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社内SNS導入に失敗する3つの原因と2つの改善ポイント

いまや大企業に限らず中小企業にも普及しつつある社内SNS。大変便利で業務を劇的に改善してくれる可能性を持ったこのツールですが、導入に失敗する企業が続出しているという側面もあります。

便利なはずなのに。操作も簡単なのに。なぜ失敗してしまうのか?
そこに迫りたいと思います。

社内SNSとは?

facebookやtwitterはSNSとして既に有名ですが、社内SNSとは、その企業版です。扱う情報を企業内に限定することで、より込み入ったやりとりがSNSという便利なプラットフォームを使って行えるというもの。

これまで、ビジネス情報のコミュニケーションと言えばメールが中心でした。しかし、時代とともに情報量が増加し、メールだけでは煩雑で管理が難しくなるケースが増えているため、社内SNSというサービスが生まれました。

社内SNSの利用状況

キーマンズネットが2018年に会員向けに行ったアンケート調査によると、社内SNSやビジネスチャットなど何かしらのコミュニケーションツールを利用している企業は53.3%、現在は利用していないが導入予定の企業は13.9%、現在は利用しておらず今後も導入予定がない企業が33.9%という結果となりました。

社内コミュニケーションツールの利用状況
引用:https://www.keyman.or.jp/kn/articles/1808/02/news119.html

社内SNSやビジネスチャットなどを利用している率を従業員規模別で見ると、100人以下の企業で38.1%、101〜1000人の企業で42.8%、1001人以上の企業で65.7%と、規模が大きくなるほど利用率が上がっていることがわかります。

社内SNSを活用する意味

社内SNSは企業の活動内容に合わせてカスタマイズできることが魅力ですが、その中でも利用目的は以下の3つが中心になる傾向があります。

  • コミュニケーションツール
  • 情報共有
  • プロジェクト管理

コミュニケーションツールとして

ビジネス上のコミュニケーションツールは、質、量ともに今やメールでは不十分という声が多く、ビジネスチャットを活用する企業が増えています。弊社においても、ビジネスチャットによる活発なコミュニケーションが日常的に行われていますが、これと同じことを旧来的なメールや電話といったツールで実現できるかと言われると難しいと言わざるを得ません。

情報共有の手段として

また、企業には様々な部署が存在しますが、他部署の動きが把握しづらいことも多いでしょう。社内SNSがもたらす情報共有の仕組みは、そんな現状を打破してくれます。個人利用のfacebookやtwitterでも、久しく連絡を取っていない友人が結婚したとか子どもが生まれたなどの情報が入ってくることがありますよね。あれと同じようなことが、社内SNSを使うことで企業内で起こるということです。

プロジェクト管理に活用

社内SNSをプロジェクト管理に活用することも一般的になってきました。社内SNSには、グループ作成、スケジューリング、ファイル管理の機能が内包されていることが多く、企業はその機能を駆使して複雑なプロジェクトの進行管理に活用しています。

社内SNS導入成功事例

ここで、社内SNSの導入に成功した企業の声を紹介します。

  • メールからチャットに移行した結果、メールの利用時間が7割減に
  • 社内の伝統的な知見を共有するためOB社員を含めた利用
  • 把握しきれない自社商品の情報を社内SNSで共有、商品知識向上に
  • 埋もれていた情報が集約された結果、社員から新たなアイデアが発信されるようになった
  • 「社長のつぶやき」を共有、理念が浸透しやすくなった
  • ふとした発言をもとに販促活動につながることがある

など。
主に業務の効率化、重要知見の集約、アイデアの創出といった効果が見られます。

そんな社内SNSですが、導入に失敗する企業が多いという側面もあります。非常に便利で使い勝手もよく、操作も簡単な社内SNSが、なぜうまく導入できないのでしょうか?

そこには、いくつかの落とし穴が存在するからです。

社内SNSが失敗する理由

社内SNSのシステムを導入することは簡単です。しかし、社員がそれを積極的に活用する状態が作れないと、導入する意味が半減してしまいます。社内SNSの失敗とは、アクティブに利用する社員が徐々に減っていき、閑古鳥が鳴くような状況に陥ってしまうような状況を言います。
そしてその代表的な原因となるのが、以下の3つです。

  • プライベートネタを乱発してしまう
  • 常連メンバーしか使わなくなる
  • 投稿のモチベーションが低下する

プライベートネタを乱発してしまう

社内SNSとは、SNSのビジネス版です。ビジネスの範囲に限定して利用することに意味があります。しかしながら、一部の社員、もしくは経営層がプライベートなネタを投稿し始めることで、利用者の心が離れてしまうことがあります。

