無料で使える!kintone(キントーン)カレンダーPlus(プラス)プラグインの活用方法

kintone(キントーン)で案件を管理し、さらにその案件に対する仕事の予定を見える化したい!
kintone(キントーン)を活用する中で、そのようなご要望をお持ちの会社さまは多いのではないでしょうか?
今回は、無料で使うこともできるkintone(キントーン)プラグイン「カレンダーPlus(プラス)」を活用し、仕事の予定を見える化するためのポイントをご紹介します!

「仕事の予定を見える化!」カレンダーPlusとは?

kintone(キントーン)は標準機能でカレンダー表示を行うことができますが、見え方はこんな感じ。

指定した日付に、指定したフィールドの値が表示されるだけです。

もちろん、該当の予定をクリックすればその予定の詳細を見ることができますが、「担当者や進捗状況応じて色変え」「複数日にまたがる予定を表示」することはできません。

kintone(キントーン)の標準カレンダー表示

kintone(キントーン)プラグインのカレンダーPlus(プラス)では、状況に応じて色を変えることはもちろん、複数日にまたがる予定もしっかり表示することができます。

これにより、「一目で仕事の種類や状況、予定を把握することができる」カレンダーとなるのです。

カレンダーPlus(プラス)表示

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カレンダーPlus(プラス)を活用するための5つのポイント

このカレンダーPlus(プラス)、設定に一工夫加えることで、さらに使いやすく便利に利用することが可能です。

ポイント1.スケジュール管理アプリには必ず「開始日 / 終了日 / 終日チェックボックス / タイトル」の項目設定を

これはスケジュールを登録するアプリを作る際のポイントです。

カレンダーPlus(プラス)の設定を行う際、必ず必要となるのが「開始日 / 終了日 / 終日チェックボックス / タイトル」の4つの項目です。

「タイトルの登録先フィールド」とは、カレンダーの画面から日付をクリックし、そこから予定を登録することができるためその際にタイトルが登録されるフィールドを指します。

こちらは、基本的に「表示用タイトルのフィールド」と同じで問題ありません。

開始日時・終了日時はそれぞれ別の項目を指定します。
これにより、複数日にまたがる予定もカレンダー上に表示することが可能です。終日指定のフィールドとは、時間単位で予定を登録せず、「その日一日の予定」として登録したい場合にチェックをつける項目です。

以下のような項目が一つだけのチェックボックス項目を作成しましょう。

開始終了フィールドを日時にして時間単位で予定を管理する場合には、登録者が終日かどうかを判断してチェックをつけます。

開始終了フィールドを日付にしており、時間単位で予定を管理しない場合には、初期値でチェックが入るようにしておくと入力の手間を省くことができます。

※カレンダー画面から終日の予定を登録した際、「終了日時」が1日後ろにずれるのは仕様となっています。

こちらは日付計算プラグインで回避することが可能です。

詳しくはこちらをご覧ください。
https://radical-bridge.com/kintone-blog/calendarPlus-AllDay-specification.html

ポイント2.基本的に予定は1日限りだから、開始日=終了日にしたい!そんな時は条件分岐処理プラグインで解決

先ほどお伝えした予定の開始日時、終了日時フィールドですが、それぞれ別の項目しか指定することができません

つまり、予定が1日だけであれば終了日に開始日と同じ日付を入力する必要があります。

基本的に予定はその日一日だけという会社さんの場合、わざわざ終了日時を入力するのは手間ですし、入力ミスにもつながってしまいます。

そんな時は、日付を自動計算してくれるプラグインを活用しましょう!

日付計算の機能だけをもったプラグインもありますが、そのプラグインでは「特定のフィールドと同じ日付をコピーして入力」することはできません。
そのため、同じ日付をコピーしたい場合には条件分岐処理プラグインを活用します。

必要な設定は二つ!

まず、条件として「終了予定日が空欄の時」を指定します。

そして、開始予定日を終了予定日にコピーするよう指定します。

この時、レコード保存時に自動コピーするようチェックをつけます。

同じように、今度は 「終了予定日が空欄ではない時」を条件に指定し、中身のコピー設定は全く同じにします。

これにより、どんな時でも「開始日=終了日」とすることができ、開始日を変更したとしても連動して終了日も変更されます。

▼入力効率大幅アップ!kintone(キントーン)条件分岐処理プラグインの使い方徹底解説!

