工数削減に大きく貢献！kintone(キントーン)で案件管理がシンプルに｜建築材料の卸売業いとうさまの事例

リフォーム・増改築などの住宅に関わる事業を幅広く手掛ける株式会社いとうさまでは、案件管理を各自のExcelファイルで行っており、進捗把握や会議資料の作成に手間がかかるというお悩みがありました。

今回、kintone(キントーン)活用して案件情報を一か所に集約し、会社の売り上げ予測を行うところまで変化を遂げた様子をご覧下さい。

案件は各自のExcelで管理、全体の把握が難しい…

「月1、週1の会議のために、案件の情報をまとめなくてはならない」

「進捗はそれぞれの資料で管理しているため、進捗状況を確認・更新するのに手間がかかる」

目標への進捗を測り、会社経営の今後の方向性を決める重要な会議ですが、「会議の準備に時間がかかる！」そんな会社さまも多いのではないでしょうか？

案件の情報が複数のExcelに分かれていると、進捗状況や全体の金額を把握するだけでも時間がかかってしまいます。

案件管理を行い、会社の売上予測を立てたい

地元の職人さんとの連携を通じて、屋根材などの加工･販売など、家の事なら何でも統合的にサポートしているいとうさま。

創業280年あまりの建築金物卸売業者であるいとうさまは、「安心のサービス」「信頼の品質」「伝統の歴史」をコンセプトに、誰にでもご満足いただける親切・丁寧な施工をモットーにして、日々お客様に寄り添ったサービスを展開しています。

26名のスタッフが在籍されているいとうさまでは、すでにLINE WORKSやカイクラ、Evernoteといったクラウドサービスを導入されており、社内コミュニケーションや、お客様への電話対応において生産性の改善を図ってきました。

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今回は、さらなる生産性の向上を目標として「案件管理をしっかりと行うことで、売上予測を行いたい」と考えたいとうさま。

案件の情報は各自が自分でExcelを作成し、そこで進捗等の管理を行っていました。

情報が各自の資料に散らばっているため、会社全体の数字を把握するためには各自で管理しているExcel資料を集計しなければなりません。

月に1回の案件の状況を共有する会議の時には、各自が管理しているExcel内の案件金額をコピー&ペーストして集約した資料を作成する必要がありました。

自分以外の案件の情報を見られない状態で会議に臨むため、実際の会議では「各自の案件状況の報告すること」がメインとなります。

その上、会議にてその案件の報告をする、しないは各担当者のさじ加減で決まっていたため、会社で今持っている案件全ては把握できないという課題も発生していました。

kintone化によって簡単に案件状況を把握できるように！

「案件情報を一か所に集約し、情報集約にかける時間を減らしたい」

「数字の予測を立てることで経営判断に活かしたい」

そんなご要望を受け、コムデックではkintoneをご提案。

バラバラだったExcelから、以下のような4つのステップで「一目でわかる案件管理」を実現されました。

ステップ1.複数あった案件管理のExcelのkintone化
まずは案件管理に必要な情報をkintoneに入れられるようアプリ化。
そこから、各Excelに入っていた情報をひとつのアプリに集約していきました。

ステップ2.それぞれの立場で判断しやすい一覧の作成

情報は集約されましたが、立場によって見たい情報はそれぞれ違います。

例えば、営業担当は自分の営業先の情報、管理職は担当部署の情報、経営者は全体の情報……といったように、見たい情報がバラバラです。

これらすべての情報を一つの一覧で表現しようとすると、情報量が多く逆に見にくくなってしまいます。

そこで、「それぞれの立場に最適な一覧」を作成し、各自が見たい情報だけにアクセスできるように設定しました。

ステップ3.データ登録業務の自動化

案件管理をkintone化した結果、登録に必要な情報量が多くなってしまい、案件登録をつい後回しにしてしまうという事象が発生しました。

登録そのものが手間になり、案件情報が各担当者の頭の中にしかない状態になってしまっては本末転倒です。

そこで、見積を作成する販売管理システムとkintoneを連携させ、見積を作成すると自動的に案件としてkintoneに登録されるような仕組みを構築。

入力の手間を省くことで、案件の登録漏れを0にしました。

ステップ4.より使いやすい環境作り

見やすい一覧も作った、登録も自動化した、それでもやはり、「これまでと違うツールを使うこと」はなかなかハードルが高いものです。

そこで、ステップ2で作成した各自の立場に適した一覧へとすぐアクセスできるショートカットアイコンをデスクトップに作成し、まるでこれまでのExcelを開くのと同じようにkintoneにアクセスできるようにしました。

これにより、「案件情報を見たければkintoneを見る」習慣づけを行い、社内に定着させていきました。

デスクトップからアイコンをクリックすると担当者別の一覧にジャンプ！

「kintoneさえ見ればわかる」状態へ

案件管理のkintone化により、これまで管理できなかった以下のような点が見える化されました。

毎月の売上目標に対しての現在の進捗、売上予測
目標達成のためには、どの確度の案件までを受注する必要があるのか
案件に対して次のアクションはいつ行われるのか、アクションができていない案件があるのか

これらの見える化によって、いとうさまに生まれたメリットは以下の通りです。

営業担当はkintoneさえ見ていれば自分の案件の状況を把握できる
管理者はkintoneさえ見ていれば誰がどの案件をどれだけ進めているのかが把握できる
アクション出来ていない案件を自動で通知し、対応の抜け漏れを防ぐ
日々ワンクリックで各営業の案件状況が把握できるため、案件に対する意思決定やフォローが週に1度から毎日に変化し、仕事のスピード、生産性が向上
kintoneで自動集計されるため、各自のExcelからコピー＆ペーストして金額の集計を行う必要がなくなった
会議前に全体の案件の状態をある程度把握した上で会議を行えるため、状況説明にかける時間を削減することができる

今後の見通し。行動プロセスまで見える化したい

「バラバラの案件管理を集約する」という大きな課題は解決されたものの、現状kintoneで管理されているのは予定の部分だけです。

そのため、今後は実績の管理も行い、予定･実績どちらともkintoneで見える化していきたい、とのことです。

また、案件情報に入力管理されているステータス(見込、受注など)の管理をさらにもう一歩前進させ、どの案件に対して、いつ何を行ったか、そしてその結果どういう実績につながったのか、結果だけでなく行動プロセスまで見える化する仕組みを作っていきたいと考えていらっしゃるとのことでした！

ビフォー（kintone導入前）	アフター（kintone導入後）
案件管理が各個人ごとのExcelで行われていた。	案件情報がkintoneに集約され、全体を把握できるようになった。各個人が知りたい情報が一目で把握できるようになった
会議で案件を報告するかどうかは担当者の判断に委ねられていたため、会社全体の案件を把握することが難しかった	全ての案件が見積作成と同時にkintoneに連携されるため、抜け漏れがなくなった
会社全体の数字については、各個人の資料を集計する必要があった	kintoneに案件情報が集約されることで、自動で計算され表化までされるようになった
案件に対する意思決定やフォローの判断は週に一回	日々ワンクリックで各営業の案件状況が把握できるようになったため、毎日意思決定を行うことができる
案件に対して、「次いつ動くのか」は口頭で確認する必要があった	10日以上ステータスが動いていない案件は自動で通知を行い、対応漏れをなくすようにした