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【kintone活用事例】予実管理もスムーズに!|電気工事アイフク・テックさまの事例 後編

kintoneを導入することで、 工事情報が共有されて工事の進捗状況をすぐに把握できるようになり、さらには未来のスケジュールまでのクラウド化に成功した株式会社アイフク・テックさま。
kintoneで効率的な業務管理ができるようになった今、 株式会社アイフク・テックさまにはもう一つの目標がありました。
それは、クラウド化した工事に関する情報を紐づけ、材料費や経費の管理(予実管理)もkintoneで行い、経営判断に活かすこと。
「見積と実際の売上の比較にいつも時間がかかる!」という会社さまは必見です!

適正価格はいくら?
原価管理をしっかり行いたい!

株式会社アイフク・テックさまは、エクセルでの工程管理から脱却し、社内スタッフの誰もがスマホから必要な情報にアクセスできるようになりました。
次なるkintone活用として、見積もり段階での経費と実際の経費を比較し、サービスの適切な価格を求めやすくするために、 次に着手したのが原価管理です。

予実管理、見積もり、資材代…すべてバラバラに集計されていた

原価管理と一口に言っても、把握するべき数字はたくさんあります。
工事の予実管理や資材の金額はもちろんのこと、移動にかかるコスト等も管理が必要です。
しかし、 現状はというとkintoneに登録されているのは工事の情報のみ、その他の管理が必要な経費に関してはまだそれぞれのツールでバラバラに集計されていました。 

管理経費と集計方法の一例

  1. 予実管理は日報アプリから時間集計をして、時間単価をかけて算出
  2. 見積はエクセルで作成された金額を集計
  3. 材料などの経費は仕入れ先からのFAXをもとに集計

また、見積もりに関しては担当の従業員それぞれが個人で作成&保管していたため、いざ見積もり段階での経費と実質経費を比較しようとしても、情報収集に時間がかかっていました。

1.日報アプリで対応時間を自動計算
2.エクセルで作成された見積書 / 3.仕入先からのFAX

kintoneですべての情報を一元管理

販売管理システムで見積もりを作成→kintoneへ

そこで、まずは 「予実管理」の「予」の部分である見積もりの情報を社内共有ができる仕組みづくりからスタートしました。

kintone上で細かい見積を作成することは難しかったため、販売に関する一連の業務を担うことができる販売管理システム見積書を作成できるように、作成した見積をkintoneに連携させることで自動集計を行いました。

販売管理システムを使うことで会社スタンダードの見積書が作成できるほか、過去の見積書を参照したり、場合によってはそのまま複製したりすることで、見積書作成そのものの作成時間を短縮することができます。

同じような規模、期間の工事等の見積をすぐに検索できることで、より自分が参考にしたい情報をつかめるようになりました。

作成した見積りの情報はkintone上でも自動集計されるため、今では、kintone上で今までに作った見積りを見返すことができます。

販売管理システムで見積書を作成している様子

各工事の予実を簡単に振り返ることができるように

販売管理システムでの見積書作成はエクセルとは操作がだいぶ異なるため、最初は慣れるまでに戸惑うこともありましたが、月一度の勉強会を行うことで、会社のスタッフ全員が使いこなせるように!
地道な努力もあり、本格的な運用に向けて順調な滑り出しとなりました。

今後はkintoneに連携した情報をもとに、綿密な予実管理が可能となるでしょう!
今後もハンコで行っていた見積りの承認をkintoneベースで行うなどさらなる改善を続けていく予定です。

情報を正しく蓄積し、整理することで会社はもっと成長する…

適切なサービス価格を追求することからスタートした、今回のkintone活用事例。
「情報が見られるようになった」「情報を登録できるようになった」ことは、kintone活用の一つの成果ではありますがゴールでありません。kintoneではその先、真の意味での「情報活用」を強力にバックアップすることができます。
株式会社アイフク・テックさまは情報のクラウド化で立ち止まらず、活用までしっかりとゴールを定めて動いていかれたのが成功の秘訣ではないでしょうか。
御社にも、活用されていない大量のデータが眠っていませんか?
すべての情報を一見できる仕組みづくりをしておくことで、経営に関わる重要な判断を下しやすくなります!

ビフォー
(kintone導入前)
アフター
(kintone導入後)
社内でないと工程管理など必要な情報を確認できなかった。工事の詳細情報をkintoneにまとめることで、いつでもどこでもスマホで必要な情報がチェックできるように!
過去の工事情報は紙媒体で倉庫に保管。顧客からの問い合わせに対してすぐに対応できなかったkintone上で日報を作成できる仕組みに変更!現場からすぐに最新の情報を残せる。
日報はエクセルで管理。帰社後に入力しなければならなかった。現在、会社が受注している工事のスケジュールを一覧できるため、パートナー業者への依頼時に起こっていたバッティングがなくなった
それぞれの原価が別々(エクセルや紙)に保管されていたため予実管理がスムーズに行えなかった…。 スタッフが個々で管理していた見積書をkintoneで共有。見積り作成の手間が大幅に短縮!
原価(材料費や 予実管理 など)をkintoneでまとめることで、見積りに対しての実際の結果(予実)チェックすることが簡単になった
【ここがPOINT!】
過去から最新まで工事情報はkinotneにまとめることで、会社としてスムーズな対応が可能になりました。また、スケジュールや見積りをkintoneで一元管理することで、会社経営の振り返りがカンタンにできるようになりました!

アイフクテックさま、ご協力ありがとうございました!
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