ポイント3.カレンダー表示用タイトルは「文字列 自動計算」で自動的に生成

カレンダー画面で表示する情報には、「タイトル表示用フィールド」としてひとつのフィールドを指定します。

しかし、それだと当然カレンダー画面ではひとつの情報しか見ることができず、担当者名等を確認したい場合には詳細画面に入らなければなりません。

せめて担当者名だけでもカレンダーの画面で案件名と一緒に表示したい!そんなときには、「文字列」フィールド自動計算機能を活用しましょう!

文字列フィールドを配置し、「自動計算する」にチェックを入れます。

そうすると、計算式を入力する部分が表示されますので、タイトルとして表示したいフィールドそれぞれのフィールドコードを&でつないでいきます。

しかしここで一つ問題が…!

担当者名を「ユーザー選択」機能で登録している場合、そのフィールドコードを直接指定してもユーザー名を自動計算することができません

そんなときには、またもやプラグインを活用!

今度は「ユーザー/組織/グループ属性取得プラグイン」を使い、ユーザー選択の内容を別の文字列フィールドに取得してくることができます。

この設定を行ったうえで、取得してきた文字列のフィールドをタイトルに反映させます!

自動計算にはIF文を含むことができるため、例えば「チェックボックス」で選択した項目をタイトルに反映したい!というような場合には、以下のようにIF(CONTAINS(フィールドコード,”項目名”),”項目名”,” “)という計算式を入れて、「指定したフィールドが項目名を含むなら=(チェックボックスにチェックが入っているなら)項目名を表示し、入っていなければ(=チェックボックスにチェックが入っていなければ)空白にする」ようにします。

チェックボックスの項目数分のIF文が必要となるため、場合によっては設定が複雑になりますが、その分カレンダー画面で一目で予定の情報が分かるようになります。

ポイント4.予定メニューは別アプリ化して詳細設定

予定の種類等ドロップダウン項目に応じて色を任意に変更できるカレンダーPlus(プラス)ですが、その「予定の種類」に応じて色はもちろん、予定後の報告義務のある/なしが異なったり、特定の予定の時には2週間前に担当者に通知を行ったりといった細かい設定を行いたい!というとき、予定を登録するたびにひとつひとつ入力・選択していくのは手間もかかりますし、入力していく条件を登録する人の記憶に頼るのであれば、どこかで入力を間違える可能性があります。

ラベルで注意書きを追加しておく?いえいえ、その「予定の種類ごとの条件」を別アプリに登録し、予定を登録する際にはそのデータを呼び出せばいいんです!

「予定の種類に応じて細かい条件を設定したい」という場合には、まずスケジュールの登録を行うアプリとは別に「予定ごとに設定したい条件」を登録しておくアプリを作成します。

条件分の項目を作成し、予定の種類ごとにマスタとして登録していきます。

その上で、スケジュール登録を行うアプリ側で「予定ごとに設定したい条件」を登録したアプリから該当の設定を呼び出します。

そうすると、先ほど登録した条件がスケジュールを登録するアプリにも呼び出されてきます。

この設定は、kintone(キントーン)の標準機能であるルックアップを活用しています。

ポイント5.Proプランならリソース機能でより便利に!「予定の見え方」をカスタマイズ

案件ごとの予定を確認したい、次の案件の担当者を決めたいので担当者ごとの予定の詰まり具合を見たい…!

そんな時に是非ご利用いただきたいカレンダーPlus(プラス)の有償版である「カレンダーPlusPro(プラスプロ)」のリソース機能です。
(無料プランでもご利用いただけますが、何かしらのボタンを押すたびにアップグレードの案内が表示されます)

こちらが通常のカレンダー

カレンダー右上の#のついた#月を押すと、設定したリソース別の表示に切り替わります。

複数リソースを設定している場合(案件ごと、や担当者ごと)にも、この画面左上のドロップダウン項目で切替可能です。


では、このリソース別表示の設定方法を見ていきましょう!
通常はオフになっていますので、「リソース別スケジュールオプション機能を有効にする」にチェックを入れます。

そうすると設定項目が表示されますので、リソースとして利用するフィールドを指定します。

この時、ルックアップ項目を指定する場合にはルックアップ元のアプリで「重複を禁止」設定になっている必要があります。

ルックアップ項目の重複禁止については、ルックアップ機能をフル活用するための記事でご紹介していますので、是非ご覧ください!

