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「電話がつながらない」はLINE WORKSで卒業!|伊勢日軽アルミ建材さまのIT改革

社内でのコミュニケーションはどのように行っていますか? 
おそらく、多くの企業が電話でコミュニケーションをとっていると思います。
しかし、「現場のスタッフがなかなか電話に出られない」、「写真を見ないと状況が分からない…」 などなど、電話での情報共有にストレスを感じている企業は少なくありません。
 今回の事例では、LINE WORKS(ラインワークス)で行うチャットでの業務連絡と画像による情報共有で社内のコミュニケーションを改善。
結果的に電話の数が激減し効率化に成功したプロセスをご覧ください。

社内のコミュニケーションを改善したい…!

伊勢日軽アルミ建材株式会社さまは、建材販売やアルミサッシガラスの施工などを行っていらっしゃる、地域に根ざした企業です。
 IT導入補助金のご紹介をきっかけに、社内でのコミュニケーションを改善したいとご相談をいただきました。
 具体的には、口頭での業務連絡から卒業し、情報量の多い写真などを活用したコミュニケーションにしていきたいと考えておられました。

携帯電話での連絡ですれ違いが多発…

伊勢日軽アルミ建材さまでは、社内連絡に電話を多用していました。
しかし、現場での仕事で多忙なスタッフが電話に出られないこともあり、すれ違いが起きていました。 
スタッフは、日中はそれぞれの現場に赴いているため、直接話がしづらいのも悩みの種でした。
とはいえ、職人さんはそれぞれに専門分野が異なるため「その人でなければ分からないこと」も多く、確認のためには電話に出てもらうまで、かけ直す必要があったのです。

電話をかけるも繋がらずに困っている様子/折り返しの電話をしても繋がらなかった様子

社内掲示板での共有も行っていたが…

もちろん、社内掲示板など情報共有のためにできることは行っていました。
しかし、在社していないと見られないため、すぐ確認してほしい内容は電話頼りになっていました。

社内掲示板を見て本日の行動予定を確認している様子

スケジュール調整も社内でしかできなかった

スタッフそれぞれのスケジュール調整も困難を極めました。
全員のスケジュールを確認できる仕組みが揃っていなかったのです。 
したがって、スタッフそれぞれが個人の予定を専用の用紙で管理をしていたため、会社として「この日に誰が動けるか」ということをすぐに把握できませんでした。
そのため、帰り際にスタッフを捕まえては要件を伝える…なんて時も。
 大きな案件の際には工程表(カレンダーの一覧表)を作成していたものの、社内でしか見られないため、迅速なスケジュール調整は不可能でした。

工程表や自分の予定を見てスケジュールを調整している様子

「これや!」LINE WORKSで仕事のムダを無くそう

こうした状況を改善したいと考えておられた社長。
コムデックからLINE WORKSの紹介をさせていただくと、すぐにその可能性を見出されました。

LINE WORKSとは

日本ではほとんどの人が使っているLINEのビジネス版クラウドです。
グループチャット機能に加え、チームでの作業に特化したスケジュールやファイル(写真や動画など)共有も可能です。
 社内でのコミュニケーションがスマホで完結できるため、スタッフ間の連携がグッと取りやすくなります。
 伊勢日軽アルミ建材のLINE WORKSを駆使した「電話に頼らない」コミュニケーション改革が始まりました!

 チャットと写真で、口頭では伝えきれない部分まで伝達可能に

現場の状況を口頭だけで伝えるのは難しいものです。
しかし、LINE WORKSを活用することで、写真1枚で状況を伝えることが容易になりました。
「窓の動きが悪い」などのトラブル報告もチャットと写真で迅速に、しかも電話よりも詳細部分までを共有することができます。

現場の方が撮った写真をLINE WORKSで社内にいる方に共有している様子

スタッフが「今どこで何をしているのか」を即座に共有

スタッフのほとんどはスマホがない時代からお仕事をされています。
そのため、LINE WORKSの導入にまったく抵抗がないわけではありませんでした。 
そこで、伊勢日軽アルミ建材さまの社内では、こまめにLINE WORKSで情報共有をしていくことで、徐々に慣れて行けるような環境づくりに努められました。
こうして、少しずつ社内のIT導入を進めていきます。 
今までは電話で共有していた現場の進捗や問題対応なども、写真や動画を含んだチャットで社内に伝えることができるようになったため、互いに離れていても誤解が生じづらく、仕事を円滑に進めやすくなりました。
しかも既読機能を使えば、誰がメッセージを確認したかもすぐにわかります!
個々人が対応していた問題をチャットで共有することで、お互いのノウハウを活かして仕事に取り組めるようになったのは非常に大きな変化と言えます。

写真を基に社内チャットでコミュニケーションをしている様子

スケジュール機能を使えば、急ぎの依頼も受けやすくなる!

伊勢日軽アルミ建材さまでは、業務スケジュールの調整を大切にしています。
できるだけ業務間のすき間時間ができないように仕事を予定していくことで、成果を最大効率化できるためです。

今では、取引先から急ぎの依頼があった場合でも、すぐにLINE WORKSで対応可能なスタッフが確認できるようになりました。 
突発的な依頼が受けやすくなったことで、売上はもちろん顧客の満足度もアップしていることでしょう!

社外からスケジュールを確認している様子

スタッフ同士の電話が激減!
スムーズな報連相が実現しました

LINE WORKS導入の結果として、1日20件ほどあったスタッフの電話はチャットに代替され、5件以下に減りました
口頭での連絡から、写真などの豊富な情報を活用したスムーズな情報共有へ…見事な転換を実現されました。 
「電話がつながらないと仕事が進まない」あの人が帰ってきてから確認しないと、日程が確定しない」 コミュニケーションが取れない限り、社内での仕事は進みません。
また、相手の回答を待つまでに他のスタッフが待たなければいけないことも…。 
LINE WORKSを導入することで、こうした待機時間が大きく減ったのも、目に見えないメリットです。

LINEWORKSでお客様や業者とのコミュニケーションも

今後は社内だけでなく、お客様や取引業者との連絡にもLINE WORKSを活用していくことを検討されています。
トラブル時に写真や動画を送っていただくことで、社内での協議が行いやすくなり、迅速な対応を可能にしてくれるはずです!

事務と現場の連携に悩む企業さまはぜひご検討を…

スケジュール調整や急ぎの情報伝達に課題を感じている企業さまにとって、LINE WORKSは確かな違いを生み出してくれるITツールです。 
取引先に対して「社内で確認の上折り返します」が口癖になっている場合も要注意です。
 社内での情報伝達をストレスフリーに、効率的に。
今後もコムデックでは「IT活用を通じて皆様の業務改善活動に役立つ情報」をどんどん発信いたします! 

伊勢日軽アルミ株式会社さま、ご協力ありがとうございました!
おすすめ記事  LINE WORKSで社内の情報共有は激変する|農機具販売・整備業ナリッシュさまの事例[前編]

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