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「だれが何を発注した?」kintoneの部品購入申請アプリで解決!|合材製造・販売業伊勢舗装工業さまの事例【その4】

目視での在庫確認から、kintoneで在庫管理をすることによって正確な在庫量を把握し、さらにLINE WORKSで生産スケジュールを共有した伊勢舗装工業さま。
結果として、必要在庫量が一目瞭然になり、機械の計画的な稼働によって大幅なコストカットに成功されました。
しかし、現場に必要な部品購入の業務は、ITが浸透しておらず課題が残っていました。

「部品購入の許可を取りたいのだが工場長が社内にいない…」
「オフィスに品物が届いたけど、申請書類を確認しないと誰が何を頼んだのかわからない」

部品購入にあたって必要な承認や経理スタッフによる処理。
長年続けてきた従来の方法から脱却し、全てをkintoneで完結するまでのストーリーをご覧ください。

倉庫にある様々な部品の一部

すでにIT改革が進んだ社内。次なる施策へ

kintoneやLINE WORKSで業務効率は改善

伊勢市のみならず、三重県全域に顧客を持つ伊勢舗装工業株式会社さま。
各種アスファルト号材の製造販売や産業廃棄物の受入処分、再生路盤材の製造販売を主事業として行われています。
8名のスタッフが在籍されている伊勢舗装工業さまでは、すでにkintoneやLINEWORKSを導入。
ITを駆使した業務効率化において、業界内でも先を行く存在と言えます。
詳しくは過去記事からもご覧いただけますが、具体的には次のようなIT改革を行い、社内業務の改善を成功させてきました。

Kintoneでスマホからも在庫確認

在庫量はスマホで確認!kintoneを活用した生産/受入管理

当初は目視で在庫を確認していましたが、スタッフの経験や感覚に大きく依存するため、受注した際に確認した在庫量で本当に不足がないのかといった判断を誰もが行えるとは限りませんでした。 
そこで、会社のあらゆる業務をスマホやPCで完結できるkintoneを導入。
現在の在庫量がスマホで分かるようになったため、社外からでもリアルタイムの在庫量をチェックできるように。
数値として表示されるため、新入社員であっても、経験豊富なベテランの社員と同じように、在庫量を正確に把握できるようになりました。

LINEWORKSで生産スケジュールをもっと簡単に共有

▼kintone・LINEWORKSを活用した生産計画

LINE WORKSではスケジュール共有や社内のチャットを円滑に行うことができます。
受注情報をすぐにLINE WORKS内のスケジュールに記載することで、月ごと・週ごとに必要な生産量が一目で分かるように。
「今月はこれくらいの量が必要だから、この日程で生産していこう!」という相談をチャットで行うことで、合理的な生産スケジュールづくりを可能にしました。
結果、生産に欠かせない機械の無駄な稼働が減り、大きなコスト削減につながりました。 

現場で必要な部品購入では問題が

このように、kintoneとLINWORKSを活用してきた伊勢舗装工業さま。
しかし、現場に必要な部品購入の業務には問題がありました。

工場長がいないと発注できない…

部品を購入する際には工場長の許可が必要ですが、そもそも工場長が社内にいないときはその承認が得られません
結果的に発注が遅れてしまうため、必要なものが必要なタイミングに届かないというリスクがあったのです。
また、工場長にとってもイレギュラーに購入承認の時間が発生するため、時間を奪われる要素になっていました。 

「誰が何をどこに発注した?!」口頭での発注が曖昧になることも

そのときの部品購入の流れは、
①まず現場において目視で残数を確認し、②必要数を見積もって③口頭で申請
という3段階でした。発注の根拠となるデータや、発注の履歴となるデータは何もない状態のため、現場の状況が把握できない工場長は「誰がどのタイミングで何を必要としているのか」が分からなかったのです。 

口頭でのやり取りで一番問題となるのが、申請状況が曖昧になってしまう点。どの申請に許可を出して、どの申請はまだ許可を出していないのか、すべては依頼者と承認者の記憶の中にしかありません。
そのため、購入許可をしたかどうか分からないというケースが生じ、実際に納品された部品に対して「あれ、これって購入許可したっけ…?」と首を傾げることもありました。 

現場の方が工場長に口頭で発注承認をしている様子

事務スタッフが納品物を都度チェック

発注をするのは現場のスタッフですが、届けられた部品を最初にチェックするのは社内にいる事務員さんです。
しかし、実際に発注した商品の数や内容物が合っているかどうかは、現場の人にしか分かりません。
 万が一、個数などが違った場合は、仕入れ先に再度連絡をする必要があるため、商品が届くたびに事務員さんから現場スタッフに確認をとっていました。
しかし、現場スタッフも発注の記録は自分の頭の中にしかない状態。

加えて、経理スタッフのもとに送られる納品書の登録作業が必要だったり、具体的に現場の誰が頼んだものなのか確認に時間を要したり…。
既存の部品購入の業務には多くの手間とコミュニケーションコストがかかっていたのです。