▼kintone(キントーン)ルックアップ機能をフル活用!文字結合プラグイン・アプリ間レコード更新プラグインの使い方

ルックアップの項目をリソースに指定することによって、「ルックアップ元のアプリのステータス等に応じて表示するリソースを絞り込む」ことができるようになります。


この、ステータス項目を変更したいとき、わざわざルックアップ元のアプリ(例:案件管理等)まで行かなくても、スケジュール登録を行うアプリ側で編集しさらにそれをルックアップ元のアプリまで反映させることができます!
そのためには、まずルックアップ元のアプリからステータスを連動させてくる項目を作成します。

その上で、条件分岐処理プラグインの「自動ルックアップ機能」を使ってステータス項目を参照します。
通常のルックアップ機能であれば、参照してきた項目は編集できませんが、条件分岐処理プラグインの自動ルックアップ機能で参照した項目は参照側で編集することが可能です!
こちらの機能については、条件分岐処理プラグインの活用方法をご紹介した記事にて詳しくお伝えしています!

▼入力効率大幅アップ!kintone(キントーン)条件分岐処理プラグインの使い方徹底解説!

ルックアップ元から参照してきたプロジェクトコード(案件番号)が空欄ではない時に、プロジェクトコードが同じルックアップ元アプリのレコードから進捗状況を参照します。


これにより、まずルックアップ元のアプリから進捗状況が参照されます。


この設定を行ったうえで、「アプリ間レコード更新プラグイン」でスケジュールを登録するアプリ側でステータスが更新されたら、ルックアップ元のアプリのステータスも更新するように設定を行います。

そうすると、全体進捗を変更した際にはルックアップ元のアプリのステータスも更新されます!


この設定を活用すると、複数のアプリでステータスを管理していても、ステータスが統一されるため混乱を防ぐことができます。リソース設定を複数行う場合には、そのリソース毎に最適なタイトル設定をポイント3で解説した方法で作っておくと、さらに「一目でわかるカレンダー」を作り上げることができます!


ただし、リソース毎に異なるタイトル表示設定を行っていると、リソース表示ではないカレンダーを表示した際のタイトルは「最後にリソース表示させたときのタイトル設定」を引きずってしまうため、カレンダーPlus(プラス)の基本設定は無効になりますのでお気を付けください。

これを避けたい場合には、リソース別表示の中に通常のカレンダーと同じタイトル表示を行う設定を入れて置き、そのカレンダーを閲覧してから通常のカレンダーに戻る…といったひと手間が必要になります。

元のタイトル表示

リソース別で表示しているタイトル

リソース別カレンダーを表示してから通常のカレンダーに戻したときのタイトル表示

カレンダーPlus(プラス)を活用して、仕事の見える化へ

今回はカレンダーPlus(プラス)の基本設定から、より便利に活用するポイントをお伝えしました!

自分たちが必要とする情報を、見たい形で表示できるのがkintone(キントーン)のいいところ。

是非御社も「案件管理」にプラスしてカレンダーPlus(プラス)を活用することで、予定や仕事の見える化を図ってみてはいかがでしょうか?

カレンダーPlus(プラス)を活用するためのポイントは、以下の通りです。

ポイント1.スケジュール管理アプリには必ず「開始日 / 終了日 / 終日チェックボックス / タイトル」の項目設定を!
ポイント2.基本的に予定は1日限りだから、開始日=終了日にしたい!そんな時は条件分岐処理プラグインで解決
ポイント3.カレンダー表示用タイトルは「文字列 自動計算」で自動的に生成
ポイント4.予定メニューは別アプリ化して詳細設定
ポイント5.Proプランならリソース機能でより便利に!「予定の見え方」をカスタマイズ