Coopel(クーペル)とkintone(キントーン)を活用!人時生産性の自動算出と見える化

生産性を評価する基準のひとつとして、よく取り上げられるのが「人時生産性(にんじせいさんせい)」です。

できれば月次や週次での生産性を定期的に集計し、従業員ごと、部署ごとといった切り口で分析を行いたいのですが、人時生産性の算出には手間と時間がかかるためなかなか着手できていないという会社さまも多いのではないでしょうか?

今回は、そんな人時生産性の算出をkintone(キントーン)とRPAツールCoopel(クーペル)の活用で自動化した事例をご紹介します!

手作業による人時生産性の算出は手間がかかる…

生産性の評価する基準として、従業員1名が1時間でどれだけの粗利益をあげたか、を表す「人時生産性」
投入した労働量に足してどれくらいの粗利益があったか、言い換えれば、「従業員一人あたり、1時間当たりの粗利益」ですが、この数値を算出するには以下のような計算が必要となります。
(企業全体の粗利益高)÷(従業員全員の労働時間)
粗利益高は販売管理ツール、そして従業員の労働時間は勤怠管理ツールでそれぞれ管理しています。
そのため、人時生産性を算出するためには二つのツールから情報を引き出してくる必要があり、着手できていない状態でした。

kintone(キントーン)で管理しよう!でも手入力はめんどくさい

人時生産性を検討するにあたり、数値をkintone(キントーン)で管理していくことになりました。

kintone(キントーン)であれば、データの集計処理や月ごとのグラフ化をスムーズに行うことができます。

しかし、kintone(キントーン)の特性上、集計等を行うためには「すべてのデータが同一のアプリ内にある」必要があります。

販売管理ツールと勤怠管理ツールそれぞれにある情報を毎月手作業で転記しなければならない面倒さと手間で、結局未着手のままの状態が続いていました。

そんな中、コムデックではkintone(キントーン)と連携できるRPAツール、Coopel(クーペル)を導入しました。

Coopel(クーペル)では、WEBページへのログインやデータの取得、エクセルへのコピー&ペーストによる転記、kintone(キントーン)アプリの操作といった作業を自動で、しかも人による手作業よりも短時間で行うことができます。
Coopel(クーペル)を活用すれば、手間が勝って着手できなかった人時生産性の算出も自動化できるのではないかということで、人時生産性の集計自動化シナリオ作りが始まりました。

販売管理データはkintone(キントーン)に連携済み。データを再利用

kintone(キントーン)とRPAツールのCoopel(クーペル)を活用し、コムデックが目指したのは「管理者はキントーンを見るだけで人時生産性が把握できる」状態でした。

複数ツールを見なくても粗利や労働時間、それらの計算結果を一か所で確認できる状態を実現し、グラフ等よりわかりやすい形で見える化するために、まずは扱うデータの確認を行いました。

勤怠管理ツールKINGOFTIME(キングオブタイム)からは、CSVでデータ出力が可能でした。

販売管理ツールに関しては、すでにkintone(キントーン)と自動連携されており、kintone(キントーン)側からデータを出力できるとわかりました。
すでにkintone(キントーン)に登録されているデータを再利用できるため、販売管理データの出力と読み込みはスムーズに実現可能です。
そこでRPAツールCoopel(クーペル)では、以下のようなシナリオを作成し、異なるツールで管理しているデータを1ヶ所に集めて人時生産性を算出できる状態にたどり着きました。
  1. 勤怠管理ツールKINGOFTIME(キングオブタイム)へログインし、CSVデータを出力、ダウンロードする
  2. ダウンロードしたデータを、kintone(キントーン)の人時生産性の算出用アプリへ読み込ませる
  3. kintone(キントーン)に登録された販売管理データから該当の月のデータを出力
  4. 人時生産性の算出用アプリへ読み込み

人時生産性の算出自動化が実現!労務管理に嬉しい効果も

こうして、kintone(キントーン)とRPAツールCoopel(クーペル)の組み合わせにより、人時生産性算出自動化の仕組みづくりができました。
管理者はkintone(キントーン)を開くだけで、月ごとや部署ごとといった「見たい期間、見たい対象」の人時生産性を数値だけではなくグラフでもパッと閲覧できます。

これまでざっくりと感覚だけで捉えていた人時生産性の数値化、見える化が実現し、さまざまな角度からデータを見ることもできるようになりました。

さらに、勤怠管理ツールKINGOFTIME(キングオブタイム)からのデータ取得が自動化されたことにより、副次的な効果も得られました。

読み込んだデータをkintone(キントーン)の労働管理のアプリにデータを紐づけることで、残業45時間超過の集計や有給取得日数集計などもkintone(キントーン)上で見える化されたのです。

もともとKINGOFTIME(キングオブタイム)でも自動集計・アラート等が出る項目ではありますが、わざわざKINGOFTIME(キングオブタイム)を見に行かなくても、労務管理に関してもkintone(キントーン)だけ確認すればよい状態が実現されました。
kintone(キントーン)なら通知やリマインド機能などもあり、チェック漏れが起こらないというのも嬉しい点です。

人時生産性を正しく捉え、従業員一人ひとりが成長のために必要なこと考えられる環境に!

kintone(キントーン)とRPAツールCoopel(クーペル)を活かした自動化により、人時生産性が見える化したことで、現状をしっかりと認識でき、目標設定もより効率よく現実的におこなえるようになりました。
人時生産性を上げるためには粗利を増やすか、労働時間を減らす必要があります。
粗利を上げるためには、日常業務のどの部分を替えていくべきなのか
労働時間を減らすためには何をすべきなのか何を削るべきなのか

具体的な数字を従業員たちと管理者で共有できるため、目標設定にも説得力や納得感が生まれ、従業員一人ひとりがよりリアルに人時生産性について考えられる環境になりました。これからもさまざまな企業さまのご依頼に応えていけるよう、コムデックでも生産性を上げて取り組んでいきます!