」状態を未然に防ぎました。
現場の従業員さまは登録されたスケジュールを「見るだけ」にして、まずメリットを体感してもらうことを優先したのです。

担当者がスケジュールを登録している様子

こだわり2:入力項目をとにかく「簡単」に!

kintoneは様々な形で簡単に「情報の入れ物」を作ることができるため、アプリを作る際、この情報も、あの情報も……と盛りだくさんな内容になってしまいがちです。
しかしそこがkintone導入期の落とし穴。
最初こそ頑張って情報を埋められても、多く複雑な入力項目は抜け漏れを生みやすくなります。
そこで、株式会社カワチョーさまでは「入力項目をとにかく簡単に」することを念頭にアプリの修正を重ね、「見れば入力すべきことがわかる」「スクロールさせない」入力画面を実現。
そこにこだわることで、後々誰か別の方に入力作業を引き継ぐことになっても安心です。

入力項目はたったこれだけ!

こだわり3:大型モニターで「一目でわかる」状態へ!

株式会社カワチョーさまでは、元々「ひと月分のスケジュールを掲載するホワイトボード」と「その日一日だけの配車予定を掲載するホワイトボード」がありました。
それぞれのホワイトボードに同じ情報を書いていた時とは異なり、kintoneでは「ひと月分のスケジュールに必要な情報」「当日の配車予定に必要な情報」同じ一つのデータとして持つことができます。
ひと月分のスケジュールを細かく見ればもちろんその日一日だけの予定になっています。
しかし、一か月分の予定を表示しているカレンダーでは表示できる情報にも限りがあり、詳しい配車の情報を見ることはできません。
見たいものは同じ情報だけど、見え方を変えたい。kintoneはそんな要望にも柔軟に応えることができます。
さらに、株式会社カワチョーさまでは、大きなモニターをホワイトボードのように二台並べて配置することで、ふたつを同時に見られる環境を実現されました。
スケジュール表で「未来」を、配車表で「現在」を、それぞれ一目でわかるようにされたこだわりにより、自社にぴったりの運用方法となっておられます。

作業時間だけじゃない!スケジュールのkintone化で得られた効果

こだわりを持ってスケジュール管理のkintone化に取り組まれた株式会社カワチョーさま。
kintone化から得られた様々な効果を、それぞれの視点でお伝えします。

事務から見た効果

これまで毎日1時間近くかけてホワイトボードを書き換えていた事務担当者さま。
スケジュール管理がkintoneに移行したことにより、毎日書きかえる必要がなくなり、大幅な手間の軽減につながりました。
「判明した時点で予定を登録する」ことができるようになったため、先の予定の抜け漏れを未然に防げることも嬉しい効果だと言えます。

また、kintoneに蓄積されたデータを見れば「誰がいつどこにいっていたか」は調べればすぐにわかります。
以前は紐で綴って保管していた10年分の紙の配車表から一枚一枚めくって探していた情報も、名前で検索すれば一瞬です。

現場から見た効果

日中は社外に出ていることが多い現場の従業員さま。
これまでは、会社に戻ってこなければ自分の明日の予定がわからず、また急な予定変更も紙の予定表を手渡されるまでは把握できませんでした。
それが、kintoneではどこにいようとも自分のスマホからいつでも最新の予定を確認することができます。

現場の方が社外で予定を確認している様子

経営者から見た効果

ホワイトボードに書いた情報は、日々上書きされるため蓄積できない、つまり活用ができないことを課題だと感じておられた社長さま。
スケジュール管理をkintone化したことで、これまでは上書きしかできなかった情報が、それぞれひとつずつの「データ」として蓄積されていくようになりました。

また、kintoneの絞り込み機能を活用することで、カレンダー上に特定の従業員や特定の車両に限定して情報を見ることができます。
過去のデータが蓄積されることで、例えば各従業員、各車両がその月にどれだけ働いていたのか、すなわち「車両や従業員の稼働率」を視覚的に判断できるようになったとのことです。

”4tトラック”で絞り込みした情報

脱ホワイトボードの次は…

ホワイトボードでのスケジュール管理を脱却したことで、手書きの手間が0になり、いつでもどこでも予定が確認できるようになった株式会社カワチョーさま。
今後は、kintoneやDropboxを活用しながらペーパーレス化を進め、最終的にはリモートで仕事が完結できるようにしていきたいとのこと。
株式会社カワチョーさまの今後のクラウド活用に期待です!

株式会社カワチョー様、ご協力ありがとうございました!

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