「旅行行ってきました」「子どもが生まれました」といった内容はあくまでプライベートな情報。厳しい言い方にはなりますが、興味がない人にとってはどうでもいいことです。また、会社の人たちにプライベートを共有することに抵抗がある社員がいるのも事実です。

「何でも投稿して良い」とすることで、逆に運用ルールが散漫になり、利用者が離れてしまいます。

常連メンバーしか使わなくなる

一部のメンバーが積極的な投稿をすることで、他のメンバーが引いてしまう現象が起こります。これはリアルな場においての派閥形成とロジックが似ていて、社内での悪影響が懸念されます。

情報共有を目的としているにも関わらず、投稿をためらってしまう社員が出てくるのは問題です。社員の利用度を確認しながら、浸透度を把握しておくことが重要です。

投稿のモチベーションが低下する

SNSへの投稿は強制力がありません。したがって、忙しい日常業務の合間を縫ってわざわざ投稿することを億劫に感じる社員が出てきます。何らかの仕掛けを入れて投稿をモチベートする工夫が必要です。

「SNS疲れ」を防ぐ

社内SNSの導入を成功に導くためには、SNS疲れを起こさせないことが重要です。
SNS疲れとは、楽しむために使い始めたのに、気がついたらSNSに疲れてしまい、前のように楽しめなくなっていく現象のことで、facebookやtwitterなどの有名サービス利用者でも近年多く見られる傾向です。

あくまで「社内SNS」という位置づけなので、わざわざメンバーを疲れさせることはありません。ここを回避することが、1つのポイントと言えるでしょう。

ではこのSNS疲れとはどのようにして起こるのでしょうか?
少し深堀りしながら、解決策を考えてみましょう。

SNSは人間関係を反映している

気が重いけれど拒めない相手とのやり取りや、利用に義務感を覚えることで疲れにつながってしまいます。特に仕事上の人間関係は気遣いが必要なため、SNSの場でもより一層疲れやすくなる傾向にあります。

https://www.e-aidem.com/ch/listen/entry/2018/05/09/110000

社内SNSは仕事上の人間関係“のみ”で構成されるので、上記引用からわかる通り、そもそも社内SNSは疲れやすい特長を持っています。「気遣いは必要ないよ」と言っても無理があるので、可能な限り心理的負担を軽減するような運用ルールを用いると良いです。

例えば、「誤字脱字OK」にするであるとか、「今すぐ共有」を合言葉に、気遣いでためらう暇なく投稿させるようなルールを設けるなどです。

自信がない人への配慮

他の人にどう思われているかを想像したり他人と比較することで、意味なく落ち込んだり疲れてしまうことも多いものです。本来は気にする必要がないことや、見ないで済んだはずの情報を見ることで自ら疲れてしまっていることもあります。

https://www.e-aidem.com/ch/listen/entry/2018/05/09/110000

社内には優秀な社員とそうとは言えない社員がいるのが普通です。また、役職や立場によって上下関係があるのも普通。新入社員やパートスタッフ、あまり活躍できていない社員など、自分の仕事に自信を持てない人にあえて光を当て、もり立てることで、社内SNSという場の活性化に繋がります。

経営層がトップダウンでSNSで指示を送るだけでなく、現場の声や困りごとをボトムアップ的な発想で吸い上げていく心がけが重要と言えます。

社内SNS導入に失敗しないための2つのポイント

まとめると、社内SNS導入に失敗しないためのポイントは以下の2点です。

  • 運用ルールを明確にする
  • ボトムアップ的なアプローチで情報を集約する

今回は社内SNSのお話でしたが他にも様々な企業向けITツールがあり、連携して使うことによって相乗効果が期待できます。

私たちコムデックは中小企業のIT導入をサポートしている会社として、社内SNSに限らず様々なITツールをオススメしています。
これまでアナログ中心で業務を進めていた企業がIT活用に踏み切るには、ちょっとしたポイントを知っておく必要があり、ポイントさえ押さえておけば、驚くほどスムーズにIT導入が達成されるのです。もちろん、社内SNSもきちんと機能します。

逆に、ポイントを知らずに形だけIT導入をしても、社内でツールの存在がどんどん忘れ去られていき、「あれ何だったの?」という声とともに元の状態に戻っていくことに・・・。

次回はそのポイントを整理して解説しますね。
少し考え方をアップデートすれば、IT導入は勝手にうまくいきます。

【次回】中小企業のIT化を「合言葉」で実現する

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