クラウド化で日報や介護記録が2時間短縮!|介護事業者アイリス南郊株式会社さまの事例【その1】

今回は三重県で介護事業を営んでいるアイリス南郊株式会社さまがクラウド化サービスを導入した事例のご紹介です。
ケース別に全5回に渡るシリーズ記事となっており、そこで【第1回】は日報や介護記録の業務を時短化ができる導入事例をご紹介します。

コムデックを知ったきっかけは、IT活用セミナーのDMだった

業務効率化、クラウド化、アナログ管理からの脱却に意欲的な介護事業者アイリス南郊株式会社さまは、過去にもIT企業にシステム構築の相談をされたことがあるとのこと。
しかし、そこで出された見積が想定を超える高額であったこと、そしてそのシステムが本当に自社に合うかがわからないことなどがネックとなり、断念されたそうです

そんな時、悩める介護事業者アイリス南郊株式会社さまの元にコムデックから「いま中小企業に必要なIT活用セミナー」の告知DMが届きました。
「これは!」と思った担当者様は、すぐさまセミナーにお申し込みくださいました。

セミナーを受講いただいた後は、個別相談会など様々な形でコミュニケーションを続けました。
そして2018年12月、本格的に我々コムデックが業務改善の取り組みの支援を行わせていただくことになります。

クラウドサービス導入の経緯

紙で情報を管理していることの弊害は、資料探しや転記作業に時間がかかることです。
介護事業者アイリス南郊株式会社さまの場合、スタッフさんお一人お一人が日中は介護サービスに追われ、夜間は書類作成をまとめて一気にやらなければいけない状態でした。

こんなときこそ、クラウドサービスの出番です。

まずは日報や利用者基本情報といった、日々の業務の基本となる各種書類を、kintone(キントーン)を使うことで「アプリ化=クラウド化」していきます。
その他にも、コムデックが訪問させていただく度に、これまで紙で管理をしていた以下のような書類が次々と出てきました。

  • 業務報告書
  • 体重測定表
  • 受診報告書
  • ヒヤリハット・事故報告書
  • オムツ使用表
  • 個人別介護記録書

「この書類が上手くいったなら、あの書類も……」というように、1つの成功体験が芋づる式に新しい課題を表出させるような状態を、「とても良い傾向」だとコムデックは考えています。

介護事業の現場で必要な書類がアプリ化したら便利なものは?

実際の業務を担当される現場の方々にお話をお伺いしながら、「介護の現場でアプリ化したら便利な情報は何だろう?」と協議を重ね、脱紙・脱Excelに取り組みました。
「こんな情報が欲しい」「これは絶対に必要」「これもあると便利」そんな声をお伺いしながら、その場でシステムを構築していきます。

kintone活用のためのミーティングの様子

紙で管理していた「利用者基本情報」を「利用者基本情報アプリ」へ。
紙で管理していた「体重測定表」を「体重管理アプリ」へ。
紙で管理していた「受診報告書」を「受診報告書アプリ」へ。

適切な介護を提供するために必要な情報をどんどんとアプリ化していきます。「その場で」です。

信じられないかもしれませんが、1つの書式をアプリ化するのに要する時間は、短いものだとたったの5分です。
入力項目が多く複雑なものでも、1時間あればだいたいのものは構築できてしまいます。

それがクラウドサービスkintone(キントーン)の凄さであり、私たちがおすすめする所以でもあります。

介護記録や基本情報がアプリ化するのも最短5分で可能に!

実際の書類のビフォー・アフターをお見せします。

まずは、従来の紙資料。
住所や電話番号といった基本的な情報の他、介護事業ならではの項目が並んでいますね。

紙の利用者情報
続いて、kintone(キントーン)でアプリ化した基本情報がこちら。
基本的な情報はもちろん、担当CMや居宅介護事業所名など、必要な情報は余すことなくアプリ化しました。
kintoneアプリ化した利用者情報

項目は自由に配置することができるので、例えば「この項目は選択式のチェックボックスがいい」「自由入力はできる限り少なくしていきたい」「この項目とこの項目は一気に入力したいから隣に配置してほしい」といったご要望をすぐに実現することができます
「すぐに変えられるから、まずは作って使って、試してみる」そんな、「使いながら修正していく」という方法がとれるのもkintone(キントーン)ならではです。

導入当初は、「私PC使えるかわからんわ」「うまくできへんと思う」という声が上がるほど、IT活用に苦手意識を強く持っておられるご様子だった現場の従業員の皆様。

しかし、その場でアプリを作成し、入力しやすさを考慮しながらアプリの修正を繰り返すことで、「現場の人にとって使いやすいアプリ」を構築。
手元にある既存の紙資料をkintone(キントーン)に入力する作業を2~3回繰り返すことで、徐々に操作も習得されていきました。

入力したデータをタブレットで見た瞬間、「これは便利かも….」という声に変わっていたのが印象的でした。

紙管理からクラウド化した結果やメリット

このように紙やExcelをシステム化していくことで、以下のようなメリットがありました。

入力の効率化

紙やExcelで資料を管理していた時には、日中の仕事が終わった後毎日3時間かけて入力・作成していた介護記録が、アプリ化することで1時間に!
実際に介護サービスを提供しながらタブレットで入力していくことができるため、紙に書いて書き写すといった二度手間を防ぐことができます。
よく似た内容の記録は複写して効率的に作成することができるようになりました。
また、kintone(キントーン)は入力する情報をある程度制限することができます。(例:数字だけ、選択肢だけ、チェックだけ等)
これまで介護業務に携わったことがない人でも、「何をどこに入力すればいいか、一目でわかる」状態をつくることで、介護記録の書き方を指導する手間も省くことができます。

情報の集約

kintone(キントーン)は、複数のアプリに入っている情報を紐づけ、集約して表示することができます。
kintone(キントーン)に全ての情報が集約されることで、例えばその利用者さんに関する情報は、介護記録も、通院記録も、ご家族とのやり取りも、全て利用者様の基本情報に紐づいています。
利用者さんのページを見れば、その方に関する情報は全て揃っている状態のため、紙で管理していた時のようにいくつものファイルを開いて確認をする必要はありません。

意識の変化

「いつでも、すぐに情報が更新できる」環境が作られたことで、仕事の時間の使い方に対する意識も変わりました。
これまでであれば「後でまとめてやろう」だった業務が、kintone(キントーン)化したことにより「今のうちにちょっとでも進めておこう」に変化し、時間当たりの生産性が向上しています。

データの見える化

kintone(キントーン)でアプリ化をする最大のメリットは、「データの自動集計」にあります。
これまでの紙のデータでは、情報を集計して活用することはなかなかできませんでした。
kintone(キントーン)では、入力されたひとつひとつの情報を大切な「データ」として、自分たちが知りたい形に集計、グラフ化することができます。
具体的には、施設ご利用者の年齢層を見える化したり、今後の業務に活かしていく必要のあるヒヤリハットの発生場所や時間の集計を行っています。

 

今回は、介護事業者の日報や介護記録の業務をkintone(キントーン)アプリで時短化ができる導入事例をご紹介しました。
第二回となる次回は、LINE WORKS(ラインワークス)を利用して社内のコミュニケーションを改善した導入事例をご紹介します。

介護事業者 株式会社アイリス南郊さまについて

介護事業者 アイリス南郊株式会社さまは、三重県多気郡明和町に介護施設を構え、介護関連サービス事業を行われています。
介護事業者 アイリス南郊株式会社さま コーポレートサイト
https://www.home-kagayaki.com/index.html