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IT活用戦略セミナー2019 DAY1 第二講座レポート|株式会社コムデック 専務取締役・クラウド事業部部長 生田 智之

2019/6/18~6/19 三重県営サンアリーナにて開催した「IT活用戦略セミナー「働き方改革にDX(デジタル・トランスフォーメーション)」の各講演を詳細にお伝えします!

第二講座「クラウド活用でハッピーになれる7つの習慣」株式会社コムデック 専務取締役・クラウド事業部部長 生田 智之

コムデックがこれまでの活動を通じて出会ったクラウドサービスの中で、皆様に実際にご導入いただき、企業成長に役立ったサービスを厳選してご紹介しました。

2016年から開催スタートしたIT活用戦略セミナーも4回目を迎えることとなりました。立ち上げ当初から一貫して「IT活用による働き方改革」をテーマに掲げて皆様に様々なノウハウや事例をお伝えしてきました。

4年間でお伝えしてきた内容を振り返りながら、培ってきたノウハウを参加者の皆様に改めてご紹介。

2016年にお伝えしたのは「仕事を進めるための大事な情報なのに、紙の資料として保管されていてその場所でしか見れない(場所依存)、その人しか知らない(人依存)情報って、勿体ないですよね。Evernoteを使うと、ノートに手書きで書いていたことや、写真などを手軽に組み合わせて保管することが出来、必要なメンバーに共有が出来、仕事が見える化、チームワークが向上します。」ということでした。

クラウド活用開始当初は「Evernote便利!」と、あれもこれもEvernoteに保管をしていました。しかし、使いづらい点もありました。
何とか工夫をしながら使い続けていましたが、ふと思ったのが、「クラウドサービスってEvernoteだけじゃないよな。クラウドサービスごとに様々な特徴や強みがあって、複数使い分けたほうが、業務全体を考えたら効率的!」ということでした。(というのが2017年のセミナーでお伝えしたことです)

EvernoteとDropboxのそれぞれの強み、使い分け方についてお伝えしたのが、2017年のセミナーでした。しかし、EvernoteとDropboxだけではデータの自動集計や分析は困難であることが分かったのが、2018年のコムデックの学びでした。

業務で管理するデータには大別して「非構造化データ」と「構造化データ」があり、記録/共有が最優先の情報はEvernoteやDropboxに蓄積をし、集計/分析し改善していきたい情報はkintoneに蓄積しましょう、ということをお伝えしました。

コムデックがどのようにクラウドサービスを使い分けているかを、情報別に分類してみました。

目的に応じてクラウドサービスを使い分けており、Evernote、Dropbox、kintone以外にも多数活用をしていますが、「結果、生産性も仕事のクオリティも上がり、残業時間が減っている為、コストパフォーマンスはかなり良い」と、コムデックでは捉えています。

2018年頃によくご相談いただいていたのが「目的に応じてクラウド使い分けるのは分かったけど、実際うちの会社にはどんなクラウドサービスが良いの?」というものです。
それに対してお伝えしていたのが、

「仕事の流れを見直しましょう」ということです。

仕事の流れを見直し、適したクラウドサービスを選択し活用することで、人時生産性(総労働時間を削減、営業利益金額が増加)が向上します。
実際に人時生産性が高い企業の特徴をご紹介しました。

ここまでが2018年までの振り返りでした。
ここは最近さらに、クラウドを活用し課題解決成功している企業が増加してきています。最近はどういった課題が多いのかというと…

「ファイルサーバーの容量がいっぱいで何とかしてほしい」
「うちの会社、LINE使って連絡とってるけどセキュリティ、管理体制として大丈夫かな?」
「働き方改革関連法対策で残業時間と有休消化管理したい」
といった課題です。

これらの課題に対して解決策としてお伝えしているのが…

ファイルサーバー管理は、Dropboxの活用をオススメしています。
容量無制限のほかにも様々な活用メリットがあります。

続いて、

LINEはセキュリティ面や管理の面から考えてもビジネス利用に適していないですが、生産性の面からも、利用はオススメできません。
個人のLINEに届いている通知は、仕事に関すること以外にも、プライベートなやりとりや、お店からの宣伝など、仕事に関係のない情報まで混在していしまいます。
仕事に関することは、仕事に特化したツール(LINE WORKS)を活用し、生産性を向上させましょう、ということをお伝えしています。

そして、

勤怠管理については、「残業や有休の管理」も企業の課題としてあがってきますが、実際に現状をお伺いした際に必ず課題として浮き上がってくるのが「アナログ管理による非効率な状態」です。
king of timeのような勤怠管理クラウドサービスを導入することで、課題を解決することが出来ます。

