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kintoneが現場に浸透するとどうなるのか?|介護事業者アイリス南郊さまの事例【その3】

アイリス南郊株式会社さまの事例紹介、今回が三回目になります。

脱紙・脱Excelへの取り組み

初回の記事でもご紹介しましたが、アイリス南郊さまの主な取り組みは脱紙・脱Excelです。今まで紙やExcelで管理していた書類をクラウド化することで、業務を効率化しようという狙いがあります。

この取り組みの中で重要なツールが、「LINE WORKS」と「kintone」なのですが、今回はその重要ツールの1つ、「kintone」の活用事例をご紹介します。

業務の見える化を助けてくれる「kintone」

kintoneは、業務管理アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。社員間のつながりを活性化する社内SNSとしての機能も備えているため、スピーディーに情報共有ができます。

kintoneで出来ること

自社に合わせたアプリを作り、カスタマイズできるので、いろいろなシーンで活用できます。例えば、

  • 顧客・案件管理
  • 申請業務
  • 問い合わせ管理
  • 日報・報告書
  • ファイル管理
  • 社内ポータル

などなど。
これらが全てクラウドに保存され、アプリを通して活用できるわけです。
自社の業務の根幹を司る重要ツールとしても機能しますし、紙の書類をクラウドに置き換えるといった小さなところから試すこともできます。

アイリス南郊さまの場合は「脱紙・脱Excel」がテーマなので、比較的小さなところからコツコツとアプリ化していかれました。

情報の構造を見抜くこと

kintoneは情報を構造化して見える化するところに意義があります。そのため、kintoneを活用する前に、「社内に散らばったバラバラの情報を構造化する」というプロセスが必要になります。ここはアナログな作業です。

私たちコムデックは、この情報の構造化から支援しています。というのも、この作業は「kintoneの理解度」と「現場の理解度」の両方が求められるからです。つまり、kintoneに詳しいコムデックと現場に詳しい企業様が、一緒になって取り組む必要があると思っているのです。

こちらは、アイリス南郊さまとの初回ミーティングで使用したホワイトボードです。

枠で囲ったり線で繋いだり色分けしたり、いろんなことをやっています。このホワイトボードに情報を書き加えたり取り除いたりしながら、みんなであーだこーだと言い合うことで、次第に「情報の構造」が見えてきます。

情報の構造化ができたら、あとはkintoneにアプリとして落とし込むだけなので簡単です。その場でアプリ化できてしまいます。構造化のプロセスが高い精度で行われると、現場への浸透も早くスムーズです。

介護×kintone

アイリス南郊さまは当初、これまで紙で管理していた

  • 利用者基本情報
  • 週間サービス計画(毎週利用者に提供するサービスの計画)

を、6つある施設が一元的に管理できるようにすることを目的としていて、そこに「kintoneがマッチする」と思い、運用を開始しました。

運用開始後、

  • 利用者基本情報
  • 体重測定表
  • 受診報告書
  • ヒヤリハット・事故報告書
  • 業務報告書
  • オムツ使用表
  • 個人別介護記録書

などなど、私たちが訪問するたびにどんどんと紙の書式が出てきて、次から次へとkintoneへ移し替えることになります。

タブレットを有効活用

アイリス南郊さまではPCでの入力の他、各事業所にタブレットを配布しています。タブレットには、持ち歩けて、自由な場所に設置できて、どこでも入力閲覧ができるといった効果がありますよね。
アイリス南郊様のシステムログイン直後の画面はこのような形です。多数のアプリがありますが部署別に区切って管理しているので現場の方は自分に必要な情報だけ閲覧することが可能です♪

kintoneを導入する前

入居者様が病院にかかられる際、バイタルや病歴など診察に伴って必要な書類が複数あり資料を探すのが大変だとお伺いしておりました。
他にも、薬剤情報などの紙がバインダーに次々と溜まる一方というのも悩みの種とのことでした。

kintone導入後

kintoneで情報を一元管理することで、診察時はタブレットひとつで見たい情報を確認することが可能になり、資料を探す手間がなくなりました。
薬剤情報なども、タブレットで撮影してクラウド上にUP可能です♪写真を活用することで入力の手間を省略しています。

こちらは薬剤情報が記載された紙です。
効能効果の説明の文章は長いので手入力でシステムに登録は大変ですし、薬の画像もついているので、できればその情報も保持しておきたいところです。

薬剤情報サンプル

そういう場合は画像で管理するのがアイリス南郊さま流!写真撮影したり、スキャンしたPDFを、下記のような形で保存してます♪

薬剤情報をkintoneにuploadした直後の画面

「グラフ化」でデータをより視覚的に

このように入居者様に関する情報、データはどんどん蓄積されていくと診察の時にタブレットで確認できるというメリットはもちろん、データをグラフ化し、欲しい内容を視覚的にとらえることも可能です。

このように見えると、数字が並んでいるものを見るより改善や意思決定の速度が向上しますね!

まとめ グラフで視覚化する効果

データの見える化(欲しいデータをグラフ化し、意思決定の判断スピードを向上させる)

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