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年間200時間の削減|赤福さまkintone朔日餅予約管理アプリ活用インタビュー

伊勢神宮にお参りに来る人の定番のお土産といえば「赤福餅」ですが、毎月朔日に発売される数量限定の「朔日餅」(ついたちもち)も大人気!!

各月の朔日餅は、2月 立春大吉餅、3月 よもぎ餅、4月 さくら餅、5月 かしわ餅、6月 麦手餅、7月 竹流し、8月 八朔粟餅、9月 萩の餅、10月 栗餅、11月 ゑびす餅、12月 雪餅と季節感を大切にしてきた日本の食文化が感じられる構成になっています。

その人気商品をお客様にお届けし、更に自社の商品提供価値の向上を目指して奮闘する従業員をご支援すべく、サイボウズ「kintone」をフル活用した「朔日餅予約管理システム」の導入について担当者の様のインタビューをお送りいたします。

kintoneアプリ導入により、手作業での集計時間の削減

樋口
本日はお忙しい中、お時間頂戴してありがとうございます。
予約管理システムとしてkintoneアプリを導入したきっかけ、成果、最後にこれからの展望についてお伺いさせてください。

森脇
難しいこと言いますね~、導入の効果1つ目は、朔日餅予約の際に、今までに何度も来ていただいているお客様が、名前と電話番号を、毎月書いてくださることを、書いていただかなくても良くなったことですね。

樋口
まずは、お客様にとって良かったことですね。

森脇
従業員にとって良かった事は、「kintone」でリアルタイムで集計結果が出てくるので集計・検索業務が無くなり、コストの削減につながったことです。
導入前は予約が多いお店で1日に1,000件以上を手計算で集計していました。

名古屋営業所 森脇様(左) 総務課 菱川様(右)

樋口
先日久々に拝見したのですが、電卓で「伝票算」見たいな事やっていませんでした?

森脇
伝票算です(笑) 算盤持って行こうか?みたいな勢いのです。

菱川
計算だけで6時間ぐらいかかっていましたね、ほぼ丸1日ってことです。

森脇
名古屋だと年間で7万件ぐらい、大阪で5万5千件ぐらいありますよ。
この資料みてください。

樋口
年間200時間弱の無駄な時間の削減!!
詳細は誌面には出せませんが、集計作業だけで年間○〇〇万円のコスト削減ですね。

予約風景、QRコード付きの引換票が発行されます
受け渡し前にQRコードを読み取って予約個数を確認します

紙の予約票を探す時間の削減

森脇
もう一つ良かったことが、予約伝票をお客様が忘れて来た際に、検索していた手間が無くなったって事です。

樋口
手作業で伝票めくって探すあれですね(笑)

森脇
見られてましたね(笑)予約伝票は2枚複写になっていて、1枚お客様に渡します。
通番になっていて、お客様が伝票忘れてくると予約番号が解らなくなりますから、名前で検索する必要があって、「あいうえお順」に伝票を手作業で並び替えていたんです。

樋口
え!探しやすくするために、わざわざ「あいうえお順」並べ替えていたのですか!

森脇
それが「kintone」になってペーパーレス化され、電話番号の下4桁で一瞬で探せるわけですよ、夢みたいな話でしょう?(笑) 予約が非常に多い百貨店の場合は、あいうえお順の台帳を別途作っていたのですが、それも不要になり、お店の運営やお客様応対に時間を使えたことがすごく効果的で嬉しかったです。

樋口
どうしても日常の中で、月1回、朔日だけ凄く忙しいっていうのは、肉体だけでなく精神的にも負荷になるので、軽減されたのは良いですね。

「予約票を忘れた! 」という方も、その場で検索して予約個数を確認し請け渡しできます

なかなか削減できなかった朔日餅予約のキャンセルにも効果あり

森脇
それから赤福という会社にとって、何が良くなったかって言ったら、予約キャンセルがあるというのが、やっぱり商品価値としてあまりよろしくないじゃないですか。
「kintone」で管理をしていく事で、「同じお客様がまたキャンセルしました」って事が分かるようになりました。
QRコードやiPad使うと、予約管理がしっかり出来ているって事がお客様に伝わって、キャンセルがしにくいし、お客様と私たちとのお約束をちゃんと守れるシステムと言うか、そういう風になるとキャンセルも少なくなると思います。

樋口
実際にキャンセルは減りましたか?

森脇
まだ詳細なデータは取れていませんが、ちょっと減った感じはありますね。

ご予約分の数量を用意していますので、商品価値としてキャンセルの少ない、少なくなることが見込めるようになるというのは弊社にとって非常に有益な取り組みだと思います。 キャンセルがあるから予約管理で忙しいし、キャンセルがあるから販売も忙しいと、悪循環がありましたが、「kintone」の導入は、お客様にも会社にも、そして現場にとってもメリットがあるかと思います。

以前からキャンセルについて、どういった要素があるのか分析して、キャンセル削減に色々取り組んできましたが、一定のキャンセル率がなかなか切れませんでした。キャンセルを削減する部分も含めて改善を考えた時に菱川さんと相談して教えていただいたのが「kintone」だったんです。

樋口
私の名古屋在住の友人が、四日市の有名な半導体工場に勤務していて、「朔日餅」は帰宅の際にキャンセル販売で買えるって言っていたのですが、奴はきつく叱って、次売ってくれへんよって言っておきます(笑)

