kintoneでいつでもどこでもスムーズに見積承認|電気工事アイフク・テックさまの事例

電気設備工事を手掛ける株式会社アイフク・テックさまでは、kintoneを導入したことで次のように業務をDX(デジタルトランスフォーメーション)されました。

  1. 工事情報・業務日報を社外からでも確認や入力ができるようにアプリ化したことで、リアルタイムに進捗状況を把握できるようになりました。
  2. 過去の工事情報もkintoneに蓄積されるため、キングファイルの要らない情報管理に移行しました。
  3. 進捗と併せてスケジュールもkintone上で管理することで、各従業員の稼働状況を一目で把握できるようになりました。
  4. 販売管理システムとkintoneを連携させ、効率的に予実管理を行えるようになりました。

社内で月1の勉強会を開催する等の尽力もあり、kintoneにより仕事の軸となる業務がDXされました。
どのようにしてさらなる効率化を目指したのか?その一部始終をご覧ください。

「社内にいないと承認できない!」紙と印鑑中心の業務

これまでの「紙を前提とした業務の組み立て」が見直されたことで、さらにペーパーレス化を進めるべく次に着手されたのは「見積承認の効率化」でした。

株式会社アイフク・テックさまでは、元々Excelで見積を作成し、その後印刷をして押印の上承認者に渡していました。
承認を行う役職者も常に社内にいるわけではないため、出張で社外にいる際や急ぎの案件の場合には、Excelで作成した見積をPDF化し、メールで送った後電話で確認を行っていたのです。
修正の必要があれば、”Excelを直す→PDF化→メール送信→電話で確認”というやりとりを繰り返す必要があります。

予実管理の効率化の過程で仕組化した「販売管理システム×kintone」を活用

「場所にとらわれず、どこにいても仕事ができる環境を作りたい。」
そんな思いから始まった株式会社アイフク・テックさまのkintone活用。
前回の記事(【kintone活用事例】予実管理もスムーズに!|電気工事アイフク・テックさまの事例 後編)でご紹介致しましたが、株式会社アイフク・テックさまでは予実管理を効率化するために「販売管理システム」で見積を作成し、見積金額をkintoneに自動で連携させる仕組みを活用されていました。

販売管理そのものでも見積を作成し、申請・承認を行うことは可能です。
しかし、PC利用前提の販売管理の性質上「スマホで確認・承認」といったことはできません。
たとえ見積書が紙からシステムに置き換わっても、社内のPCからでしか承認ができなければこれまでの業務フローと変わらない結果となってしまいます。
そこで、kintoneを中心として業務を組み立てなおし、見積を販売管理で作成→kintone上で申請・承認を行えるような連携システムの運用をスタート!

ワンクリックで見積申請・承認を実現

販売管理システムで見積を作成し、それをkintoneに自動で連携させる仕組みはすでに活用を開始していました。
今回は申請承認機能を追加していきます。
株式会社アイフク・テックさまの場合、承認者は「リーダー」「部長」「社長」の三人。
案件の内容によって、承認不要なのか、リーダーから順番に承認をまわしていくのか、直接社長に申請でいいのか等の承認フローが異なります。
kintoneには申請のワークフロー設定機能があるため、申請者と承認者だけの簡単な承認フローも、承認者が複数人になる複雑な承認フローも、自在に組むことが可能です。

販売管理システムで見積の内容を保存したら、画面の下部にある「承認申請」ボタンから申請を行うと、承認担当の上長に承認が必要な見積申請がある旨が通知され、ブラウザやkintoneのスマホアプリから内容を確認、ワンクリックで承認をすることができます。

修正が必要な場合でも、「差し戻す」を選ぶだけ。
修正内容をコメントに残すこともできるため、外出先であっても申請承認業務を行えるようになりました。

「利用しながら調整」もkintoneの魅力のひとつ

株式会社アイフク・テックさまでは、まずは比較的単純な見積の申請からスタートし、「とにかく使ってもらうこと」を念頭に運用を進めていきました。
申請する側、承認する側、双方がなるべく手間なく処理できるような仕組みにこだわり、さらに自主的な勉強会を開催することで「新しい仕組みへの移行コスト」をなるべく抑えるように工夫しました。

利用していくうちに、「通知が多すぎて、本当に必要な通知を見逃してしまう」といった課題も出てきましたが、その都度細かく修正を行い、株式会社アイフク・テックさまの業務に寄り添った仕組みとなるよう調整を重ねていくことで、誰もが使えるシステムへと成長させていくことができたのです。

さらなる情報管理のステージへ

見積承認をkintone化することで、 どこにいてもすぐに承認や差戻、修正の指示が行えるようになった株式会社アイフク・テックさま。
今では、見積だけではなく 請求書も同様の仕組みで社内承認を行っています。
原価・見積・請求といった収益に関する情報全てがデータ化され、kintoneに蓄積されるようになった今、次は経営に関する情報が一元で管理できる環境の実現を目指していくとのことでした!