▼伊勢舗装工業さまの部品購入業務の流れ

「これを見れば分かるやん」
そんな仕組みはkintoneで

対面開発を進めるにつれ、「事務員さんと現場スタッフのコミュニケーション方法」の改善が急務であると分かりました。
部品購入に関してもkintoneで管理することで、より効率化が図れます。 

部品購入もkintoneで管理しよう

kintoneをはじめ、導入するITツールの対面開発では、まず社内の状態を徹底的に整理します。
情報伝達の流れや、もの・人の動きをつぶさに収集することで、「何がどうなったら便利になるのか」を考えます。

実際、伊勢舗装工業さまも部品購入の情報整理を目的に既製の在庫管理のアプリを使用されていました。
既製のアプリである程度の管理がされていたのですが、担当者しかそのアプリを確認する事ができない事と、あくまでどの部品が何個あるのか?までの管理となっており、発注申請等はできなかったのです。

既製の在庫管理アプリにある情報をもとに、kintone上でアプリを作成。
このプロセスも伊勢舗装工業さまのスタッフと顔を突き合わせリアルタイムでの感想を頂戴しながら、開発を進めました。

MTG時にヒアリングした内容をまとめた黒板

完成したアプリ上でテスト入力をして、流れをしっかり確認。
現場から部品購入の承認依頼がアプリ上で行われ、テスト通知が工場長のもとへ。

実際にアプリを構築していく様子はコチラ

「〇〇が10個欲しい」という依頼がスタッフから送られてきた、という想定です。

倉庫で部品購入の承認依頼を登録している様子

「完了はボタンを押すだけ。便利やな。やけど、この発注はダメって時はどうするんや?」

工場長 が承認依頼を確認している様子

「その場合は、差し戻しのボタンを押して理由をコメント欄に添えてスタッフに返信できます!」

様々なケースを想定したテストが行われ、kintoneでの部品購入がついに実現しました。

作成したアプリを活用している様子(iphone×PC)

kintoneアプリ開発後、面倒な購入確認がゼロに!

社内でkintoneを使った部品購入を実施すると、これまで口頭で発注申請を行っていた手間や、直接現場スタッフに確認をとっていた手間といった、無駄なコミュニケーションがゼロになりました! 

ボタンひとつで購入の承認依頼と購入許可が行えるようになり、そのやりとりは自動的に経理スタッフのもとに送られます。

 誰が、何を、いつ、どれだけ発注したかという情報はkintoneに蓄積されていきますので、在庫管理アプリを見ればすべてが分かる環境が構築されたのです。
kintoneを開けば必要な情報がわかるのであれば、もう直接発注者を探して個数が合っているか確認する必要もありません。
「kintone上ですべて完結する」状態になったことで社内の人間それぞれの負担を減らすことができました。

▼kintone化後の部品購入の流れ

月間や年間の購入数が一目瞭然に。経費チェックにも

kintoneを使うことで、部品購入に関連する具体的な数が「見える化」されました。
月間/年間で各部品がどれだけ購入されているかも把握できるため、経費管理や予算管理にも役立ちます。

部品ごとの月間/年間 注文個数を表示

在庫管理を強化し、さらに効率的な体制へ

本来の目的である、部品購入に関わる業務の流れを単純明快にし、大幅な手間の削減に成功した伊勢舗装工業さま。
今後は、実際の使用数を入力できるようにすることで在庫管理の業務全体ができる仕組みづくりを進めていく予定です。

 現在は買掛金管理のために部品購入情報をExcelで管理していますが、それをkintoneと連携させることで発注から在庫管理、そしてその支払いの管理までkintoneで完結させることができるのではないでしょうか。

kintoneアプリの導入で会社はこう変わった!

ビフォー
kintone化前
アフター
kintone化後
部品購入には工場長の許可が必要だが、工場長が不在だと承認がもらえなかった Kintoneのアプリを見れば「誰が・何を・いつ・どれだけ」発注したのか一目瞭然に!
発注のやりとりは口頭で行われるため記憶に頼った作業となっていた アプリを通して工場長への購入リクエスト→承認が完結
発注した部品はオフィスに届くため、現場で誰が何を頼んだか事務スタッフからの確認が必要 事務員と現場スタッフ間の無駄な確認作業減った
経理スタッフには納品書がバラバラに届くため、都度登録作業が必要 月間の部品購入数が分かり、経費の見える化が進んだ

会社が守るべきなのは「意思決定の時間」

作業の効率化、時短、そして、生産性の向上。 
これらの言葉はどの企業でも口にされていますが、それはそもそも何故なのか。 
それは、日々の仕事で発生する無駄な手間を省き、業務をスムーズに終えることで、会社にとって重要な時間を生み出すためではないでしょうか。 

重要な時間とは「会社の今後を決める意思決定」に費やす時間です。
これだけはどんなに優れたITツールでも代替できません。
 伊勢舗装工業さまのIT改革で登場したkintoneやLINE WORKSは、スタッフが今まで作業に費やしていた時間を削減し、ストレスフリーな業務体制を整える手助けをしました。
効率化によって生まれた時間を使って、会社の成長のために必要なことを考える。
これこそがITでできる大きな改革です! 

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