森脇
遅い時間に行ったらキャンセル販売で買えるっていう、お客様の認識が赤福にとってどういう価値になるか? やっぱり朔日餅は欲しい方に予約して買ってもらいたいし、キャンセル販売で朔日餅を販売したくない気持ちがあります。
名古屋・大阪って伊勢から離れていますから、赤福とか朔日餅をどういった形で価値提供していくかって考えるのが、私たちの役目なんですよね。
だからキャンセル販売はできる限り無くしたいのです。

樋口
集計や検索が楽になったとか、人手の削減効果あったといったお話は想像していたのですが、キャンセル削減から、提供価値の向上といった考えまでは想像していませんでしたから正直驚きです、素晴らしいお話でした。

菱川
キャンセルを減らすのに、「kintone」が使えるのではと以前から検討していて、更に予約集計業務が現場に負担なっているのも解決できるし、「kintone」なら比較的安価で簡単に、早期導入できるっていうところも魅力でした。

樋口
「kintone」使った開発も直接見ていただきましたが、面白かったと思うんですよね、すぐに出来上がりが見えてくるじゃないですか、森脇様からは、何度も修正依頼のお電話をいただきましたね。

業務に合わない部分はその場で現場にマッチするアプリへと修正

森脇
めっちゃしました。すみませんってくらい電話して修正をお願いしてました(笑)
名古屋で導入説明会にコムデックさんに来てもらった時にも、メンバーがリクエスト出すと、コムデックの佐田さんがその場で直してくれる!!
うちのメンバーは「●ラえもん」みたいに願いを直ぐに叶えてくれるから「サタエもん」って呼んで、佐田さんがキラキラして見えてる感じだったのです。

樋口
佐田がキラキラ見えるって相当キテますね(笑)

菱川
「kitnone」使うと修正のレスポンスが本当に早くて良かったですね、他のシステムならここ直して欲しいって言うと一ヶ月はかかりますからね。

森脇
システムが稼働してからも、お客様が見やすい様にフォント変えてもらえませんか?とか細かい調整をしてもらいましたが、「kintone」の中のトークルームみたいなトコに色々コメントすると、リアルタイムに具体的な返事が来るので、非常に助かっています。

予約管理の状況が一目でグラフで分かり、来月の対策が打ちやすくなった

森脇
あとね、私が一番今気に入っているのがこれなんですけどね
1時間ごとの処理能力グラフ」。

樋口
一時間で何件予約や受け渡し対応を行ったのか一目でわかりますね。

森脇
何件予約を受けられるかは、人によって違うものです。
これもデータを見ていたら人によって差があるって事が判明して、一番処理能力高いのは○○さんで、1分以内に一人対応している事が解りました。

樋口
凄いですね、データでは1時間で何件受けられているか一目でわかりますね。

森脇
赤いグラフが「栗餅」、青いグラフは「萩餅」なんですが、栗餅の方が人気があって予約数が多いじゃないですか、するとこの月は余力があると、〇月は、日曜日だったので、時間帯別の引き渡し数がなだらかなグラフになっていますけど、平日の場合は、ビジネスマンが増えてグラフの形が変わるわけです。
今まで感覚的だったのがグラフで目に見えてわかると来月の対策が打ちやすくなる訳です。

樋口
素晴らしい!!

森脇
データ管理がちゃんと「kintone」で出来ているからですね。
データを活かさない手はないです。

樋口
このデータ管理は感動的ですね。
データから問題対策が取れるのは、 正に「IT活用」ができていて、遂にITもここまで来たか見たいな感じです。

菱川
データを取れば取るほど、データが解りやすく活用できますね。
紙ではできないですよね。

森脇
このグラフを使って、百貨店の担当者様に説明して納得していただけるようになりました。 タブレット2台増でお願いしますみたいな要望が出てきますが、ちょっと待って下さいねと…グラフをお見せして来月は、1台で足りますよといった感じで、説明がしやすくなりました。

菱川
情緒的な対応になりがちですが、数字を提示した方が早くご理解いただけますね。

樋口
今日は行列になったから、来月の予約数の増減に関係なく、来月は増員してくださいって感じですね。

森脇
例えば、「竹流し」の時なら保冷材や短冊を入れるので、そこのオペレーションで窓口が詰まったり、「八朔粟餅」みたいに赤福と同じような商品なら、メンバーも慣れているので、滅茶苦茶処理速度が早いのですが、今度は予約対応が追いつかなくなるみたいな事があります。
QRコードを読み取ることで処理能力もデータ化できるようになって、今月は予約側に人を配置しようか、お渡し側に人を配置しようかといった、人員配置をデータからマネジメントができる様にならないか更に考えています。

今後の目標はkintone活用による脱Excel

樋口
最後に菱川さん、業務改革を推進する部署である総務からみて今後の「kintone」の活用ってどう考えて見えますか?

菱川
「朔日餅予約管理」の様にアナログな作業をデジタル化して置き換えていくと、現場がエクセルで膨大な資料を作る作業が無くなって効率的になりますから、業務内容にもよりますが徐々に脱エクセルみたいな風にしたいなって考えています。

樋口
「脱エクセル!!」、良いキーワードが出たことろで、今回のインタビューは終了とさせていただきます。
森脇様、菱川様本日はお忙しい中長時間お付き合いいただき、ありがとうございました!!

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