こういったお問い合わせを多数いただいたこともあり、1社1社に対してお答えするだけではなく、セミナー形式で広くお伝えしていくのが良いのでは?と考えました。

そこで開催したのが「いま中小企業に必要なIT活用セミナー」というものです。

セミナーの招待は、これまでお付き合いのある企業様にお送りするだけでなく、三重県内の、これまでお付き合いしたことのない企業様にもDM形式で招待をお送りしました。
好評いただき、多数の企業様に参加頂いたのですが、実際にどういう方々に参加頂いたかというと、

純粋にIT化を検討している(コムデックを知っていて参加したわけではなく、「IT活用に関するノウハウをお伝えします」という招待状に興味をもって参加いただいた)方が多数お越しいただいている状態でした。
もう少し詳しくお話を伺ってみると、課題意識はあり、紙やExcelで業務管理に努めているが、うまく活かせていない…とのことでした。

そんな参加者の皆様にお伝えしたのが、

これらの内容です。
参加いただいた企業様からは「ペーパレス取り組んでみます」や「クラウドサービスを活用した働き方、理解できました」といった声をいただきました。

しかし一方で、
「実は過去にクラウド活用に取り組んだことがある。しかし、上手くいかなかった」という企業様もいらっしゃいました。「次同じ失敗をしないためには、どうしたらよいか?」と聞かれ、お答えしたのが、「対面構築をやってみましょう」ということです。

対面構築のほかにも、クラウド活用に取組む企業様からの意見を取り入れながら様々な取組を行ってきました。

例えばクラウドサービスを活用した働き方を見学するツアーの内容ですが…

クラウドを上手く使いこなすためのハードウェア環境をご紹介したり、

クラウドを活用し、どのようにチームで効率よく働いているか、一連の流れをご紹介しています。

プレゼンのまとめの前に、
このような様々な活動や、お客様とともにクラウド活用に取り組んできた結果、わかってきた「クラウドサービス活用に役立つ3つのポイント」をご紹介しました。

1つめのポイントは「ステージ毎にデータ集めの方針を変える」ということです。

最初のステージである導入期は…

クラウドサービスを使い始めるタイミングで、社員に「あれもこれも管理していこう」と負荷をかけすぎるのではなく、入力しやすさを優先すること、こまめに情報を更新してもらい、情報の鮮度を保つ(クラウドを見れば最新情報がわかる)状態を目指すことが重要です。

続いて業務に関する情報が集まってくる収穫期では…

業務に関する正確な意思決定を素早く行うために必要な情報を集めることが重要になってきます。

効果(業務効率化)が出てきた後、価値向上期では…

新しいことに取組み、自社の業務価値をさらに向上させるための情報を集めていくことが重要になってきます。

2つめにお伝えしたポイントは、

せっかくクラウドサービスという新しいツールを使うならば、考え方もアップデートしましょう!ということです。

3つめのポイントは、

顧客管理を徹底し…

他社に模倣されない顧客との関係性を蓄積していきましょう、ということです。

まとめとして「クラウド活用でハッピーになれる7つの習慣」をお伝えしました。

当日お越しいただいた皆様、有難うございました!

参加者感想

・勤怠管理、コミュニケーションツールの活用など、今後のヒントになるいい機会になった。

・とりあえずDropBoxにサーバーのデータをすべて上げることをしてみようと思う。

・作成した書類、情報の共有化、外部からも情報が見れるようになりたいが、課題でした。クラウドサービスを使ってできることを増やして、業務の効率化をはかっていきたい。しかしながら私も含め、ITにうとい社員がおりますので、社員全員がクラウドサービスを理解して、利用できるようになるのは時間がかかりそうです。会社に来ていただいて、使い方を説明してほしいです。

・基幹システムはクラウドを利用している マルチデバイスの利用は考えてみたい。

・関係性の蓄積(お客様との)が最も大切だと思いました。

・次のクラウドを何にするか考えるきっかけになった。

・クラウド毎に何の業務に使用することが最適なのかよくわからなかったことがすっきりしました。自分以外のメンバーのやっていること、進捗の状況が共有できることがとても良いと思いました。

・業務のたなおろしを一緒にお願いしたいです。

・バラバラになっている情報を一元化していきます。顧客管理をしっかりとデータベース化してさらなる収益UPにつなげていきます。

・できる方法を考えることは本当に大事なことだと思う。少しの工夫が業務の効率に大きく影響する。プレゼンに関しても事業に関しても、クロージングまでの方法を見習って活かしたい。

・今勤怠管理システムの取り組みを始めたが、会社の他の業務にクラウドサービスを取り入れる必要性を感じた。


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