海外連携にも活用できるkintone(キントーン)!スムーズな連携が実現し、情報取りまとめ業務効率も大幅UP!|外国人技能実習生受入サポート業 ダイバーシティ事業協同組合さまの導入事例

海外の取引先や提携先との連絡手段や情報共有のツールとしては、まだまだメールが主力です。
外国人技能実習生受入サポート業を展開するダイバーシティ事業協同組合さまでは、海外からメールなどで共有される情報の取りまとめ等の業務にかかる時間が課題でした。
今回は、kintone(キントーン)導入で海外連携をスムーズにした、その軌跡をご紹介します!

海外からの情報共有は手段もバラバラ。集約業務に時間がかかってしまう…

外国人技能実習生受入サポート業を展開されているダイバーシティ事業協同組合さまは、拠点を三重に持ちながら日本全国各地の配属先企業およそ50社とお取引があります。

東・東南アジアの有資格団体と連携しながら現在も100名以上の実習生を派遣しており、各実習生の国民性を考慮し、外国人技能実習生を受け入れたい企業に最適な国の出身者を選別、マッチングするなど、現地一体型のワンストップサポートがダイバーシティ事業協同組合さまの特徴です。

ダイバーシティ事業協同組合さまでは、日本に来る前の段階の実習生へのサポートにも力を入れられており、日本で働くうえでのマナーや習慣の教育などを海外の派遣元団体と協力して実施しています。

海外にある派遣元団体からは、外国人技能実習生に関する情報がメールやSNSのDMなどさまざまなツールで送られてきます。

各外国人技能実習生の日本語学習状況などはエクセルで共有され、ダイバーシティ事業協同組合さまの社員さんはそれらの情報を取りまとめて配属予定先の企業へと毎週メールをお送りしていました。

派遣元団体から送られてくるメール

状況は密に伝えたい!顧客の体験価値を下げずに自社の「転送」業務を削減するには?

「届いた情報を取りまとめて、お客様に転送する」だけの業務に毎週3時間を使っていたというダイバーシティ事業協同組合さま。

派遣されてくる外国人技能実習生の最新で詳細な情報は、外国人技能実習生を受け入れる配属先企業にとっては大変重要なものです。

そのため、お客様への情報提供の質と頻度は落としたくないという想いがありました。

また、今後、配属先企業や外国人技能実習生が増えていくと想定したとき、この転送業務にかかる時間が増えるのと同時に、事業の根幹である外国人技能実習生の受け入れ申請業務も増加していきます。

申請業務、転送業務の増加に備え、今のうちにこの海外連携の業務を効率化できないか、そう考えられたのです。

過去の成功体験から、情報集約・転送業務の効率化にkintone(キントーン)活用を検討

ダイバーシティ事業協同組合さまでは過去に、外国人技能実習生の受け入れ申請業務をkintone(キントーン)化されています。

申請に不備があれば外国人技能実習生の入国にも支障をきたしてしまうため、ミスの許されない業務を確実かつ効率よく進めていけるよう、その管理にkintone(キントーン)を導入され、以前は紙やエクセルだった外国人技能実習生の受け入れ業務に関わる書類の管理をkintone(キントーン)に移行し、進捗が一目でわかり、抜け漏れなく処理を進められる管理体制を実現されました。

▼ 【人材業】タスク漏れの心配不要!kintone(キントーン)で情報管理は簡単に進捗管理可能に|外国人技能実習生受入サポート業ダイバーシティ事業協同組合様の導入事例

カスタマイズ性が高いkintone(キントーン)なら、海外の派遣元団体からさまざまな形で送られてくる情報を集約し、転送する業務を効率化としたいという課題にも対応できるのではないかと考えられたダイバーシティ事業協同組合さま。

まず目指したことは、さまざまなツールに分散している海外連携kintone(キントーン)へ一元化することでした。

メッセンジャーやLINEでのやりとり

海外連携用kintone(キントーン)アプリが完成!情報取りまとめの作業自体が不要に

派遣元団体との情報共有は、派遣元団体に直接ダイバーシティ事業協同組合さまのkintone(キントーン)へ入力をしてもらう形を目指し、海外の派遣元団体とZoomミーティングなども重ねてお互いの目的や改善点、要望などを組み込んでシミュレーションを繰り返し実施。

kintone(キントーン)であれば入力いただくためのアカウントの閲覧・編集権限を細かく設定できるため、「必要なところだけ」を見せて、入力いただける環境を実現しました。

海外の派遣元団体の方とのZoomミーティングの様子

結果として、メールやSNSのDMなどを利用していた海外の派遣元団体との情報共有はkintone(キントーン)に一元化されました。

エクセルで管理していた外国人技能実習生の日本語学習の状況もkintone(キントーン)で管理できるようにアプリを構築し、社員さんが出先からでもスムーズにチェックできるように。

日本で働くうえで身につけておいてもらいたい「規律遵守」「報・連・相」などへの評価やコメント、学習の進捗やテストの点数もリアルタイムに反映されて常に最新の情報を確認できるため、毎月配属先企業さまを訪問した際に「その場で受け入れ予定外国人技能実習生の最新情報をお伝えできる」仕組みが確立されました。

これまではバラバラのツールで共有されていた情報を、直接派遣元団体の方に入力いただくことでkintone(キントーン)が外国人技能実習生のデータベースとなり、集約作業そのものが不要になりました。

通知をクリックすると詳細画面が表示される

社員さんはkintone(キントーン)の画面で確認した情報を配属先企業さまへ送るだけ。
メールなど各ツールから情報を集めてまとめる、という作業がとてもシンプルになり、情報共有に関する作業時間は週3時間程度の削減を達成できました!

業務の効率化だけではなく、よりよいサービス提供を目指して

外国人技能実習生に関する情報の海外連携をkintone(キントーン)化して、情報取りまとめなどの業務を効率化されたダイバーシティ事業協同組合さま。

各アプリ間のデータを紐づけやすいkintone(キントーン)の機能を活用し、各実習生のデータベースと以前にkintone(キントーン)化した申請業務のデータとも簡単に紐づけすることで、配属先企業さまからの実習生に関する学習状況の問合せや、受け入れ申請に関する質問等にもスピーディにより詳しく回答できるようになりました。

現在は海外の派遣元団体との連携にkintone(キントーン)を活用していますが、ゆくゆくは外国人技能実習生の特徴が確認できるデータベースを、配属先企業さまもWEBで閲覧できるようにしたいのだとか。

これが実現すれば、配属先企業さまが欲するタイミングで最新の情報を確認できます。

kintone(キントーン)を活用することで、海外の派遣元団体、日本国内の配属先企業さま、そしてダイバーシティ事業協同組合さま3者のコミュニケーションがよりスムーズになるでしょう。

kintone(キントーン)を活用してさまざまな業務の効率化を実現し、より満足度が高く、スピード感のあるサービスを提供しようとされているダイバーシティ事業協同組合さまの今後が楽しみです!