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【人材】膨大な書類申請も…。kintoneでタスク漏れ知らずの情報管理|外国人技能実習生受入サポート業ダイバーシティ事業協同組合さまの事例

エクセルや紙を中心とした情報管理。そして、最新情報をメールや朝礼で共有。
今はなんとか記憶と経験で乗り切れても、作業量が増加したり、新しいスタッフが増えたりとひとたび状況が変われば途端に管理しきれなくなり、仕事に必要な情報がパンクしてしまうリスクも…。
今回はkintoneを活用して、書類申請の進捗管理を一目瞭然にし、エクセルでの情報管理から脱却されたクライアント様のサクセスストーリーをお届けします。

記憶だけでは限界…
ITを使った情報管理に切り替えたい

ダイバーシティ事業協同組合さま(以下:ダイバーシティさま)は、三重県伊勢市で外国人技能実習生の受け入れを検討されている企業をサポートされています。 
外国人技能実習生の受け入れにあたっては、多くの書類手続きが欠かせません。
ダイバーシティさまでは、書類申請の進捗管理をエクセルで行なっていましたが、実習生が増えるにしたがって、マンパワーでの対応が難しくなると感じ、ITで解決できないか?とお考えになりました。
 担当者の記憶や経験だけでカバーするのではなく、ITシステムを活用した仕組みづくりで、よりミスが少ない情報管理を目指すことに決めました。

多くの書類手続きを抱えて困っている様子

基本はエクセルでの管理と朝礼での進捗共有

申請書類に不備があると、実習生が入国できなくなる場合もあるため、ミスは許されません。そのため、ダイバーシティさま社内では、毎日の朝礼で各担当スタッフが書類申請の進捗を共有していました。
 進捗管理はエクセルで行なっており、各申請書類の納期はセル内に細かく書かれていたため、一見では分かりづらく、全体の納期感が掴みづらいという問題がありました。
 対策として、全体のスケジュールを把握するために大きなカレンダーを使っていましたが、そもそもカレンダー内に書き込めるスペースが限られる点や、予定修正を行うたびに社内に再共有を行わなければなりません。

進捗を管理している紙/ホワイトボードカレンダー

パッケージ販売の管理システムでは自社に合わない…

申請書類を担当するスタッフであれば進捗を把握できていたものの、急な欠勤時には他のスタッフが改めて「やるべきこと」を確認する必要があり、多くの時間が費やされていました。
これにも多くの時間が費やされてしまいます。 
今後、実習生が増えると既存の管理方法では対応できないと予想されたため、ダイバーシティさまは、すでにパッケージ販売されている情報管理システムの導入も検討されていましたが、それらの管理システムでは全ての情報を入力しないと進捗が反映されないというデメリットが…。 
海外の送り出し機関からの書類はまとめて送られてくるわけではないため、
届いた書類から順に穴埋め式で情報入力していかなければなりません。 
既存の情報管理システムでは全ての情報を入力しないとステータスが更新されないため、使いづらい…とはいえ、エクセルと紙だけでは管理できない…。 
このような悩みを抱えていたダイバーシティさま。
そこで、自分たちの事業に合わせてカスタマイズできる管理クラウド「kintone(キントーン)」の導入を決められました。

実習生の情報をkintoneで管理している様子

kintoneで管理業務をもっと簡単に&確実に

100社あれば100通りのカスタマイズが可能

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供する業務管理クラウド。
kintoneでできることは実に幅広く、たとえば下記のような業務をチーム全員で遂行・共有できるのです。 

  1. チームでのスケジュール共有やチャット機能
  2. 受発注管理
  3. タスクの進捗管理
  4. 勤怠管理
  5. 問い合わせ管理
  6. 面接管理

 多くの会社がこれらの業務をエクセルで別々にまとめているのではないでしょうか?
 kintoneであれば、個々にエクセルファイルを管理する必要はなく、すべてkintone上で完結します。加えて、自分が編集したファイルは全て共有設定ができるため、メールで社内全体にファイル展開する必要もなければ、ファイル名に「最新」と記載する必要もありません。 
何より、kintoneが優れているのはカスタマイズ性の高さです。
ダイバーシティさまが抱えていたスケジュール共有や情報入力などの業務をkintoneで行えるように、開発がスタートしました! 

