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LINE WORKS(ラインワークス)での情報共有で起こったポジティブな変化 |建築材料の卸売業いとうさまの事例

電話での顧客対応を格段に便利にする「カイクラ(シンカCTI)」の導入や、「Evernote(エバーノート)」で配送状況を確認するなど、積極的な業務改善を行った株式会社いとうさま。
電話対応品質とスピードが向上しました。
今回は、社内での連絡をさらに効率化するため「LINE WORKS(ラインワークス)」を導入。
さらなる改善を通じて起きた変化をご覧ください。

カイクラ(シンカCTI)を見ながら電話対応をしている様子

▼前編記事はこちらから

社内の情報を社外からも見られるようにしたい

カイクラ(シンカCTI)やEvernote(エバーノート)を導入することで、顧客対応時に起こっていた無駄な手間を省くことに成功したいとうさま。
事務員の時間が生まれ、営業スタッフのサポートができる時間を確保することができるようになりました。 

しかし、スタッフ間のコミュニケーションについては改善の余地がありました。
「〇〇の在庫状況は?」「この日は配送トラック空いてる?」
いとうさまの社内では、営業スタッフから事務員の方に対し、このような確認連絡が多々ありました。
トラックの稼働スケジュールは社内のホワイトボードで管理されているため、社外からは最新の情報がチェックできなかったのです。

そこでまずは、効果が一番出そうなトラックの配送スケジュールを LINE WORKSを活用し、社内全体で共有することから始めました。
すでに、個人のLINEで情報をやりとりしていたものの、アカウントを知っている人同士でしか連絡が取れないため、情報共有ができる人とそうでない人の「二極化」を解消する必要がありました。

社内で配送スケジュールを管理しているホワイトボード

営業と事務員の情報共有をスムーズに

最新の納品スケジュールやトラックの配車状況は、誰しもが把握しておきたい情報です。
そのため、事務員ひとりに対して複数人の営業スタッフから同じ問い合わせを受けることも。
同じ内容を複数人に伝えるという、二度手間が発生してしまう事もありました。

配送状況を確認するために、社外から電話をかけている営業スタッフの様子

LINE WORKSのグループチャット機能を活用!

すでに個人LINEでのコミュニケーションが行われていたいとうさま。
LINE WORKS上でグループを作ることで、会社でグループへの参加者を管理できるため、社内の誰しもが情報共有できるようになりました。 

LINE WORKSはビジネスに特化した機能が充実しており、スケジュール共有も簡単です。
プライベートのLINEアカウントを業務に用いる必要がなく、ビジネスとプライベートを分けることが可能です。
 ▼LINE WORKS(ラインワークス)について詳しく見る。
(コムデック公式HP内コンテンツに移動します。) 

LINE WORKSグループ上で配車スケジュールを1日2回発信

営業からの確認電話に割く時間を減らすため、全ての営業スタッフが知りたい情報は予めLINE WORKS上でお知らせすることにしました。 

いきなりホワイトボードをLINE WORKSに置き換えてしまうと、営業スタッフの混乱を招く恐れがある、と考えたいとうさまでは、まず最初のステップとして、1日2回、トラックの配車スケジュール写真で共有することから始めました。
定時になると最新の配車スケジュールがLINE WORKSのグループで共有されることで、社外からでも最新の情報を確認することができます。
事務員が同じ質問に対応しなければいけない状況が 0 になった訳ではないですが、グループへの発信だけで必要な情報伝達が完結する事も増えていきました。営業スタッフにスマートフォンでの配車スケジュール確認が定着した際は、よりリアルタイムでのトラックの配車スケジュールを確認できる様に、LINE WORKSのカレンダー機能を活用していく予定です。

配車表を共有している事務員さん/社外から配車表を確認している営業スタッフ

LINE WORKSで会社はこう変わる

社内での情報格差をなくすことは、成果を生み出す上でも欠かせません。
次第にトラックの配車スケジュールだけでなく、「みんなが知りたい情報」がLINE WORKSで自発的に共有されるようになります。

 今後は、社内での困りごとや改善案など、より多岐にわたるコミュニケーションがLINE WORKS上で行われていくのではないでしょうか。
社内の情報が偏りなく共有されることで、お客様へ提供するサービスの質も向上するはずです。

ビフォー
(LINE WORKS導入前)
アフター
(LINE WORKS導入後)
社外の営業スタッフから事務員に対して同じ問い合わせが起こっていた。
(毎回、同じ質問に答えるため、時間がかかっていた)
LINE WORKS上のグループで必要な情報を共有。社内での問い合わせ対応の手間が大きく削減された
社内で個人LINEでのやりとりもあったため、情報共有が社内全体で効率よく行えていなかった LINE WORKSでの情報共有に統一する事で、社内の情報格差が少なくなった
いとうさま、ご協力ありがとうございました!
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