kintoneが介護現場に浸透したら脱紙・脱エクセルできた|介護事業者アイリス南郊さまの事例【その3】

介護事業者アイリス南郊株式会社様のクラウド導入サービス事例紹介は今回が3回目になります。
kintone(キントーン)が現場に浸透したら脱紙・脱エクセルできた導入事例をご紹介します。

脱紙・脱Excelへの取り組み

初回の記事でもご紹介しましたが、アイリス南郊株式会社さまの主な取り組みは脱紙・脱エクセルです。
今まで紙やエクセルで管理していた書類をクラウド化することで、業務を効率化しようという狙いがあります。

この取り組みの中で重要なツールが、「LINE WORKS(ラインワークス)」「kintone(キントーン)」の二つのクラウドツールです。
前回はLINEWORKS(ラインワークス)の導入事例をご紹介しましたが、今回はkintone(キントーン)の導入事例を、具体的な使い方も交えてご紹介いたします。

▼ kintone(キントーン)導入事例を見る 

業務の見える化を助けてくれる「kintone」

kintoneロゴ

kintone(キントーン)は、業務管理アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使うことができます。
社員間のつながりを活性化する社内SNSとしての機能も備え、グループウェアといての使い方もあるため、スピーディーに情報共有ができます。

kintoneで出来ること

自社に合わせたアプリを作り、実際の業務やその会社それぞれの使い方に合わせてカスタマイズできるので、いろいろなシーンで活用できます。
例えば・・・
  • 顧客・案件管理
  • 申請業務
  • 問い合わせ管理
  • 日報・報告書
  • ファイル管理
  • 社内ポータル
などなど。
これらが全てクラウドに保存され、アプリを通して活用できます。

自社の業務の根幹を司る重要ツールとしても機能しますし、紙の書類をクラウドに置き換えるといった小さな使い方から試すこともできます。
アイリス南郊株式会社さまの場合は「介護業務に関わる脱紙・脱エクセル」がテーマなので、比較的小さなところからコツコツとアプリ化していかれました。

 kintone(キントーン)化のポイントは情報の構造を見抜くこと

kintone(キントーン)は情報を構造化して見える化するところに意義があります。
そのため、kintone(キントーン)を活用する前に、「社内に散らばったバラバラの情報を構造化する」というプロセスが必要になります。
情報量が少ない場合には作りながら整理をしていく形も可能ですが、介護事業者であるアイリス南郊株式会社さまの場合には情報量も多く、その種類も多岐にわたるためまずはアナログで情報を整理する作業を行いました。

私たちコムデックは、この情報の構造化から支援しています。
というのも、この作業は「kintone(キントーン)の理解度」「現場の理解度」の両方が求められるため、kintone(キントーン)に詳しいコムデックと現場に詳しい企業様が、一緒になって取り組む必要があると思っているのです。

こちらは、アイリス南郊株式会社さまとの初回ミーティングで使用したホワイトボードです。


枠で囲ったり線で繋いだり色分けしたり、視覚的に情報を分類していきます。
このホワイトボードに情報を書き加えたり取り除いたりしながら、次第に「情報の構造」が見えてきます。

情報の構造化ができたら、あとはkintone(キントーン)にアプリとして落とし込むだけなので簡単です。
「このアプリにはこの情報を格納する」と定めたルールに従い、その場でアプリ化していきます。
構造化のプロセスが高い精度で行われると、現場への浸透も早くスムーズに行えると考えています。

介護×kintone(キントーン) 

アイリス南郊株式会社さまは当初、これまで紙で管理していた以下のような情報を、6つの介護施設が一元的に管理できるようにすることを目的としていました。
  • 利用者基本情報
  • 週間サービス計画(毎週利用者に提供するサービスの計画)
実際に上の2つをkintone(キントーン)化し、運用を開始したあと、以下のような情報もkintone(キントーン)のアプリで管理できるのではないか?という意見がでてきました。
  • 利用者基本情報
  • 体重測定表
  • 受診報告書
  • ヒヤリハット・事故報告書
  • 業務報告書
  • オムツ使用表
  • 個人別介護記録書
コムデックが訪問するたびにどんどんとこれまで紙で作成し、ファイリングしていた紙の書式が出てきて、次から次へとkintone(キントーン)へ移し替えていったのです。

使い方を理解できるかどうか…という不安の声もありましたが、kintone(キントーン)化のメリットを体感していただいたり、使いやすいよう項目を工夫する等して、徐々に現場に浸透させていきました。

 kintone(キントーン)運用にはタブレットを有効活用

アイリス南郊株式会社さまではPCでの入力の他、各事業所にタブレットを配布しています。
タブレットには、持ち歩けて自由な場所に設置できて、どこでも入力閲覧ができるといった効果があるため、より現場の方に使っていただきやすく、早く慣れていただくことが可能です。

アイリス南郊株式会社さまのシステムログイン直後の画面はこのような形です。
多数のアプリがありますが、部署別に区切って管理をおこなったり、トップページからすぐ必要な情報にアクセスできるように工夫をしているので、使い方を覚えるのはそう難しくありません。
タブレットを渡されたら、現場の方は自分に必要な情報だけ閲覧することが可能となっています。

kintoneのタブレット画面

 kintone(キントーン)を導入する前

入居者様が病院にかかられる際、バイタルや病歴など診察に伴って必要な書類が複数あり資料を探すのが大変だとお伺いしておりました。

他にも、薬剤情報などの紙がバインダーに次々と溜まる一方という、介護事業ならではの悩みも。
しかし、蓄積されていく紙の書類も入居者様に適切な介護を提供するために重要な情報の一つのため、大切に保管する必要があります。

 kintone(キントーン)導入後

kintone(キントーン)で情報を一元管理することで、診察時はタブレットひとつで見たい情報を確認することが可能になり、資料を探す手間がなくなりました
薬剤情報なども、タブレットで撮影してクラウド上にUPすることで、写真を活用し入力の手間を省略しています。

こちらは薬剤情報が記載された紙です。
効能効果の説明の文章は長いので手入力でシステムに登録は大変ですし、薬の画像もついているので、できればその情報も保持しておきたいところです。

薬剤情報サンプル
 
こういった「全て文字情報で見られる必要はないけれど、保管し、参照できるようにしたい情報」は画像で管理するのがアイリス南郊株式会社さま流の使い方です。
写真撮影したり、スキャンしたPDFを、下記のような形で保存してます。

薬剤情報をkintone(キントーン)にアップロードした直後の画面

 「グラフ化」でデータをより視覚的にするkintone(キントーン)

このように入居者様に関する情報、データはどんどん蓄積されていき、診察の時にタブレットで確認できるというメリットが生まれました。

しかし、kintone(キントーン)の使い方はそれだけではありません。
蓄積されたデータグラフ化し、欲しい内容を視覚的にとらえることも可能となります。

入居者様の介護度分布を示したグラフ

このようにグラフで見えると、例えば今の入居者様は要介護度4の方が割合として多いから、その方々を支援できる人材を育成していこう、こういった設備を導入しよう、といったように、
ただ数字が並んでいるよりも視覚的に早く判断を行うことができます。

蓄積されたデータを見える化することで、意思決定の判断スピードを向上させるというメリットが生まれるのです。
 
次回はクラウドツールを現場に導入する秘訣を公開!
今回はアイリス南郊株式会社さまがkintone(キントーン)導入による脱紙・脱エクセルを実現した事例をご紹介しました。
次回は、実際の現場でクラウド化の指揮を執っていらっしゃったアイリス南郊株式会社さまの辻専務について、クラウドツールを現場に定着させる秘訣と共にご紹介します!