成功に向けた3つのステップ

コムデックは、ダイバーシティさまと共に次の3ステップを経て、IT改革の実現を目指しました。  
まずは、慣れ親しんできたアナログの情報管理から脱却することからスタートします。
クラウドの操作に慣れてきた段階で、よりダイバーシティさまの業務形態に即した形での対面開発を進めていきました。

Step1:アナログ→デジタル移行で生じた問題点

今までの業務内容をアップデートすることは、最初の障壁となる部分です。
もちろん、ダイバーシティさまの社内でも戸惑いの声が上がり、すんなりとkintoneへの移行が受け入れられたわけではありませんでした。 
当初は、「エクセルの方が良い」という意見が強く、kintoneを導入してからも2ヶ月間ほどは、エクセルが並行して使われていました。 また、kintoneはスマホ・PCそれぞれから利用ができますが、それぞれの画面の違いに慣れるまで時間を要しました。 
この時点では、エクセルからkintoneに作業の場を替えただけに過ぎません。
しかし、月に2回のkintoneの対面開発を行うことで、その可能性について理解を深めていくことができました。 

社内外からkintoneに情報を登録している様子

Step2:kintoneを導入することで仕事の棚卸しができた

次にこだわったのが、実際にkintoneを使うスタッフへのヒアリングと対面開発です。
実際に現場の声を聞きながら、リアルタイムでkintoneの環境構築を行い「別のスタッフにもそのまま引き継げる」ように体制を整えました。 
ただkintoneを導入するだけでなく、スタッフ全員がチーム意識を持つための話し合いも大切です。
ダイバーシティさまでは、今まで各自がそれぞれのやり方で行っていた管理方法を社内全体で共有。「そうやって作業をしていたんだ!」、「この仕事はどんな方法で進めているの?」と新たな発見があり、効率的な業務のためのディスカッションが生まれました。 

対面開発にてkintoneの環境を構築している様子

Step3:実習生が倍増しても対応できる状態に!

ダイバーシティさまの積極的な改革が功を奏し、kintoneでできる業務は徐々に増え、生産性が大きく高まりました。 
今まで個人で進めていた作業を社内全体で見直すことで、チームとしてタスクをこなせるように。
今では、kintoneを見れば、タスクの進捗が一見してわかります。 
また、期日が迫った申請書類に対しては通知が送られるため、あってはならない申請漏れのリスクが激減しました。 クラウドであれば社内のメンバー誰でもが情報にアクセスできるため、業務の引継ぎも容易です。
この仕組みを活用すれば、技能実習生が倍増しても、対応が可能になります。
ベテラン社員でも、新たに業務を任されたスタッフでも「kintoneを見れば分かるよね」という状況になりました。
kintone導入前は、毎朝の朝礼でそれぞれの作業進捗を口頭で共有するのが日課となっていました。
今では、各々がするべきことはkintone上でタスク確認ができます。
結果として、朝礼時間が激減し、大きな時短につながりました。

kintoneを見ながら朝礼を行っている様子

エクセルでの情報管理から脱却しよう。
進捗が常に分かる組織に

kintoneで業務をもっとカンタンに

kintoneの活用方法は会社によってさまざまです。
だからこそ、どれだけ社内で今までの業務内容を見直し、チームで活用しやすい方向にカスタマイズできるかが重要です。
また、使い方のガイダンスや要望を受けてすぐに仕様変更ができる外部サポートの存在も欠かせません。 
今回もkintoneを日常業務で使っていく過程で、「請求業務もkintoneで一貫して行いたい」「書類の申請スケジュールだけではなく、自分たちの会議などのスケジュールもkintoneで共有したい」 などなど、新たなニーズが生まれてきました。これらの機能もkintoneに実装していくことで、さらに業務の生産性がアップするはずです。結果的に顧客とのコミュニケーションの時間営業の時間に充てることが可能となり、会社としてもムダなく・ムリなく利益を最大化することができるでしょう。
いわゆる事務作業をITツールで効率化するメリットはここにあるのです! 
エクセルや紙での進捗管理で、最新の情報共有に限界を感じている企業さま、ITクラウドによって時間と場所の制限を受けずにチームでの仕事を進めたい企業さまにとって、kintoneは強力な味方です!

ダイバーシティ事業協同組合さま、ご協力ありがとうございました!
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