
案件は各自のExcelで管理、全体の把握が難しい…
「進捗はそれぞれの資料で管理しているため、進捗状況を確認・更新するのに手間がかかる」
目標への進捗を測り、会社経営の今後の方向性を決める重要な会議ですが、「会議の準備に時間がかかる!」そんな会社さまも多いのではないでしょうか?
案件管理を行い、会社の売上予測を立てたい
創業280年あまりの建築金物卸売業者であるいとうさまは、「安心のサービス」「信頼の品質」「伝統の歴史」をコンセプトに、誰にでもご満足いただける親切・丁寧な施工をモットーにして、日々お客様に寄り添ったサービスを展開しています。
26名のスタッフが在籍されているいとうさまでは、すでにLINE WORKSやカイクラ、Evernoteといったクラウドサービスを導入されており、社内コミュニケーションや、お客様への電話対応において生産性の改善を図ってきました。
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月に1回の案件の状況を共有する会議の時には、各自が管理しているExcel内の案件金額をコピー&ペーストして集約した資料を作成する必要がありました。
自分以外の案件の情報を見られない状態で会議に臨むため、実際の会議では「各自の案件状況の報告すること」がメインとなります。

kintone化によって簡単に案件状況を把握できるように!
そんなご要望を受け、コムデックではkintoneをご提案。
バラバラだったExcelから、以下のような4つのステップで「一目でわかる案件管理」を実現されました。
ステップ1.複数あった案件管理のExcelのkintone化
まずは案件管理に必要な情報をkintoneに入れられるようアプリ化。
そこから、各Excelに入っていた情報をひとつのアプリに集約していきました。
そこで、「それぞれの立場に最適な一覧」を作成し、各自が見たい情報だけにアクセスできるように設定しました。
ステップ3.データ登録業務の自動化
入力の手間を省くことで、案件の登録漏れを0にしました。
ステップ4.より使いやすい環境作り
「kintoneさえ見ればわかる」状態へ
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毎月の売上目標に対しての現在の進捗、売上予測
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目標達成のためには、どの確度の案件までを受注する必要があるのか
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案件に対して次のアクションはいつ行われるのか、アクションができていない案件があるのか
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営業担当はkintoneさえ見ていれば自分の案件の状況を把握できる
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管理者はkintoneさえ見ていれば誰がどの案件をどれだけ進めているのかが把握できる
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アクション出来ていない案件を自動で通知し、対応の抜け漏れを防ぐ
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日々ワンクリックで各営業の案件状況が把握できるため、案件に対する意思決定やフォローが週に1度から毎日に変化し、仕事のスピード、生産性が向上
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kintoneで自動集計されるため、各自のExcelからコピー&ペーストして金額の集計を行う必要がなくなった
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会議前に全体の案件の状態をある程度把握した上で会議を行えるため、状況説明にかける時間を削減することができる
今後の見通し。行動プロセスまで見える化したい
そのため、今後は実績の管理も行い、予定・実績どちらともkintoneで見える化していきたい、とのことです。
また、案件情報に入力管理されているステータス(見込、受注など)の管理をさらにもう一歩前進させ、どの案件に対して、いつ何を行ったか、そしてその結果どういう実績につながったのか、結果だけでなく行動プロセスまで見える化する仕組みを作っていきたいと考えていらっしゃるとのことでした!
ビフォー
(kintone導入前)
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アフター
(kintone導入後)
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案件管理が各個人ごとのExcelで行われていた。
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案件情報がkintoneに集約され、全体を把握できるようになった。
各個人が知りたい情報が一目で把握できるようになった
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会議で案件を報告するかどうかは担当者の判断に委ねられていたため、会社全体の案件を把握することが難しかった |
全ての案件が見積作成と同時にkintoneに連携されるため、抜け漏れがなくなった
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会社全体の数字については、各個人の資料を集計する必要があった |
kintoneに案件情報が集約されることで、自動で計算され表化までされるようになった
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案件に対する意思決定やフォローの判断は週に一回
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日々ワンクリックで各営業の案件状況が把握できるようになったため、毎日意思決定を行うことができる
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案件に対して、「次いつ動くのか」は口頭で確認する必要があった |
10日以上ステータスが動いていない案件は自動で通知を行い、対応漏れをなくすようにした
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