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IT化を阻む高額の見積 そこに届いた1通のDM|介護事業者アイリス南郊さまの事例【その1】

IT化を阻む高額の見積 そこに届いた1通のDM|介護事業者アイリス南郊さまの事例【その1】

私たちコムデックが関わらせていただいているお客様のIT・クラウド活用事例を共有します。今回は三重県で介護事業を営んでおられる「アイリス南郊株式会社さま」紹介です。

全4回に渡るシリーズ記事になっております。

コムデックとの関わり

担当者勉強会の様子

業務効率化、アナログ管理からの脱却に意欲的なアイリス南郊さまも、過去にもIT企業にシステム構築の相談をされたことがあるとのこと。しかし、そこで出された見積が想定を超える高額であったこと、そしてそのシステムが本当に自社に合うかがわからないことなどがネックとなり、断念されたそうです。

そんな頃、コムデックから「いま中小企業に必要なIT活用セミナー」の告知DMが届きます。「これは!」と思った担当者様は、すぐさまセミナーにお申し込みくださいました。

セミナーを受講いただいた後は、個別相談会など様々な形でコミュニケーションを続けました。そして2018年12月、本格的に我々コムデックが業務改善の取り組みの支援を行わせていただくことになります。

クラウドサービス導入の経緯

紙で管理していることの弊害は、資料探しや転記作業に時間がかかることです。アイリス南郊さまの場合、スタッフさんお一人お一人が日中は介護サービスに追われ、夜間は書類作成をまとめて一気にやらなければいけない状態でした。

こんなときこそ、クラウドサービスの出番です。

日報や利用者基本情報などの各種書類を、「クラウド化」していきます。
その他にも、

  • 業務報告書
  • 体重測定表
  • 受診報告書
  • ヒヤリハット・事故報告書
  • オムツ使用表
  • 個人別介護記録書

などなど、私たちが訪問するたびにどんどんと紙の書式が出てきて、次から次へとクラウド化していったのです。このように、1つの成功体験が芋づる式に新しい問題を表出させるような状態を、「とても良い傾向」だと私たちは考えています。

具体的には?

脱紙・脱Excelに取り組みました。
実際の業務を担当される現場の方々にお話をお伺いしながら、その場でシステムを構築します。

kintone活用のためのミーティングの様子

紙で管理していた「利用者基本情報」を「利用者基本情報アプリ」へ。
紙で管理していた「体重測定表」を「体重管理アプリ」へ。
紙で管理していた「受診報告書」を「受診報告書アプリ」へ。

どんどんとアプリ化していきます。「その場で」です。
信じられないかもしれませんが、1つの書式をアプリ化するのに要する時間は、短いものだとたったの5分です。入力項目が多く複雑なものでも、1時間あればだいたいのものは構築できてしまいます。

それがクラウドサービス「kintone」の凄さであり、私たちがおすすめする所以でもあります。
あっとゆー間にできる。だから現場に浸透する。

実際、導入当初、現場の方々はそもそもIT活用に苦手意識を強く持っておられるご様子でした。「私PC使えるかわからんわ」「うまくできへんと思う」という声も。

しかし、その場でアプリを作成し、手元にある既存の紙資料をkintoneに入力する作業を2~3回繰り返すことで、少しずつ慣れていかれたようです。入力したデータをタブレットで見た瞬間、「これは便利かも….」という声に変わっていたのが印象的でした。

具体的にはこうなります

住所や電話番号といった基本的な情報の他、介護事業ならではの項目が並んでいる紙が…

紙の利用者情報

下記のように、基本的な情報はもちろん、担当CMや居宅介護事業所名など、必要な情報は余すことなくシステム化。

kintoneアプリ化した利用者情報

もちろん今回ご紹介させていただいた紙だけでなく複数の紙/Excelを対象に同じようにシステム化していっております。このように紙やExcelをシステム化していくことで、

入力の効率化(2重3重登録の解消)
情報の集約(ここさえ見れば誰でも情報わかる)
意識の変化(スマートフォンを活用して隙間時間に明日の予定の登録をしておく…など)
データの見える化(欲しいデータをグラフ化し、意思決定の判断スピードを向上させる)

といったメリットを享受できます。

まとめ 紙をシステム化した効果

入力の効率化(2重3重登録の解消)
情報の集約(ここさえ見れば誰でも情報わかる)

アイリス南郊さまについて

アイリス南郊さまは三重県多気郡明和町に介護施設を構え、介護関連サービス事業を行われています。

アイリス南郊さま コーポレートサイト
https://www.home-kagayaki.com/index.html

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